ZARZĄDZENIE NR 175/12 w sprawie zasad kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy – miasto Grudziądz

ZARZĄDZENIE NR 175/12

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 17 maja 2012 r.

 

w sprawie zasad kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy – miasto Grudziądz

 

     Na podstawie art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

 

Rozdział 1

Przepisy ogólne

 

     § 1. 1. W celu zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej wprowadzam zasady kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy – miasto Grudziądz.

     2. Do opracowania niniejszych zasad zostały wykorzystane standardy oraz  wytyczne Ministra Finansów w zakresie kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych.

 

     § 2. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o:

1) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Grudziądzu;

2) kierownikach komórek organizacyjnych – należy przez to rozumieć w Urzędzie Naczelników Wydziałów, Kierowników Biur, samodzielne stanowiska, Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Koordynatora Biura Prawnego oraz  Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego i Komendanta Straży Miejskiej w Grudziądzu;

3) kierownikach jednostek organizacyjnych – należy przez to rozumieć kierowników jednostek organizacyjnych gminy – miasto Grudziądz, z wyłączeniem Prezydenta Grudziądza;

4) komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć w Urzędzie Wydziały, Biura i samodzielne stanowiska oraz Urząd Stanu Cywilnego i Straż Miejską w Grudziądzu;

5) nadzorujących komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć te komórki organizacyjne Urzędu, do których zadań należy sprawowanie nadzoru nad działalnością pozostałych jednostek organizacyjnych gminy – miasto Grudziądz;

6) jednostkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne gminy – miasto Grudziądz, z wyłączeniem Urzędu Miejskiego w Grudziądzu;

7) Zespole ds. Kontroli – należy przez to rozumieć powołany przez Prezydenta Grudziądza Zespół ds. Kontroli Zarządczej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, do którego należy koordynowanie funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych;

8) kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny, adekwatny, skuteczny i terminowy, we wszystkich jego aspektach funkcjonowania i warunkach działania;

9) dokumentacji kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć akty prawne i inne dokumenty wewnętrzne dotyczące systemu kontroli zarządczej, m.in. zarządzenia, okólniki, procedury, instrukcje, regulaminy, uchwały, zakresy czynności pracowników, opisy stanowisk;

10) ryzyku – należy przez to rozumieć możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało pozytywny lub negatywny wpływ na realizację założonych celów i zadań;

11) samoocenie kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej przez kierowników i pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych;

12) standardach – należy przez to rozumieć standardy kontroli zarządczej sektora finansów publicznych zawarte w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz.84);

13) wytycznych – należy przez to rozumieć wytyczne w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych zawarte w Komunikacie Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 2, poz.11).

 

     § 3. 1. Kontrola zarządcza jest narzędziem zarządzania i służy ocenie działalności jednostki pod kątem realizacji wyznaczonych celów i zadań.

     2. Kontrola zarządcza funkcjonuje na dwóch poziomach:

1) na poziomie jednostek organizacyjnych powołanych do wykonywania zadań – I poziom;

2) na poziomie jednostki samorządu terytorialnego – II poziom.

 

     § 4. Prezydent Grudziądza jest odpowiedzialny za zapewnienie adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w Urzędzie (I poziom kontroli zarządczej) oraz w gminie – miasto Grudziądz (II poziom kontroli zarządczej).

 

     § 5. Kierownicy jednostek organizacyjnych gminy – miasto Grudziądz odpowiadają za funkcjonowanie kontroli zarządczej na poziomie jednostki, którą kierują (I poziom kontroli zarządczej).

 

     § 6. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań, w tym sprawozdań finansowych;

4) ochrony wszystkich rodzajów zasobów;

5) przestrzegania i promowania wartości etycznych i zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) monitoringu działań;

8) zarządzania ryzykiem.

 

     § 7. 1. Na system kontroli zarządczej składa się całość regulacji zewnętrznych i wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych.

     2. System kontroli zarządczej powinien być spójny i jednolity, zgodny z wydanymi przez Ministra Finansów standardami w tym zakresie.

 

     § 8. Dla odpowiedniego funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych należy stosować dokumentację kontroli zarządczej, która powinna obejmować wszystkie sfery działalności Urzędu oraz jednostek organizacyjnych.

 

     § 9. 1. Dokumentacja kontroli zarządczej podlega bieżącej aktualizacji i bezwzględnie jest dostosowywana do obowiązujących przepisów prawa oraz zmieniających się warunków organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych.

     2. Przynajmniej raz w roku należy dokonać przeglądu aktualności obowiązującej dokumentacji kontroli zarządczej.

 

     § 10. 1. Zespół ds. Kontroli weryfikuje dokumentację kontroli zarządczej w Urzędzie i prowadzi jej rejestr, który powinien zawierać:

1) obszar, którego dokument dotyczy;

2) nazwę i numer dokumentu podstawowego;

3) datę obowiązywania dokumentu;

4) datę uchylenia dokumentu;

5) nazwę i numer aktu zmieniającego dokument podstawowy;

6) kto jest autorem dokumentu;

7) uwagi (m.in. zakres przedmiotowy dokumentu).

     2. Wzór rejestru dokumentacji kontroli zarządczej stanowi Załącznik Nr 1 do Zarządzenia.

 

     § 11. Kierownicy jednostek organizacyjnych prowadzą rejestr dokumentacji kontroli zarządczej, który powinien zawierać co najmniej elementy wymienione w § 10.

 

     § 12. Kontrola zarządcza prowadzona w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych powinna być procesem ciągłym wykonywanym w oparciu o następujące standardy:

1) funkcjonowania środowiska wewnętrznego;

2) określania celów realizowanych zadań;

3) zarządzania ryzykiem;

4) tworzenia i funkcjonowania mechanizmów kontroli;

5) efektywnej informacji oraz komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej;

6) monitorowania i oceny.

 

Rozdział 2

Środowisko wewnętrzne

 

     § 13. Na jakość kontroli zarządczej wpływa właściwe środowisko wewnętrzne, które wyraża się w:

1) istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej, która jest dostosowana do aktualnych celów i zadań oraz zapewnia ich realizację w sposób efektywny, zgodny z prawem i racjonalny;

2) przejrzystym procesie zatrudniania pracowników, który prowadzony jest w oparciu
o sformalizowane procedury zapewniające niezależny wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy, np. poprzez opracowanie zasad naboru pracowników, opracowanie regulaminu pracy komisji rekrutacyjnej;

3) określaniu pracownikom zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności; zakresy czynności powinny mieć formę pisemną i odzwierciedlać faktycznie wykonywane przez pracowników zadania i czynności, a ich przyjęcie powinno być potwierdzone przez pracowników podpisem;

4) właściwym powierzaniu (delegowaniu) uprawnień i obowiązków pracownikom, tj. w formie pisemnych i zgodnych z prawem upoważnień i pełnomocnictw;

5) przestrzeganiu wartości etycznych; pracownicy powinni być świadomi przyjętych wartości etycznych i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań; kierownicy powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami;

6) zapewnianiu właściwych warunków pracy, ustalaniu przejrzystych zasad wynagradzania, awansowania pracowników poprzez określenie regulaminów: pracy, wynagradzania,  oceniania pracowników itp.;

7) tworzeniu warunków, aby pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania; zapewnianie rozwoju kompetencji zawodowych poprzez organizowanie szkoleń dla pracowników, dofinansowywanie do studiów itp.

 

Rozdział 3

Cele i zadania

 

     § 14. 1. W Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych należy określać poszczególne cele i zadania w co najmniej rocznej perspektywie.

     2. Cele i zadania powinny być zgodne z zapisami w dokumentach o charakterze strategicznym oraz wieloletnim.

 

     § 15. Cele powinny być:

1) istotne – tzn. powinny obejmować najważniejsze obszary działalności Urzędu oraz jednostek organizacyjnych;

2) precyzyjne i konkretne – należy je formułować w sposób jasny i zapewniający ich jednoznaczną interpretację; cel powinien zawierać w sobie opis lub stan rzeczy, które mają być wynikiem realizacji zadania;

3) spójne – powinny zapewnić wzajemną zgodność celów w ramach hierarchii oraz powinny być sformułowane w taki sposób, aby się wzajemnie nie powielały nazwą czy treścią;

4) mierzalne – powinny być sformułowane w taki sposób, aby stopień ich osiągnięcia był możliwy do zmierzenia za pomocą mierników;

5) określone w czasie – cel powinien uwzględniać okres, w którym ma być realizowany oraz powinien odnosić się do przyszłości w kontekście stanu istniejącego w chwili obecnej, tj. opisywanego przez wartość bazową dobranego do tego celu miernika;

6) realistyczne – cele powinny być sformułowane w taki sposób, aby już na etapie planowania była brana pod uwagę ocena ryzyk związanych z ich realizacją. Osiągnięcie celu nie może być na poziomie minimalnym, lecz powinno oscylować wokół spodziewanych pozytywnych wyników wykonania zadania.

 

     § 16. 1. Jako zadania należy wskazać obszary działalności służące realizacji celów wynikające z przepisów prawa, statutów, regulaminów organizacyjnych oraz innych dokumentów.

     2. Każde zadanie powinno być scharakteryzowane w zakresie:

1) celu jakiego dotyczy;

2) zastosowanych mierników realizacji tego zadania;

4) terminu jego realizacji.

     3. W zadaniach o dużej złożoności wskazane jest wyodrębnienie podzadań, czy konkretnych działań.

     4. Cele i zadania są planowane na okres trzech lat.

     5. Wzór określania celów i zadań stanowi Załącznik Nr 2 do Zarządzenia.

 

     § 17. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych opracowują cele i zadania wraz z analizą ryzyka zadań w terminie 30dni od dnia podjęcia uchwały budżetowej przez Radę Miejską Grudziądza na dany rok kalendarzowy.  

     2. Kierownicy jednostek organizacyjnych przekazują propozycje celów i zadań do akceptacji nadzorującym komórkom organizacyjnym.

     3. Cele i zadania komórek organizacyjnych podporządkowanych Sekretarzowi Miasta oraz  Skarbnikowi Miasta wymagają akceptacji odpowiednio Sekretarza Miasta oraz Skarbnika Miasta.

     4. Cele i zadania komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych są zatwierdzane przez Prezydenta Grudziądza lub Wiceprezydenta Grudziądza według właściwości w terminie do 28 lutego każdego roku.

 

     § 18. 1. Cele i zadania dla gminy – miasto Grudziądz, jako jednostki samorządu terytorialnego, opracowuje zespół, w którego skład wchodzą:

1) Prezydent Grudziądza;

2) Wiceprezydenci Grudziądza;

3) Skarbnik Miasta;

4) Sekretarz Miasta;

5) członek Zespołu ds. Kontroli.

     2. Cele i zadania dla gminy – miasto Grudziądz aktualizowane są co roku w terminie do 31 marca.

     3. Zespół ds. Kontroli monitoruje cele i zadania gminy – miasto Grudziądz oraz  realizację działań zaradczych podejmowanych przez kierowników komórek organizacyjnych oraz kierowników jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację poszczególnych zadań i przekazuje informacje Prezydentowi Grudziądza.

 

     § 19. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani do bieżącego monitorowania celów i zadań.

 

     § 20. Monitorowanie celów i zadań odbywa się za pomocą mierników, które potwierdzają zdolność do spełniania zamierzonych celów.

 

     § 21. Nadzorujące komórki organizacyjne powinny dokonywać oceny realizacji celów
i zadań przez podległe jednostki organizacyjne z uwzględnieniem poniższych kryteriów:

1) oszczędności, które polega na ustaleniu możliwości zastosowania tańszych i prostszych metod i rozwiązań w oparciu o zasadę minimalizacji kosztów przy określonym celu;

2) efektywności, które polega na zbadaniu adekwatności zaangażowanych środków w stosunku do osiągniętych efektów użytecznych dla społeczeństwa lokalnego jako całości;

3) skuteczności, które określa jaki jest stopień osiągnięcia celów oraz czy podejmowanie zadania było w ogóle celowe i czy osiągnięty efekt był zgodny z oczekiwaniami.

 

     § 22. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych opracowująsprawozdania z realizacji celów i zadań w terminie do 31 stycznia każdego roku.

     2. Kierownicy jednostek organizacyjnych przekazują sprawozdania z realizacji celów i zadań do akceptacji nadzorującym komórkom Urzędu.

     3. Sprawozdania z realizacji celów i zadań komórek organizacyjnych podporządkowanych Sekretarzowi Miasta oraz  Skarbnikowi Miasta wymagają akceptacji odpowiednio Sekretarza Miasta oraz Skarbnika Miasta.

     4. Sprawozdania z realizacji celów i zadań komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych są zatwierdzane przez Prezydenta Grudziądza lub Wiceprezydenta Grudziądza według właściwości.

     5. Sprawozdania z realizacji celów i zadań gromadzi Zespół ds. Kontroli.

     6. Wzór sprawozdania z realizacji celów i zadań stanowi Załącznik Nr 3do Zarządzenia.

 

Rozdział 4

Zarządzanie ryzykiem

 

     § 23. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i zadań przez Urząd oraz celów i zadań przez jednostki organizacyjne.

 

     § 24. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych już na etapie formułowania celów i zadań powinni identyfikować ryzyka, które mogą wpływać na osiągnięcie zamierzonych celów i zadań.

 

     § 25. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu możliwości wystąpienia określonych zdarzeń, które będą miały wpływ na realizację poszczególnych celów i zadań Urzędu oraz jednostek organizacyjnych. Identyfikację taką należy przeprowadzić nie rzadziej niż raz w roku.

 

     § 26. Zidentyfikowane ryzyka należy poddać analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka.

 

     § 27. W stosunku do każdego istotnego ryzyka należy określić rodzaje reakcji oraz działania zaradcze, które zostaną podjęte w celu jego zmniejszenia do poziomu akceptowanego.

 

     § 28. Sposób identyfikacji ryzyk, oceny ryzyk oraz działań zaradczych określa odrębne zarządzenie w sprawie zasad zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy – miasto Grudziądz.

 

Rozdział 5

Mechanizmy kontroli

 

     § 29. W ramach systemu kontroli zarządczej funkcjonują następujące mechanizmy kontroli zarządczej:

1) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – jest to dokumentacja kontroli zarządczej, która powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób,  którym jest niezbędna;

2) nadzór kierowniczy – obejmuje w szczególności jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników i systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie oraz zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami;

3) ciągłość działalności – to stałe i prawidłowe wykonywanie zadań z wykorzystaniem wyników analizy ryzyka; ciągłość pracy zapewni dobrze zaplanowany system zastępstw, plany urlopów, delegowanie uprawnień itp.;

4) ochrona zasobów – dostęp do zasobów (m.in. mienia, baz danych) powinny mieć wyłącznie upoważnione osoby; kierownikom i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie tych zasobów;

5) szczegółowe mechanizmy dotyczące operacji finansowych i gospodarczych – powinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy:

    a) rzetelne i pełne dokumentowanie oraz rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych – wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia powinny być rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu,

    b) zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierowników lub osoby przez nich upoważnione – wszystkie operacje finansowe, gospodarcze i inne istotne zdarzenia powinny być weryfikowane przed i po realizacji; kierownicy lub upoważnieni przez nich pracownicy zatwierdzają wszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją, poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych powinny być wykonywane wyłącznie przez pracowników do tego upoważnionych,

    c) podział kluczowych obowiązków – obowiązki dotyczące zatwierdzania, realizacji
i księgowania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń należy rozdzielać pomiędzy różnych pracowników, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego Urzędu lub jednostki organizacyjnej określonych w przepisach prawa;

6) mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych – składają się na nie kontrola dostępu do zasobów informatycznych, tj. sprzętu, systemu, aplikacji, baz danych mająca na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem oraz mechanizmy kontroli oprogramowania.

 

Rozdział 6

Informacja i komunikacja

 

     § 30. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych zapewniają wszystkim pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz Urzędu oraz w jednostkach organizacyjnych, zarówno w kierunku pionowym (pomiędzy pracownikami i ich przełożonymi) jak i poziomym (pomiędzy pracownikami pełniącymi funkcje na tym  samym poziomie).

 

     § 31. Należy zapewnić, aby w odpowiedniej formie i czasie oraz w sposób właściwy i rzetelny przekazywać pracownikom informacje potrzebne do realizacji zadań, np. na odprawie, na naradzie z pracownikami.

 

     § 32. Należy zapewnić efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań.

 

     § 33. Jednym ze środków szybkiego przekazywania informacji pracownikom w Urzędzie jest intranet.

 

Rozdział 7

Monitorowanie i ocena

 

     § 34. System kontroli zarządczej w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych poddawany jest monitorowaniu i bieżącej ocenie jego funkcjonowania.

 

     § 35. W Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

 

     § 36. Ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych przeprowadza Audytor Wewnętrzny, którego zadaniem jest dostarczanie Prezydentowi Grudziądza niezależnej oceny funkcjonowania tego systemu.

 

     § 37. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są  kierownicy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych.

 

     § 38. Ocena systemu kontroli zarządczej może być dokonywana w drodze odrębnych ocen dokonywanych przez kierowników i pracowników Urzędu oraz pozostałych jednostek organizacyjnych (samoocena). Samoocena kontroli zarządczej powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana zgodnie z wytycznymi Ministra Finansów.

 

     § 39. Samoocena kontroli zarządczej pozwala na uzyskanie informacji o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w tych obszarach, w których nie było przeprowadzonego audytu wewnętrznego lub czynności kontrolnych.

 

     § 40. 1. Zespół ds. Kontroli jest odpowiedzialny za przeprowadzenie samooceny  systemu kontroli zarządczej w Urzędzie.

     2.  W uzgodnieniu z Audytorem Wewnętrznym Zespół ds. Kontroli określa:

1) sposób samooceny;

2) zakres samooceny;

3) próbę, czyli zbiór osób lub komórek organizacyjnych, które będą brały udział w samoocenie.

 

     § 41. W przypadku jednostek organizacyjnych sposób oraz metody przeprowadzania samooceny systemu kontroli zarządczej powinny być określone przez ich kierowników i dostosowane do charakteru działania i wielkości jednostki organizacyjnej oraz zgodne z wydanymi przez Ministra Finansów wytycznymi w tym zakresie.

 

     § 42. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierowników jednostek organizacyjnych są w szczególności wyniki monitorowania, samooceny kontroli zarządczej oraz przeprowadzonych audytów i kontroli.

 

     § 43. 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych corocznie potwierdzają uzyskanie zapewnienia, o którym mowa w § 42, w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

     2. Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej należy składać w terminie do 31 stycznia każdego roku do nadzorującej komórki organizacyjnej oraz opublikować na stronie  internetowej jednostki organizacyjnej  lub w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu.

     3. Oświadczenia, o których mowa w ust. 1, nadzorujące komórki organizacyjne niezwłocznie przekazują Zespołowi ds.Kontroli.

     4. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej stanowi Załącznik Nr 4 do Zarządzenia.

 

Rozdział 8

Przepisy końcowe

 

     § 44. Informacje dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie są na bieżąco udostępniane w intranecie w zakładce „Kontrola zarządcza”.

 

     § 45. Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy – miasto Grudziądz do:

1) przestrzegania niniejszych zasad kontroli zarządczej;

2) zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego Zarządzenia.

 

     § 46. Kontrolę realizacji Zarządzenia powierzam Zespołowi ds. Kontroli Zarządczej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.

 

     § 47. Wykonanie Zarządzenia powierzam Wiceprezydentom Grudziądza, Sekretarzowi Miasta, Skarbnikowi Miasta, kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu oraz kierownikom jednostek organizacyjnych gminy – miasto Grudziądz.

 

     § 48. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2012 r.