ZARZĄDZENIE NR 364/15 w sprawie organizacji i funkcjonowania Gminnej Grupy Zakupowej

ZARZĄDZENIE NR 364/15

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 14 października 2015 r.

w sprawie organizacji i funkcjonowania Gminnej Grupy Zakupowej

Na podstawie art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515) oraz art. 15 ust. 2 oraz art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. Tworzy się grupę zakupową pod nazwą „Gminna Grupa Zakupowa”, zwaną dalej GGZ, w celu efektywnego udzielania zamówień publicznych poprzez uzyskanie lepszych warunków handlowych z dostawcami i wykonawcami w wyniku zastosowanej standaryzacji grup asortymentowych i agregacji popytu.

§ 2. W skład GGZ wchodzą jednostki  organizacyjne gminy-miasto Grudziądz, wymienione w Załączniku Nr 1 do niniejszego Zarządzenia. Na potrzeby niniejszego Zarządzenia wprowadza się podział na jednostki organizacyjne typu A, posiadające wyspecjalizowane służby w udzielaniu zamówień publicznych, w tym Urząd Miejski w Grudziądzu  oraz jednostki organizacyjne typu B.

§ 3. W ramach GGZ realizowane są zamówienia wspólne w przypadku:

1. grupy asortymentów wykazanych w Załączniku Nr 2;
2. poza grupą asortymentów wykazanych w Załączniku Nr 2, jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 10.000 zł brutto i zamówienie jest realizowane przez jednostkę typu B.

§ 4. W ramach GGZ nie są realizowane zamówienia dotyczące zadań współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

§ 5. Użyte w Zarządzeniu określenia oznaczają:

1. Grudziądzki Park Przemysłowy Sp. z o.o. – podmiot upoważniony do wykonywania określonych czynności przy przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych dla jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz na podstawie odrębnej umowy i pełnomocnictwa, zwany GPP;
2. platforma zakupowa – aplikacja udostępniona przez Grudziądzki Park Przemysłowy Sp. z o.o. do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych dostępna na stronie www.aukcjegpp.grudziadz.pl;
3. kierownicy komórek organizacyjnych – należy przez to rozumieć w Urzędzie Naczelników Wydziałów, Kierowników Biur, samodzielne stanowiska, Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Koordynatora Biura Prawnego oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego i Komendanta Straży Miejskiej w Grudziądzu;
4. kierownicy jednostek organizacyjnych  – należy przez to rozumieć kierowników jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz;
5. Urząd – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Grudziądzu. 

§ 6. Informacje o planowanych zamówieniach określonych w § 3 kierownicy jednostek organizacyjnych oraz komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są  przekazywać do Miejskiego Koordynatora GGZ co najmniej 30 dni przed planowanym wszczęciem postępowania. Miejski Koordynator GGZ zawiadamia niezwłocznie pozostałe jednostki organizacyjne o możliwości przystąpienia do postępowania.

§ 7. 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych oraz kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu  sporządzają wnioski o przeprowadzenie postępowania w formie elektronicznej z wykorzystaniem platformy zakupowej.

2. Wnioski zakupowe zawierają w szczególności opis przedmiotu zamówienia, terminy wykonania zamówienia, wartość szacunkową, tryb postępowania, kwoty wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

3. Wnioski zakupowe:  

1) kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu przesyłają do Miejskiego Koordynatora GGZ, a następnie do Skarbnika;

2) kierownicy jednostek organizacyjnych przesyłają do Miejskiego Koordynatora GGZ.

§ 8. W przypadku zamówień, o których mowa w  § 3 pkt 1 (grupa asortymentowa) przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia zajmuje się GPP. 

§ 9. W przypadku zamówień, o których mowa w  § 3 pkt 2 (poza grupą asortymentową):

1) na podstawie analizy złożonych wniosków zakupowych Miejski Koordynator GGZ wskazuje podmiot odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem pkt 2;

2) w postępowaniach o łącznej wartości szacunkowej zamówienia przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000 euro (netto) Miejski Koordynator GGZ kieruje się następującą zasadą:

1. w przypadku zamówień wspólnych na rzecz Urzędu Miejskiego w Grudziądzu i innych jednostek organizacyjnych przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia zajmuje się Biuro Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu;
2. w przypadku zamówień udzielanych wspólnie na rzecz jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz bez udziału Urzędu Miejskiego w Grudziądzu przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia zajmuje się Grudziądzki Park Przemysłowy Sp. z o.o. (GPP).

3) w postępowaniach prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, przewiduje się przeprowadzenie aukcji elektronicznej w wykorzystaniem platformy zakupowej tylko w przypadku, gdy zastosowanie aukcji jako zasadne zatwierdzi Miejski Koordynator GGZ;

§ 10. 1. W przypadku powierzenia przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia GPP kierownik jednostki organizacyjnej przesyłający wniosek zakupowy otrzymuje potwierdzenie przyjęcia wniosku do realizacji przez GPP. 

2. Po zakończeniu przeprowadzonego postępowania GPP przesyła kierownikowi jednostki organizacyjnej informację o wyniku przeprowadzonego postępowania i przedstawia propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty.

3.  Kierownik jednostki organizacyjnej dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty lub podejmuje decyzję o unieważnieniu postępowania.

4.  Kierownik jednostki organizacyjnej zawiera umowę z wybranym wykonawcą.

§ 11. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w § 3 niniejszego Zarządzenia, poza GGZ może nastąpić w szczególnie uzasadnionych przypadkach za zgodą Prezydenta Grudziądza, po zaopiniowaniu przez Miejskiego Koordynatora GGZ.

§ 12. Algorytm działań wynikających z Zarządzenia został przedstawiony w Załączniku Nr 3 do Zarządzenia.

§ 13. Na Miejskiego Koordynatora GGZ powołuję Pana Sebastiana Opalę – inspektora w Biurze Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu. 

§ 14. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta oraz kierownikom jednostek organizacyjnych gminy-miasta Grudziądz.

§ 15. Kontrolę przeprowadzanych przez GPP postępowań o udzielenie zamówień publicznych powierzam Miejskiemu Koordynatorowi GGZ. 

§ 16. Traci moc Zarządzenie Nr 216/15 Prezydenta Grudziądza z dnia 24 czerwca 2015 r. w sprawie postępowań o udzielenie Zamówień Publicznych w ramach Gminnej Grupy Zakupowej.

§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 listopada 2015 r.