ZARZĄDZENIE NR 69/12 w sprawie pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz pieczęci urzędowych w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy - miasto Grudziądz

ZARZĄDZENIE NR 69/12
PREZYDENTA GRUDZIĄDZA
z dnia 15 lutego 2012 r.

w sprawie pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz pieczęci urzędowych w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy - miasto Grudziądz

     Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 oraz art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), art. 16c ust. 3 ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2005 r. Nr 235, poz. 2000 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. Nr 47, poz. 316 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

     § 1. 1. Niniejsze zarządzenie określa zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci urzędowych i pieczątek na potrzeby Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, ich ewidencjonowania, wydawania, używania, przechowywania, zwracania oraz likwidacji w związku z utratą przez pieczęcie urzędowe i pieczątki cech użytkowych lub braku celowości dalszego ich używania.

     2. Niniejsze zarządzenie określa również zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci urzędowych dla pozostałych jednostek organizacyjnych gminy - miasto Grudziądz, dla których Prezydent Grudziądza jest właściwym do zamówienia w Mennicy Polskiej S.A. lub w innym upoważnionym, wyspecjalizowanym podmiocie gospodarczym, zasady ich ewidencjonowania, wydawania, zwracania oraz likwidacji.

     § 2. 1. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) pieczęć lub pieczęć urzędowa – pieczęć, o której mowa w § 4 ust. 1 i 3;
2) pieczątka – każdą inna pieczęć;
3) urząd – Urząd Miejski w Grudziądzu;
4) jednostka – jednostki organizacyjne gminy - miasto Grudziądz z wyłączeniem Urzędu Miejskiego w Grudziądzu;
5) komórka organizacyjna – komórka organizacyjna w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;
6) naczelnik OR – Naczelnik Wydziału Organizacyjnego w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;
7) kierownik OR-II – Kierownik Referatu Gospodarczo-Administracyjnego Wydziału Organizacyjnego w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;
8)pracownik OR-II – pracownik Referatu Gospodarczo-Administracyjnego Wydziału Organizacyjnego w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu.

     § 3. W urzędzie mogą być stosowane:

1) pieczęcie urzędowe;
2) pieczątki wpływowe;
3) pieczątki nagłówkowe;
4) pieczątki imienne (do podpisu);
5) inne pieczątki, wynikające z przepisów prawa bądź potrzeb pracowników urzędu w zakresie realizowanych zadań służbowych.

     § 4. 1. Pieczęcią urzędową jest metalowa tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku odpowiedni napis.

     2. Odpowiedni napis w otoku stosowany w urzędzie to:

1) gmina - miasto Grudziądz;
2) Rada Miejska Grudziądza;
3) Prezydent Grudziądza;
4) Urząd Stanu Cywilnego w Grudziądzu;
5) Powiatowy Zespół do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w Grudziądzu.

     3. Pieczęcią urzędową gminy, stosowaną w urzędzie, jest również pieczęć, o której mowa w ust. 1 zawierająca pośrodku herb gminy, a w otoku napis „gmina - miasto Grudziądz”.

     4. Odcisk pieczęci z herbem gminy nie może być umieszczany na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej. Pieczęcią tą można opatrywać wyłącznie dokumenty z zakresu zadań własnych gminy.

     5. Wyrobienie pieczęci urzędowej zlecane jest Mennicy Polskiej S.A.

     6. Wyrobienie pieczęci urzędowej gminy zlecane jest Mennicy Polskiej S.A. lub upoważnionemu, wyspecjalizowanemu podmiotowi gospodarczemu.

     7. Wielkość i rodzaj materiału do jakiego jest przeznaczona pieczęć urzędowa określają odrębne przepisy.

     8. Pieczęć urzędowa może być stosowana na dokumentach większej wagi oraz wszędzie tam, gdzie odrębne przepisy wymagają jej użycia.

     § 5. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych są:

1) zobowiązani do zapewnienia kierowanym przez siebie komórkom stosownych pieczęci urzędowych i pieczątek w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom;
2) odpowiedzialni za używanie pieczęci urzędowych i pieczątek zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi urzędu;
3) odpowiedzialni za bieżące prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek w swojej komórce organizacyjnej;
4) zobowiązani do zapewnienia odpowiednich warunków do przechowywania pieczęci urzędowych i pieczątek z zastrzeżeniem ust. 3;
5) zobowiązani do zwrotu pieczęci urzędowych i pieczątek w związku z utratą ich cech użytkowych lub braku celowości dalszego ich używania.

     2. Kierownicy jednostek są:

1) zobowiązani do zapewnienia kierowanym przez siebie jednostkom stosownych pieczęci urzędowych w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom;
2) odpowiedzialni za używanie pieczęci urzędowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi jednostki;
3) zobowiązani do zapewnienia odpowiednich warunków do przechowywania pieczęci urzędowych w kierowanych przez siebie jednostkach;
4) zobowiązani do zwrotu pieczęci urzędowych w związku z utratą ich cech użytkowych lub braku celowości dalszego ich używania.

     3. Pracownicy są odpowiedzialni za pobrane pieczęcie urzędowe i pieczątki.

     § 6. 1. Zamówienie pieczęci urzędowych, na potrzeby komórek organizacyjnych lub jednostek następuje na pisemny, uzasadniony wniosek kierownika komórki organizacyjnej lub kierownika jednostki, skierowany do naczelnika OR. Wniosek kierownika jednostki wymaga, pisemnej opinii kierownika komórki organizacyjnej sprawującego nadzór nad działalnością danej jednostki.

     2. Wzór zamówienia, o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

     3. Zamówienie pieczątek, na potrzeby komórek organizacyjnych, następuje na pisemny, umotywowany wniosek kierownika komórki organizacyjnej, skierowany do naczelnika OR.

     4. Wzór zamówienia, o którym mowa w ust. 3 stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

     5. Zamówienie pieczątki imiennej (do podpisu) sprawdza pracownik urzędu właściwy do spraw kadr (lub ewentualnie inny posiadający odpowiednią dokumentację lub wiedzę) pod względem zgodności danych personalnych, posiadanych uprawnień i zajmowanego stanowiska służbowego.

     6. Kierownik OR-II sprawdza zgodność treści i wielkości pieczęci urzędowej lub treści pieczątki z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi urzędu.

     7. Naczelnik OR potwierdza potrzebę i celowość zamówienia pieczęci urzędowej lub pieczątki.

     8. Pieczęcie urzędowe i pieczątki zamawiane dla urzędu są jego własnością i ponosi on koszty ich wytworzenia.

     9. Pieczęcie urzędowe zamawiane dla jednostki stanowią własność tej jednostki i są wytwarzane na jej koszt.

   10. Pracownik OR-II przygotowujący zamówienie na pieczątki zobowiązany jest do zapewnienia jednolitości stosowanych czcionek i szaty graficznej pieczątek.

     § 7. 1. W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest zamówienie większej liczby egzemplarzy pieczęci urzędowej lub pieczątki o tej samej treści. W takich przypadkach każdy wtórnik pieczęci lub pieczątki jest opatrzony kolejnym numerem rozpoznawczym, który jest przyporządkowany wskazanemu użytkownikowi.

     2. W przypadku zużycia pieczęci urzędowej lub pieczątki opatrzonej kolejnym numerem rozpoznawczym nowa pieczęć urzędowa lub pieczątka zastępująca zużytą otrzymuje ten sam numer rozpoznawczy.

     § 8. 1. Po wykonaniu pieczęci urzędowej lub pieczątki pracownik OR-II dokonuje ich rejestracji w „Centralnej ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek”.

     2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1 zawiera:

1) odcisk pieczęci urzędowej lub pieczątki;
2) informacje dotyczące wydania pieczęci urzędowej lub pieczątki do użytku:

     a) datę,
     b) symbol komórki organizacyjnej, której wydano pieczęć urzędową lub pieczątkę,
     c) czytelny podpis osoby pobierającej pieczęć urzędową lub pieczątkę;

3) informacje dotyczące zwrócenia pieczęci urzędowej lub pieczątki:

     a) datę,
     b) symbol komórki organizacyjnej zwracającej pieczęć urzędową lub pieczątkę,
     c) czytelny podpis osoby przyjmującej zwracaną pieczęć urzędowa lub pieczątkę;

4) informacje dotyczące likwidacji lub utraty pieczęci urzędowej lub pieczątki:

     a) datę,
     b) oznaczenie protokołu likwidacji lub pisma zawiadamiającego o utracie pieczęci urzędowej lub pieczątki.

     3. Ewidencja, o której mowa w ust. 1 powinna umożliwić opatrywanie kolejnym numerem rozpoznawczym wtórników pieczęci urzędowych lub pieczątek.

     4. Po otrzymaniu pieczęci urzędowej lub pieczątki każda komórka organizacyjna dokonuje jej rejestracji w „Ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek w komórce organizacyjnej”.

     5. Ewidencja, o której mowa w ust. 4 zawiera również wpisy dotyczące pieczęci urzędowych użytkowanych w nadzorowanych jednostkach.

     6. Ewidencja, o której mowa w ust. 4 zawiera:

1) odcisk pieczęci urzędowej lub pieczątki;
2) informacje dotyczące wydania pieczęci urzędowej lub pieczątki do użytku:

     a) datę,
     b) imię i nazwisko użytkownika pieczęci urzędowej lub pieczątki lub oznaczenie jednostki, w której użytkowana będzie pieczęć urzędowa,
     c) czytelny podpis osoby pobierającej pieczęć urzędową lub pieczątkę;

3) informacje dotyczące zwrócenia pieczęci urzędowej lub pieczątki:

     a) datę,
     b) imię i nazwisko użytkownika zwracającego pieczęć urzędową lub pieczątkę lub oznaczenie jednostki, która zwraca pieczęć urzędową,
     c) czytelny podpis osoby zwracającej pieczęć urzędowa lub pieczątkę,
     d) czytelny podpis osoby przyjmującej zwracaną pieczęć urzędową lub pieczątkę;

4) informacje dotyczące przekazania do likwidacji lub utraty pieczęci urzędowej lub pieczątki:

     a) datę,
     b) znak pisma przekazującego do likwidacji lub informującego o utracie pieczęci urzędowej lub pieczątki.

     § 9. 1. Pieczęcie urzędowe i pieczątki wprowadzone do ewidencji, o której mowa w § 8 ust. 1, wydawane są pracownikom urzędu, zajmującym się obsługą sekretariatu komórki organizacyjnej, po pisemnym potwierdzeniu odbioru (czytelny podpis wraz z datą).

     2. Pieczęcie urzędowe i pieczątki, zamówione na potrzeby urzędu, wprowadzone do ewidencji, o której mowa w § 8 ust. 4, wydawane są pracownikom merytorycznym komórki organizacyjnej po pisemnym potwierdzeniu odbioru.

     3. Pieczęcie urzędowe, zamówione na potrzeby jednostek, wprowadzone do ewidencji, o której mowa w § 8 ust. 4, wydawane są, przez pracowników sekretariatu nadzorującej komórki organizacyjnej, upoważnionym pracownikom jednostki po pisemnym potwierdzeniu odbioru.

     § 10. 1. Pieczęcie urzędowe i pieczątki stosuje się wyłącznie do załatwiania spraw służbowych.

     2. Pieczątki mają charakter pomocniczy, służą do sygnowania dokumentów w zakresie dokonania określonych czynności urzędowych.

     3. Samowolne dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści pieczęci urzędowych lub pieczątek, a także samodzielne ich zamawianie na potrzeby urzędu jest niedozwolone.

     § 11. 1. Zasady używania oraz wzory pieczątek określa załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

     § 12. 1. Pieczęcie urzędowe należy przechowywać w żelaznych szafach lub kasetkach.

     2. Pieczątki należy przechowywać w zamykanych szafach lub szufladach.

     3. Pieczęcie urzędowe i pieczątki powinny znajdować się podczas urzędowania w miejscu dostępnym tylko i wyłącznie dla pracownika urzędu odpowiedzialnego za pieczęć urzędową lub pieczątkę.

     4. O utracie pieczęci urzędowej lub pieczątek pracownik urzędu za nią odpowiedzialny zawiadamia niezwłocznie kierownika komórki organizacyjnej, a ten naczelnika OR z podaniem okoliczności utraty pieczęci lub pieczątek oraz wskazaniem osoby winnej ich utraty.

     5. O utracie pieczęci urzędowej kierownik jednostki zawiadamia niezwłocznie kierownika nadzorującej komórki organizacyjnej, który fakt ten zgłasza naczelnikowi OR z podaniem okoliczności utraty pieczęci oraz wskazaniem osoby winnej ich utraty.

     6. Za utratę pieczęci urzędowej lub pieczątki pracownik urzędu ponosi odpowiedzialność materialną określoną w Regulaminie Pracy lub Kodeksie pracy.

     7. W „Centralnej ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek” oraz „Ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek w komórce organizacyjnej” dokonuje się odpowiednich adnotacji o fakcie utraty.

     8. O utracie pieczęci urzędowej Prezydent Grudziądza powiadamia Mennicę Polską S.A., organy Policji lub prokuraturę z podaniem okoliczności utraty i wskazaniem osoby, która dopuściła do utraty pieczęci.

     9. O utracie pieczątki Prezydent Grudziądza powiadamia organy Policji z podaniem okoliczności utraty.

     § 13. 1. W przypadku dłuższej nieobecności pracownika urzędu, jeżeli w ocenie kierownika komórki organizacyjnej istnieje taka konieczność, pieczęć urzędowa lub pieczątka przekazana zostaje do depozytu.

     2. Depozyt prowadzi pracownik OR-II prowadzący „Centralną ewidencję pieczęci urzędowych i pieczątek”.

     3. Po ustaniu przyczyny dłuższej nieobecności pieczęć urzędowa lub pieczątka zwracana jest pracownikowi urzędu.

     § 14. 1. Pieczęcie urzędowe i pieczątki wycofane z użytkowania, w związku z utratą cech użytkowych lub braku celowości dalszego ich używania, przez komórkę organizacyjną (w tym pieczęcie urzędowe zwracane przez jednostki), należy przekazać niezwłocznie do naczelnika OR wraz z pismem przewodnim zawierającym wykaz przekazywanych pieczęci urzędowych i pieczątek.

     2. Pieczęcie urzędowe wycofane z użytkowania, w związku z utratą cech użytkowych lub braku celowości dalszego ich używania przez jednostkę, kierownik jednostki przekaże niezwłocznie do nadzorującej komórki organizacyjnej wraz z pismem przewodnim zawierającym wykaz przekazywanych pieczęci urzędowych.

     3. Pracownik urzędu, z którym została rozwiązana umowa o pracę zobowiązany jest rozliczyć się z pobranych i użytkowanych pieczęci urzędowych i pieczątek.

     4. Za zwrot pieczątki przez pracownika urzędu, który utracił prawo do jej używania (rozwiązanie umowy, przeniesienie itp.) odpowiedzialny jest bezpośredni przełożony tego pracownika.

     5. Pieczęcie urzędowe i pieczątki, które mogą być w dalszym ciągu używane na innym stanowisku pracy, zostaną przekazane w tym celu właściwemu pracownikowi urzędu lub właściwej komórce organizacyjnej, po wcześniejszym zaewidencjonowaniu zmian w odpowiednich ewidencjach.

     6. Fakt przekazania do likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek i ich likwidacji odnotowuje się w odpowiednich ewidencjach.

     7. Zwrócone z przyczyn określonych w ust. 1 lub 2 pieczęcie urzędowe zostają niezwłocznie przekazane przez upoważnioną osobę do Mennicy Polskiej S.A. lub innego upoważnionego, wyspecjalizowanego podmiotu gospodarczego, który pieczęcie urzędowe wykonał, w celu likwidacji.

     § 15. 1. Powołuje się stałą Komisję ds. likwidacji pieczątek, w której skład wchodzą:

1) naczelnik OR ,
2) kierownik OR-II,
3) pracownik OR-II prowadzący „Centralną ewidencję pieczęci urzędowych i pieczątek”.

     2. Fizycznej likwidacji pieczątek dokonują członkowie komisji, o której mowa w ust.1, którzy z czynności tej sporządzają stosowny protokół likwidacji.

     3. Likwidacji pieczątek dokonuje się dwa razy w roku, do końca pierwszego i trzeciego kwartału, poprzez ich fizyczne zniszczenie, uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie.

     4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach likwidacji można dokonać doraźnie, w razie zaistnienia pilnej potrzeby – w innym terminie niż określony w ust. 3.

     § 16. 1. Inwentaryzacji pieczęci urzędowych i pieczątek będących w posiadaniu komórek organizacyjnych i określenia stanów wszystkich pieczęci i pieczątek dokonuje raz na pięć lat pracownik OR-II.

     2. Pierwsza inwentaryzacja powinna być przeprowadzona w terminie 1 roku od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

     § 17. Do pieczęci urzędowych i pieczątek w urzędzie używa się tuszu czerwonego z wyjątkami pieczęci wpływowych stosowanych przez punkty kancelaryjne, o których mowa w § 2 Zarządzenia Nr 268/11 Prezydenta Grudziądza z dnia 7 lipca 2011 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu, które używają tuszu czarnego.

     § 18. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

     § 19. 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2012 r.

     2. Dotychczasowe pieczątki nie spełniające wymagań niniejszego zarządzenia mogą być stosowane w okresie 1 roku od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia i w tym okresie powinny zostać wymienione.