ZARZĄDZENIE NR 336/18 zmieniające zarządzenie w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Grudziądzu

ZARZĄDZENIE NR 336/18

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 26 września 2018 r.

 

zmieniające zarządzenie w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Grudziądzu

 

       Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

 

       § 1. W zarządzeniu Nr 571/12 Prezydenta Grudziądza z dnia 31 grudnia 2012 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Grudziądzu z późn. zm. wprowadzam następujące zmiany:

 

1) w § 5 pkt 7 otrzymuje brzmienie:

„7)  Kierownikach komórek organizacyjnych – należy przez to rozumieć Naczelników Wydziałów, Kierowników Biur i samodzielne stanowiska, o których mowa w pkt 6 oraz Inspektora Ochrony Danych, Pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, Koordynatora Biura Prawnego, Komendanta Straży Miejskiej i Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;”;

2) § 8 otrzymuje brzmienie:

       „§ 8. W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:

1)    Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego (ZK);

2)    Wydział Budownictwa i Planowania Przestrzennego (PP);

3)    Wydział Edukacji (ED);

4)    Wydział Finansowy (WFN);

5)    Wydział Funduszy Europejskich (FE);

6)    Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami (GN);

7)    Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska (GK);

8)    Wydział Inwestycji i Remontów (IN);

9)    Wydział Komunikacji (KM);

10)  Wydział Kultury, Sportu i Promocji (KSP);

11)  Wydział Organizacyjny (OR);

12)  Wydział Spraw Obywatelskich (SO);

13)  Wydział Spraw Społecznych (SP);

14)  Wydział Transportu (TR);

15)  Biuro Informatyki (IF);

16)  Biuro Inspektora Ochrony Danych (BIO);

17)  Biuro Nadzoru Właścicielskiego (NW);

18)  Biuro Ochrony Informacji Niejawnych (BO);

19)  Biuro Prawne (BP);

20)  Biuro Prezydenta (PR);

21)  Biuro Zamówień Publicznych (ZP);

22)  Straż Miejska (SM);

23)  Urząd Stanu Cywilnego (USC);

24)  Audytor Wewnętrzny (AW);

25)  Miejski Konserwator Zabytków (MKZ);

26)  Miejski Rzecznik Konsumentów (MRK);

27)  Główny Specjalista ds. Obiektów Komunalnych (GOK).”

3) § 9 otrzymuje brzmienie :

„§ 9. 1. Pracą komórek organizacyjnych Urzędu kierują:

1)    Wydziałów – Naczelnicy;

2)    Biur – Kierownicy;

3)    Biura Inspektora Ochrony Danych – Inspektor Ochrony Danych;

4)    Biura Ochrony Informacji Niejawnych – Pełnomocnik do spraw ochrony informacji nie-jawnych;

5) Biura Prawnego – Koordynator;

6) Urzędu Stanu Cywilnego – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego;

7) Straży Miejskiej – Komendant Straży Miejskiej.

2. Sekretarz Miasta pełni jednocześnie funkcję Naczelnika Wydziału Organizacyjnego.”

 

4) w § 20:

     a) w ust. 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1)  zadania z zakresu spraw bezpieczeństwa:

a)    stała współpraca z Komendą Miejską Policji, Komendą Miejską Państwowej Straży Pożarnej, Strażą Miejską, Oddziałem Ratownictwa Medycznego oraz pozostałymi służbami i instytucjami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo,

b)    monitorowanie stanu bezpieczeństwa w mieście, dyspozycyjności sił i środków ratowniczych oraz służb i inspekcji wspomagających działania ratownicze,

c)    udział w planowaniu, opracowaniu i opiniowaniu planów rzeczowo-finansowych na potrzeby realizacji działań mających na celu poprawę bezpieczeństwa,

d)    przygotowanie i wdrażanie planów poprawy bezpieczeństwa i porządku publicznego,

e)    tworzenie baz danych w celu zapewnienia wsparcia logistycznego dla potrzeb służb ratowniczych miasta,

f)    realizacja zadań związanych z rozbudową systemu monitoringu miejskiego, usuwaniem powstałych awarii oraz bieżącą konserwacją,

g)    prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa imprez masowych,

h)    realizacja zadań związanych ze znalezionymi na terenie miasta niewybuchami i nie-wypałami,

i)     współpraca ze służbami ratowniczymi i instytucjami podczas wystąpienia lokalnych zdarzeń w tym między innymi: zabezpieczenia działań logistycznych dla służb i osób poszkodowanych,

j)     realizacja zadań związanych z Komisją Bezpieczeństwa i Porządku przy Prezydencie Grudziądza,

k)    przyjmowanie zawiadomień o planowanych zgromadzeniach zgłaszanych
w trybie uproszczonym w myśl ustawy Prawo o zgromadzeniach,

l)     wydawanie zezwoleń na używanie materiałów pirotechnicznych na terenie miasta;”,

     b) w ust. 12.2 uchyla się pkt 5 i 11,

     c) w ust 15 w pkt 19 kropkę zastępuje się przecinkiem i dodaje pkt 20-21 w brzmieniu:

„20) obsługa techniczna transmisji w Internecie sesji Rady Miejskiej Grudziądza;

21) obsługa techniczna systemu do prowadzenia obrad sesji Rady Miejskiej Grudziądza.”,

     d) ust. 15a otrzymuje brzmienie:

„15a. Do właściwości Biura Inspektora Ochrony Danych należy w szczególności:

1)    sprawowanie nadzoru i kontroli przetwarzania danych w urzędzie w myśl obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych, tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;

2)    informowanie Administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach wynikających z obowiązujących przepisów prawa;

3)    monitorowanie przestrzegania obowiązujących przepisów prawa w przedmiocie ochrony danych osobowych, tj.:

a)       wprowadzenie i monitorowanie zarządzania ryzykiem w systemie ochrony danych osobowych,

b)      prowadzenie i monitoring rejestru zbiorów danych,

c)       wdrożenie nowych oraz monitoring obowiązujących już środków technicznych i organizacyjnych  służących ochronie danych osobowych,

d)      zgłaszanie naruszeń z zakresu ochrony danych osobowych do organu nadzoru,

e)       zawiadamianie osób o fakcie naruszenia danych, które ich dotyczą,

f)       prowadzenie, we współpracy z kierownikami komórek organizacyjnych, rejestru czynności przetwarzania danych oraz rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania;

4)    monitorowanie wykonywania oraz dokonywanie oceny skutków przetwarzania danych osobowych przed rozpoczęciem ich przetwarzania;

5)    nadzór nad zapewnieniem prawidłowego wykonywania polityki ochrony danych;

6)    przygotowywania i przedstawiania Administratorowi propozycji zmian do obowiązujących przepisów wewnętrznych dotyczących przetwarzania i udostępniania danych osobowych;

7)    przechowywanie indywidualnych upoważnień osobom przetwarzającym dane osobowe;

8)    prowadzenie ewidencji osób posiadających upoważnienie do przetwarzania danych osobowych;

9)    prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;

10)  prowadzenie ewidencji umów zawartych z innymi podmiotami przetwarzających dane osobowe;

11)  opiniowania projektów dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych przygotowywanych przez komórki organizacyjne Urzędu, w tym w szczególności parafowania projektów umów dotyczących udostępniania lub powierzania danych osobowych do przetwarzania w zakresie stosowania zapisów zapewniających Administratorowi realizację ustawowych zadań i obowiązków;

12)  prowadzenie ewidencji oświadczeń o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych;

13)  zapewnienie systematycznego szkolenia osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych w zakresie obowiązujących przepisów prawa;

14)  obsługa jednostek organizacyjnych gminy, CK Teatr, Muzeum i Biblioteki w zakresie pełnienia funkcji inspektora ochrony danych, a w szczególności wypełnienia zadań określonych w punktach od 1 do 12;

15)  prowadzenie spraw związanych z obowiązkiem składania oświadczeń majątkowych;

16)  informowanie o konieczności składania zgłoszenia do Rejestru Korzyści;

17)  informowanie o konieczności składania oświadczeń lustracyjnych przez pracowników Urzędu.”.

 

     e) ust. 21 otrzymuje brzmienie:

„21. Do właściwości Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności:

1)    rejestrowanie w Rejestrze Stanu Cywilnego urodzeń, małżeństw i zgonów;

2)    meldowanie noworodków bezpośrednio po rejestracji aktów urodzeń i nadawanie numerów PESEL;

3)    wykreślanie osób zmarłych z rejestru meldunkowego i likwidacja numerów PESEL;

4)    zmiana numerów PESEL;

5)    informowanie matek o sporządzeniu aktu urodzenia dziecka z urzędu;

6)    prowadzenie i aktualizacja rejestru uznań;

7)    powiadomienie organów sądowych o narodzinach dzieci przez małoletnie matki;

8)    sporządzanie protokołów i przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa przez ojca biologicznego, przed i po urodzeniu dziecka;

9)    sporządzanie protokołów i przyjmowanie oświadczeń o nadaniu nazwiska męża mat-ki/żony ojca;

10)  sporządzanie protokołów i przyjmowanie oświadczeń o zmianie nazwiska pierwszego dziecka pochodzącego z małżeństwa;

11)  sporządzanie protokołów i przyjmowanie oświadczeń o zmianie imion/imienia dziecka w ciągu 6 miesięcy od rejestracji aktu;

12)  wpisywanie do aktu urodzenia danych ojca zgodnie z art. 61 ust 2 prawo o aktach stanu cywilnego;

13)  przenoszenie do Rejestru Stanu Cywilnego aktów urodzeń, małżeństw, zgonów sporządzonych za granicą;

14)  rejestrowanie w Rejestrze Stanu Cywilnego zdarzeń, które nastąpiły za granicą, a nie zostały zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego;

15)  prostowanie aktów stanu cywilnego;

16)  uzupełnianie aktów stanu cywilnego;

17)  odtwarzanie aktów stanu cywilnego;

18)  powiadamianie właściwych przedstawicielstw zagranicznych o zgonie cudzoziemca;

19)  powiadamianie organów sądowych o zgonie rodziców małoletnich dzieci;

20)  przyjmowanie zapewnień o braku przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa (cywilnego, konkordatowego i zawieranego za granicą) od nupturientów; prowadzenie terminarza ślubów cywilnych,

21)  sporządzanie zaświadczeń stanowiących podstawę zarejestrowania aktu małżeństwa zawartego w sposób określony w art. 1 § 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego;

22)  udzielanie ślubów w lokalu i poza lokalem USC;

23)  rejestrowanie małżeństw na podstawie zaświadczeń przekazanych przez Kościół albo inne związki wyznaniowe;

24)  wprowadzanie przypisków do rejestru stanu cywilnego;

25)  prowadzenie akt zbiorowych;

26)  wydawanie zezwoleń skracających ustawowy, miesięczny termin wyczekiwania na zawarcie małżeństwa;

27)  wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego poza granicami kraju;

28)  wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym;

29)  uznawanie orzeczeń w sprawach niematerialnych wydawanych przez sądy państw obcych;

30)  współpraca z konsulatami i ambasadami;

31)  organizowanie i przygotowywanie uroczystości związanych z jubileuszami długoletniego pożycia małżeńskiego;

32)  prowadzenie spraw dotyczących warunków sposobu i terminu przechowywania ksiąg, skorowidzów i akt zbiorowych; współpraca z Archiwum Państwowym,

33)  wprowadzanie wzmianek marginesowych na podstawie otrzymanych dokumentów
z innych USC, także wyroków i postanowień sądowych;

34)  sporządzanie protokołów i przyjmowanie oświadczeń o powrocie do nazwiska po rozwodzie;

35)  sporządzanie i wydawanie decyzji o zmianie imienia lub nazwiska;

36)  wydawanie odpisów aktów urodzeń, małżeństw, zgonów;

37)  współpraca z Szefem Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, Strażą Graniczną;

38)  migracja aktów z aplikacji alternatywnej i księgi stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego;

39)  usuwanie niezgodności i  aktualizowanie danych w systemie PESEL oraz realizowanie zleceń MSWiA modyfikacji danych PESEL przy akcie stanu cywilnego;

40)  weryfikowanie danych identyfikacyjnych ucznia i nauczyciela przekazanych do bazy danych SIO z danymi zawartymi w rejestrze PESEL zgodnie z ustawą o systemie informacji oświatowej;

41)  prowadzenie postępowań wyjaśniających i wydawanie decyzji administracyjnych
o odmowie dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego;

42)  unieważnianie aktów stanu cywilnego błędnie przeniesionych do Rejestru Stanu Cywilnego oraz wzmianek dodatkowych dołączonych do niewłaściwego aktu lub błędnie sporządzonych;

43)  udostępnianie aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych aktów stanu cywilnego i alfabetycznych skorowidzów aktów stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz celem wykonania fotokopii oraz skorowidzów alfabetycznych aktów zgonu celem przeglądania, osobom uprawnionym do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego.”

 

       § 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2018 r.