ZARZĄDZENIE NR 268/11 w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

ZARZĄDZENIE NR 268/11

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 07 lipca 2011 r.

w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

            Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 1, § 16 ust. 2, § 42 ust. 3, § 48 i § 49 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) oraz § 54 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Grudziądzu stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 25/11 Prezydenta Grudziądza z dnia 31 stycznia 2011 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, ustalam, co następuje:

§ 1. 1. Wskazuję jako podstawowy dla Urzędu Miejskiego w Grudziądzu system tradycyjny wykonywania czynności kancelaryjnych.

            2. W celu sprawnego bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw powołuję koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu Pana Marka Wilewskiego – archiwistę
w Referacie Gospodarczo-Administracyjnym Wydziału Organizacyjnego.

§ 2. W Urzędzie Miejskim w Grudziądzu działają dwa punkty kancelaryjne:

1. Kancelaria Ogólna w Referacie Gospodarczo-Administracyjnym Wydziału Organizacyjnego zlokalizowana w dwóch budynkach:
   1. przy ul. Ratuszowej 1 – używający litery „A” w rejestrze przesyłek wpływających,
   2. przy ul. Mickiewicza 28/30 – używający litery „B” w rejestrze przesyłek wpływających;
2. Sekretariat Prezydenta w Biurze Prezydenta – używający litery „C” w rejestrze przesyłek wpływających.

§ 3. Wzór rejestru przesyłek wpływających stosowany przez punkty kancelaryjne stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 4. Punkt kancelaryjny otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1. wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,
2. takich, które z mocy prawa nie mogą zostać otwarte przed upływem określonego terminu (np. oferty konkursowe, przetargowe itp.);
3. zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą: „ściśle tajne”, „tajne”, „poufne”, lub „zastrzeżone”.

§ 5. Nie podlegają rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających:

1. publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),
2. potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
3. zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

§ 6. W odrębnym rejestrze rejestrowane są rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe.

§ 7. Po zarejestrowaniu przesyłek wpływających przez punkt kancelaryjny pracownik komórki organizacyjnej, której przesyłki dotyczą, dokonuje odbioru przesyłek i potwierdza to czytelnym podpisem w odpowiednim rejestrze.

§ 8. 1. Odpowiednia informacja w odręcznej dekretacji przesyłki wpływającej oznacza:

1. wskazanie osoby, do której kierowana jest przesyłka:
   1. słowo Wiceprezydent i jego nazwisko,
   2. lub słowo Sekretarz albo Skarbnik,
   3. lub symbol literowy komórki organizacyjnej, jeżeli dekretacja jest adresowana do kierownika komórki organizacyjnej z prawem dalszej dekretacji,
   4. lub symbol literowy referatu w komórce organizacyjnej, jeżeli dekretacja jest adresowana do kierownika referatu w komórce organizacyjnej z prawem dalszej dekretacji,
   5. lub imię i nazwisko pracownika Urzędu Miejskiego (w tym Naczelnika lub Kierownika), jeżeli dany pracownik ma zająć się osobiście załatwieniem danej przesyłki.

2. Dekretacja powinna być zgodna ze schematem organizacyjnym komórek organizacyjnych Urzędu i nie powinna pomijać poszczególnych szczebli jego struktury (np. Naczelnik Wydziału OR nie może zadekretować przesyłki bezpośrednio na pracownika Referatu OR-II w sytuacji, gdy w dniu dekretowania w pracy jest obecny Kierownik tego Referatu).

3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

4. Ewentualne użycie jednego z następujących typowych skrótów:

1. „p.m.” („proszę mówić”) – oznacza, że otrzymujący przesyłkę powinien w tej sprawie zgłosić się na rozmowę z dokonującym dekretacji przed przystąpieniem do załatwienia sprawy”,
2. „p.r.” („proszę referować”) – oznacza, że otrzymujący przesyłkę, po przygotowaniu projektu załatwienia sprawy, powinien omówić go z dokonującym dekretacji,
3. „m.p.” („mój podpis”) – oznacza, że dokonujący dekretacji zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu projektu pisma załatwiającego sprawę,
4. „a/a” („ad acta”) – oznacza, że przesyłkę należy dołączyć do akt sprawy, ponieważ nie wymaga ona żadnego dalszego załatwiania.

§ 9. Dokonujący dekretacji przesyłek potwierdza wykonanie poleceń służbowych
w dekretacjach oznaczonych skrótami „p.m.”, „p.r” poprzez skreślenie tych skrótów i postawienie obok nich daty i swojego podpisu.

§ 10. 1. Pracownicy komórek organizacyjnych, po otrzymaniu przesyłki do załatwienia, wykonują czynności kancelaryjne określone w przepisach Instrukcji kancelaryjnej.

            2. W przypadku, gdy pracownik otrzyma niezarejestrowaną przesyłkę powinien ją dostarczyć niezwłocznie do punktu kancelaryjnego.

§ 11. Projekty pism do akceptacji należy przekazywać w formie papierowej.

§ 12. Notatki służbowe powinny być opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czytelnym podpisem wraz z określeniem stanowiska służbowego lub podpisu z imienną pieczątką podpisową.

§ 13. 1. Przy sporządzaniu kopii lub odpisów pism bądź dokumentów wytworzonych
w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu, które nie wymagają uwierzytelnienia, prowadzący sprawę umieszcza nad tekstem pośrodku pieczęć o treści „ODPIS”, w przypadku uwierzytelnienia odpisu dodatkowo pod tekstem z lewej strony umieszcza pieczęć o treści „Stwierdzam zgodność z oryginałem” wraz z datą oraz czytelnym podpisem i określeniem stanowiska służbowego lub podpisu z imienną pieczątką podpisową.

2. W przypadku pism albo dokumentów wielostronicowych pieczęć o treści „ODPIS” umieszcza się na każdej stronie, natomiast pieczęć o treści „Stwierdzam zgodność z oryginałem” umieszcza się na stronie, gdzie znajdują się oryginalne podpisy.

3. W przypadku braku wolnego miejsca pieczęcie mogą być umieszczone w innym miejscu strony.

§ 14. Przekazywanie projektów pism do akceptacji powinno się odbywać w postaci papierowej.

§ 15. 1. Do podstawowych sposobów wysyłki przesyłek wychodzących należy:

1. przesyłka listowa;
2. doręczenie w biurach Urzędu Miejskiego;
3. faks;
4. poczta elektroniczna;
5. elektroniczna skrzynka podawcza.

            2. Blankiet zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek do doręczenia na terenie gminy-miasto Grudziądz stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

            3. Blankiet zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek do doręczenia poza terenem gminy-miasto Grudziądz określa poczta.

§ 16. 1. Punkt kancelaryjny, o którym mowa § 2 pkt 1 lit. a, przyjmuje przesyłki wychodzące z komórek organizacyjnych.

            2. Punkt kancelaryjny, o którym mowa wyżej, dokonuje podziału przesyłek na:

1. przesyłki do doręczenia na terenie gminy-miasto Grudziądz;
2. przesyłki do doręczenia poza terenem gminy-miasto Grudziądz za pośrednictwem poczty.

            3. Przesyłki, o których mowa w ust.1 pkt 1 doręczane są przez gońców, będących pracownikami Referatu Gospodarczo-Administracyjnego w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.

            4. Na potrzeby doręczania przesyłek Wydział Organizacyjny podzieli gminę - miasto Grudziądz na pięć okręgów, ze względu na liczbę mieszkańców zamieszkujących na terenie danego okręgu.

5. Punkt kancelaryjny, o którym mowa w ust. 1, sprawdza przesyłki przeznaczone do doręczenia na terenie gminy - miasto Grudziądz czy są prawidłowo przygotowane do doręczenia i segreguje zgodnie z w/w podziałem.

§ 17. Gońcy:

1. sprawdzają liczbę otrzymanych do doręczenia przesyłek w danym okręgu;
2. wpisują otrzymane przesyłki do rejestru przesyłek wychodzących doręczanych poprzez gońców, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia;
3. potwierdzają własnoręcznym podpisem liczbę otrzymanych przesyłek w rejestrze rozliczeniowo-kontrolnym, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia;
4. w następnym dniu roboczym spisują, zaznaczają doręczone i niedoręczone przesyłki,
   w rejestrach, o których mowa w pkt 2 i 3.

§ 18. Zasady doręczania przesyłek adresatom określają przepisy odrębne, a w szczególności Kodeks postępowania administracyjnego i Ordynacja podatkowa.

§ 19. 1. Wzór zawiadomienia o doręczenie przesyłki sąsiadowi lub dozorcy domu przez gońca stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.

2. Wzór pierwszego zawiadomienia o pozostawieniu przez gońca przesyłki w siedzibie Urzędu Miejskiego w razie niemożności jej dostarczenia stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia.

3. Wzór powtórnego zawiadomienia o pozostawieniu przez gońca przesyłki w Urzędzie w razie niemożności jej dostarczenia stanowi załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia.

§ 20. Przesyłki przeznaczone do doręczenia poza terenem gminy-miasto Grudziądz za pośrednictwem poczty punkt kancelaryjny rejestruje w rejestrze przesyłek wychodzących dostarczanych za pośrednictwem poczty, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do niniejszego zarządzenia.

§ 21. Rejestry kancelaryjne spraw mogą być prowadzone na specjalnych formularzach lub na nośniku papierowym (np. w formie zeszytu o formacie A4) albo w postaci elektronicznej.

§ 22. 1. W Urzędzie Miejskim w Grudziądzu prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:

1) Centralny rejestr skarg i wniosków – prowadzony przez Wydział Organizacyjny;

2) Rejestr Uchwał Rady Miejskiej – prowadzony przez Biuro Rady Miejskiej w Wydziale Organizacyjnym;

3) Rejestr Zarządzeń Prezydenta Grudziądza – prowadzony przez Biuro Prezydenta;

4) Rejestr Okólników Prezydenta Grudziądza – prowadzony przez Wydział Organizacyjny;

5) Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw – prowadzony przez Wydział Organizacyjny;

6) Rejestr porozumień – prowadzony przez Wydział Organizacyjny;

7) Rejestr interpelacji i wniosków radnych – prowadzony przez Biuro Rady Miejskiej Wydziału Organizacyjnego;

8) Centralny rejestr umów – dla umów zawieranych w ramach zamówienia publicznego – prowadzony przez Biuro Zamówień Publicznych;

9) Rejestry umów (zlecenia, o dzieło) – prowadzone przez Wydział Organizacyjny;

10) Rejestr umów na używanie pojazdów niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych – prowadzony przez Wydział Organizacyjny.

2. Decyzję o wprowadzeniu innych centralnych rejestrów kancelaryjnych podejmuje Sekretarz Miasta.

§ 23. Wzór spisu spraw stanowi załącznik nr 9 do niniejszego zarządzenia.

§ 24. Wzór rejestru opinii, notatek, stanowisk i innych rodzajów dokumentacji wynikających ze współpracy między komórkami organizacyjnymi stanowi załącznik nr 10 do niniejszego zarządzenia.

§ 25. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

§ 26. Tracą moc:

1) Okólnik Nr 141/05 Prezydenta Grudziądza z dnia 23 grudnia 2005 r. w sprawie zasad  regulujących obieg korespondencji w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;

2) Okólnik Nr 127/07 Prezydenta Grudziądza z dnia 1 października 2007 r. w sprawie zasad organizacyjnych doręczania korespondencji urzędowej wysyłanej przez Urząd Miejski w Grudziądzu.

§ 27. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.