ZARZĄDZENIE NR 94/10 zmieniające zarządzenie w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Grudziądzu

ZARZĄDZENIE NR 94/10

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 23 marca 2010 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Miejskiego w Grudziądzu

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. W Zarządzeniu Nr 8/09 Prezydenta Grudziądza z dnia 7 stycznia 2009 r. wprowadza się następujące zmiany:

1)        w § 7 po pkt 17 dodaje się pkt 17a w brzmieniu:

„17a)   Biuro Ochrony Informacji Niejawnych (BO);”;

2)        w § 8 ust. 1 po pkt 2 dodaje się pkt 2a w brzmieniu:

„2a)     Biura Ochrony Informacji Niejawnych – Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych;”;

3)        w § 10 skreśla się ust. 9;

4)        w § 19 ust. 11.1 po pkt 20 dodaje się pkt 21 w brzmieniu:

„21)     współpraca z Państwowym Powiatowym Inspektorem Sanitarnym.”;

5)        w § 19 ust. 13 skreśla się pkt 5;

6)        w § 19 ust. 17 pkt 17 otrzymuje brzmienie:

„17)     tłumaczenie korespondencji i dokumentów (nie wymagających tłumaczenia przysięgłego) na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu (język angielski, niemiecki);”;

7)        w § 19 ust. 17 skreśla się pkt 18;

8)        w § 19 ust. 17 dodaje się pkt 20 w brzmieniu:

„20)     współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego.”;

9)        w § 19 po ust. 17 dodaje się ust 17a w brzmieniu:

„17a.    Do właściwości Biura Ochrony Informacji Niejawnych należy w szczególności:

1)      organizowanie ochrony informacji niejawnych w Urzędzie;

2)      ochrona systemów i sieci teleinformatycznych, służących do wytwarzania, przechowywania, przetwarzania lub przekazywania informacji niejawnych;

3)      zapewnienie środków ochrony fizycznej informacji niejawnych w Urzędzie;

4)      kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów
o ochronie tych informacji;

5)      okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych;

6)      opracowanie planu ochrony informacji niejawnych w Urzędzie i nadzorowanie jego realizacji;

7)      szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych;

8)      prowadzenie kancelarii tajnej;

9)      stała współpraca z Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego w zakresie wydawania poświadczeń bezpieczeństwa;

10)  wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa dla pracowników Urzędu Miejskiego oraz ich ewidencja.”.

10)    w § 19 ust. 19 otrzymuje brzmienie:

„19.     Do właściwości Biura Prezydenta należy w szczególności:

1)      zapewnienie obsługi organizacyjnej pracy Prezydenta i Wiceprezydentów;

2)      koordynowanie współpracy Prezydenta z organami administracji rządowej, samorządowej różnych szczebli, parlamentarzystami i innymi podmiotami,
a w szczególności:

a)    organizowanie obsługi kontaktów Prezydenta z przedstawicielami administracji rządowej, organami samorządu terytorialnego, przedstawicielami organizacji gospodarczych i zawodowych, klubami radnych Rady Miejskiej Grudziądza,

b)   nadawanie biegu składanym do Prezydenta przez parlamentarzystów, organizacje gospodarcze i zawodowe oraz kluby radnych Rady Miejskiej Grudziądza inicjatywom, propozycjom i wnioskom,

c)    obsługa organizacyjna wizyt, spotkań i uroczystości z udziałem Prezydenta, w tym prowadzenie protokołu dyplomatycznego i współorganizacja kontaktów władz miasta z miastami partnerskimi;

3)      prowadzenie sekretariatów Prezydenta i Wiceprezydentów a w szczególności:

a)    prowadzenie terminarzy spotkań Prezydenta i Wiceprezydentów,

b)   dekretacja pism wpływających do sekretariatu,

c)    prowadzenie oficjalnej i okolicznościowej korespondencji oraz koordynacja współpracy w tym zakresie z komórkami organizacyjnymi,

d)   prowadzenie rejestru zarządzeń Prezydenta,

e)    prowadzenie baz danych instytucji i osób współpracujących;

4)      w zakresie organizowania kontaktów Prezydenta z mieszkańcami:

a)    przygotowywanie i organizacja spotkań Prezydenta z mieszkańcami Grudziądza,

b)   inspirowanie cyklicznych spotkań Prezydenta ze środowiskami zawodowymi miasta,

c)    inspirowanie i przygotowywanie spotkań Prezydenta z młodzieżą;

5)      w zakresie obsługi Kolegiów Prezydenta:

a)    zbieranie od komórek organizacyjnych materiałów na posiedzenia Kolegium,

b)   opracowywanie porządku obrad Kolegium,

c)    zapewnienie protokołowania posiedzeń Kolegium, archiwizowanie protokołów,

d)   przygotowywanie rejestru decyzji i poleceń wydanych podczas posiedzenia Kolegium i ich dystrybucja do właściwych Wydziałów i jednostek organizacyjnych;

6)      współprowadzenie ewidencji cotygodniowych przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Prezydenta, Wiceprezydentów, Sekretarza Miasta oraz wykonywanie innych niezbędnych zadań i czynności w tym zakresie;

7)      opracowywanie i wdrażanie strategii dotyczącej kierunków, treści i form działalności informacyjnej dotyczącej działań Prezydenta, Wiceprezydentów oraz Urzędu wraz z jego jednostkami organizacyjnymi;

8)      prowadzenie polityki informacyjnej, a w szczególności:

a)    prezentowanie przedstawicielom mediów stanowisk Prezydenta, Wiceprezydentów oraz Urzędu, a także informowanie o ich działalności i wynikach pracy,

b)   informowanie mieszkańców o działalności organów miasta,

c)    autoryzowanie wywiadów prasowych z upoważnienia Prezydenta i Wiceprezydentów,

d)   uczestnictwo w spotkaniach Prezydenta i Wiceprezydentów z przedstawicielami mediów,

e)    przygotowywanie propozycji tekstów oficjalnych wystąpień Prezydenta
i Wiceprezydentów,

f)    współredagowanie miesięcznika Samorządowego „Kurier Grudziądzki”,

g)   tworzenie i redagowanie internetowego portalu miasta,

h)   organizowanie konferencji prasowych Prezydenta i Wiceprezydentów,

i)     monitoring i analiza artykułów prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych,

j)     działania mające na celu należyte wykorzystanie publikacji prasowych
w pracy Prezydenta, Urzędu i innych podległych jednostek organizacyjnych,

k)   prowadzenie dokumentacji fotograficznej i jej archiwizacja,

l)     uczestnictwo w spotkaniach Prezydenta i Wiceprezydentów z mieszkańcami;

9)      opracowanie i wdrożenie strategii PR wewnątrz i na zewnątrz Urzędu w celu kreowania dobrego i wiarygodnego wizerunku Urzędu.

§ 2. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2010 r.