ZARZĄDZENIE NR 490/17 zmieniające zarządzenie w sprawie procedury zlecania przez gminę – miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym i innym podmiotom

ZARZĄDZENIE NR 490/17
PREZYDENTA GRUDZIĄDZA
z dnia 30 listopada 2017 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie procedury zlecania przez gminę – miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym i innym podmiotom

Na podstawie art. 11 ust. 1 i 2 oraz art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 1817 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. W Zarządzeniu Nr 471/16 Prezydenta Grudziądza z dnia 24 listopada 2016 r. w sprawie procedury zlecania przez gminę – miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym i innym podmiotom, wprowadza się następujące zmiany:

1. w § 4 ust. 3 otrzymuje brzmienie:

„3. Do oferty należy załączyć:

1. kserokopię umowy lub statutu spółki – w przypadku, gdy oferent jest spółką prawa handlowego, o której mowa w art. 3 ust. 3 pkt 4 ustawy;
2. pełnomocnictwo (upoważnienie) do działania w imieniu oferenta – w przypadku, gdy ofertę podpisują osoby inne, niż uprawnione statutowo do reprezentacji i zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu oferenta;
3. inne dokumenty wymienione w ogłoszeniu o konkursie.”;

2. w § 9:
   a)ust. 3 otrzymuje brzmienie:

„3. W przypadku, gdy oferent nie jest zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym, zobowiązany jest załączyć do oferty potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię aktualnego wyciągu z innego rejestru lub ewidencji.”,

b) uchyla się ust. 4;

3. po § 12 dodaje się § 12a w brzmieniu:

„12a. 1. Wszystkie dokumenty księgowe związane z realizacją zadania publicznego, zleceniobiorca jest zobowiązany opatrzyć w sposób trwały na oryginale:

1. pieczęcią zleceniobiorcy;
2. opisem, jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innych opłaconych należności;
3. klauzulą „Opłacono ze środków gminy – miasto Grudziądz na podstawie umowy nr …… z dnia …… w wysokości …… zł”;
4. w przypadku, gdy dokument został opłacony z różnych źródeł – wskazanie wszystkich źródeł finansowania i opłaconych kwot;
5. stwierdzeniem, iż dokument został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym;
6. podpisami osób odpowiedzialnych za sprawy rozliczeń finansowych w imieniu zleceniobiorcy.

2. Dokumentami potwierdzającymi rozliczenie wkładu osobowego w realizację zadania są:

1. w przypadku wolontariuszy – porozumienie zawarte pomiędzy zleceniobiorcą a wolontariuszem oraz karta czasu pracy lub oświadczenie wolontariusza zawierające w szczególności imię i nazwisko wolontariusza, termin i przedmiot wykonywanych świadczeń, nazwę podmiotu, na rzecz którego były wykonywane świadczenia i nazwę zadania publicznego oraz wartość wykonanych świadczeń;
2. w przypadku pracy społecznej członków – oświadczenie zawierające w szczególności imię i nazwisko członka, termin i przedmiot wykonywanej pracy, nazwę podmiotu, na rzecz którego była wykonywana praca i nazwę zadania publicznego oraz wartość wykonanej pracy.”;

4. w § 13 ust. 2 i 3 otrzymują brzmienie:

„2. Zleceniobiorca składa w komórce merytorycznej pisemny wniosek zawierający uzasadnienie proponowanych zmian, do którego dołącza aktualizację opisu działań, harmonogramu i kalkulacji kosztów realizacji zadania, sporządzoną zgodnie z wzorem określonym w Załączniku Nr 2 do Zarządzenia.

3. Prezydent może odmówić zawarcia aneksu do umowy w przypadku, gdy zaktualizowany opis działań, harmonogram lub kalkulacja kosztów realizacji zadania znacząco odbiega od zawartej umowy.”;

5. w § 14:
   a ) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Zleceniodawca ma prawo dokonywać merytorycznej i/lub finansowej kontroli i oceny realizacji zadania publicznego przez zleceniobiorcę, obejmującej w szczególności:

1. stopień realizacji zadania;
2. efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania;
3. prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;
4. prowadzenie dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.”,
   b) ust. 5 otrzymuje brzmienie:

„5. Kontrole merytoryczne przeprowadzają pracownicy komórki merytorycznej, natomiast kontrole finansowe pracownicy Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Grudziądzu. Na etapie kontroli zleceniodawca ma prawo weryfikować zgodność złożonego przez zleceniobiorcę sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego z badanymi dokumentami.”;

6. w § 15:
   a) uchyla się ust. 3 – 7,
   b) ust. 9 otrzymuje brzmienie:

„9. Zleceniodawca ma prawo żądać, aby zleceniobiorca, w terminie 10 dni roboczych od dnia poinformowania, dokonał korekty i/lub uzupełnienia sprawozdania, przedstawił dodatkowe informacje i/lub wyjaśnienia do sprawozdania.”;

7. w § 16:
   a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Komórka merytoryczna na podstawie złożonego sprawozdania dokonuje rozliczenia realizacji zadania publicznego, w tym przekazanej dotacji.”,
              b) ust. 4 i 5 otrzymują brzmienie:

„4. Zleceniodawca informuje zleceniobiorcę w formie pisemnej o zaakceptowaniu sprawozdania końcowego i rozliczeniu dotacji w terminie sześciu miesięcy od dnia jego złożenia.

5. Po zaakceptowaniu sprawozdania komórka merytoryczna przedstawia do Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego informację o wartości dotacji uznanej za wykorzystaną i rozliczoną.”.

§ 2. Do umów o realizację zadań publicznych nierozliczonych do dnia wejścia w życie niniejszego Zarządzenia stosuje się przepisy zmienianego Zarządzenia w brzmieniu nadanym niniejszym Zarządzeniem.

§ 3. Wykonanie Zarządzenia powierzam kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu i jednostek organizacyjnych gminy – miasto Grudziądz, zlecających w imieniu gminy – miasto Grudziądz realizację zadań publicznych organizacjom pozarządowym i innym podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 1817
z późn. zm.).

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.