ZARZĄDZENIE NR 512/17 zmieniające zarządzenie w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

ZARZĄDZENIE NR 512/17

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 7 grudnia 2017 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

     Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 1, § 16 ust. 2, § 42 ust. 3, § 48 i § 49 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

     § 1. W Zarządzeniu Nr 502/14 Prezydenta Grudziądza z dnia 17 grudnia 2014 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu § 5 otrzymuje brzmienie:

          „§ 5. 1. Wpływ faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych skutkujących obowiązkiem zapłaty zwanych dalej „dokumentami wydatkowymi” rejestrowany jest w jednym z dwóch rejestrów:

     1) ogólnym – w przypadku gdy dokument wydatkowy dostarczony zostanie do kancelarii ogólnej Urzędu Miejskiego poprzez operatora pocztowego lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej;

     2) lokalnym – w przypadku gdy dokument wydatkowy dostarczony zostanie przez kontrahenta do pracownika Urzędu Miejskiego niebędącego pracownikiem kancelarii ogólnej.

          2. Rejestr ogólny prowadzony jest w kancelarii ogólnej Urzędu Miejskiego.

          3. Rejestry lokalne prowadzone są w poszczególnych komórkach organizacyjnych, do których mogą wpłynąć dokumenty wydatkowe.

          4. Rejestracja dokumentu wydatkowego polega na naniesieniu na jego pierwszej stronie pieczęci wpływowej do Urzędu Miejskiego lub do komórki organizacyjnej, naniesieniu daty wpływu (dotyczy wpływu do komórki organizacyjnej), wpisaniu do rejestru oraz naniesieniu w obrębie pieczęci wpływu numeru rejestracyjnego.

          5. Numer rejestracyjny dla rejestru ogólnego składa się z następujących elementów:

     1) oznaczenia „RO”;

     2) numeru kolejnego w danym roku kalendarzowym z rejestru;

     3) oznaczenia roku

     – poszczególne elementy rozdzielone są znakiem „/”.

          6. Numer rejestracyjny dla rejestru lokalnego składa się z następujących elementów:

     1) symbolu komórki organizacyjnej z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Grudziądzu;

     2) numeru kolejnego w danym roku kalendarzowym z rejestru;

     3) oznaczenia roku

     – poszczególne elementy rozdzielone są znakiem „/”

          7. Rejestr zawiera następujące pozycje:

     1) numer kolejny z rejestru;

     2) data faktury;

     3) oznaczenie (numer) faktury;

     4) dane kontrahenta;

     5) symbol komórki organizacyjnej, do której dokument wydatkowy ma być przekazany (dotyczy tylko rejestru ogólnego);

     6) inne w zależności od potrzeb pracowników kancelarii ogólnej lub komórki organizacyjnej.

          8. Wydawanie dokumentów wydatkowych z kancelarii ogólnej odbywa się za pisemnym potwierdzeniem odbioru pracownikom właściwych komórek organizacyjnych.”

     § 2. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

     § 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2018 r.