ZARZĄDZENIE NR 506/10 w sprawie określenia zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu gminy - miasto Grudziądz oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu

ZARZĄDZENIE NR 506/10

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 31 grudnia 2010 r.

w sprawie określenia zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu gminy - miasto Grudziądz oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu

Na podstawie art.31, art.33 ust.3 i ust.5 ustawy z dnia 80 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz.1591 z późn.zm.) oraz art.247 ust.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U.Nr 157, poz.1240 z późn.zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa zasady, sposób oraz tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu gminy – miasto Grudziądz, a także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu.

§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) Prezydent – Prezydent Grudziądza;

2) Sekretarz – Sekretarz Miasta;

3) Skarbnik – Skarbnik Miasta;

4) Urząd – Urząd Miejski w Grudziądzu;

5) Wiceprezydent – Wiceprezydenta Grudziądza;

6) Wydział Finansowy – Wydział Finansowy Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.

§ 3. 1. Służbowa karta płatnicza, zwana dalej „kartą”, jest kartą elektroniczną służącą do dokonywania operacji bezgotówkowych w kraju i za granicą oraz do zaciągania zobowiązań w ciężar wyznaczonego rachunku bankowego gminy – miasto Grudziądz.

2. Korzystanie z kart ma na celu ograniczenie obrotu gotówkowego i rozliczeń z zastosowaniem zaliczek gotówkowych.

3. Karta jest kartą imienną, wystawioną przez bank na podstawie złożonego wniosku i umowy z bankiem zawartej przez osoby upoważnione, ze wskazaniem użytkownika tej karty.

4. Użytkownik otrzymuje kartę razem z numerem PIN.

5. Aktywacja karty następuje zgodnie z regulaminem banku z którym zawarto umowę o wydawanie i używanie kart obciążeniowych.

§ 4. 1. Uprawnionymi do korzystania z kart są:

1) Prezydent;

2) Wiceprezydenci;

3) Skarbnik;

4) Sekretarz;

5) pracownicy Urzędu;

zwani dalej „użytkownikami”.

2. Na rzecz jednego użytkownika, upoważnionego do osobistego dokonywania wydatków przy użyciu karty w granicach przyznanego limitu, może być wydana tylko jedna karta.

§ 5. Limity miesięcznych transakcji bezgotówkowych dokonywanych za pośrednictwem karty wynoszą:

1) do 5.000,00 zł - dla rachunku karty użytkowanej przez Prezydenta;

2) do 3.000,00 zł – dla rachunków kart pozostałych użytkowników.

§ 6. 1. Decyzję w sprawie przyznania karty i określenia okresu jej użytkowania oraz limitu miesięcznych transakcji podejmuje Prezydent na podstawie złożonego wniosku.

2. W przypadku gdy wnioskodawcą jest Prezydent, osobą która przyznaje kartę, określa okres jej użytkowania i limit miesięcznych transakcji oraz zawiera umowę jest Sekretarz.

3. Wniosek o przyznanie karty, zwany dalej „wnioskiem”, przedkłada się w Wydziale Finansowym po uzyskaniu:

1) zgody przełożonego, udzielonej zgodnie z obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym;

2) akceptacji Prezydenta.

4. Wzór wniosku stanowi Załącznik Nr 1 do zarządzenia.

5. Przyznanie karty następuje na podstawie umowy zawartej między Prezydentem a użytkownikiem.

6. Wzór umowy stanowi Załącznik Nr 2 do zarządzenia.

7. Kartę przyznaje się na czas oznaczony.

8. Ewidencję służbowych kart płatniczych prowadzi Wydział Finansowy.

§ 7. 1. Karta może być wykorzystywana wyłącznie w sytuacji, gdy nie ma możliwości dokonania płatności w formie przelewu.

2. Przyznany użytkownikowi limit może być wykorzystany wyłącznie na wydatki związane z realizacją zadań służbowych, z zachowaniem zasad i rygorów dokonywania wydatków budżetowych w sposób celowy i oszczędny, zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych, Prawa zamówień publicznych i innych ustaw.

3. Przy wykorzystaniu karty mogą być finansowane jedynie uzasadnione wydatki, z wyłączeniem tych wydatków, na które pracownik otrzymał zaliczkę.

4. Karty mogą być wykorzystywane w celu pokrycia kosztów powstałych w związku z odbywaniem podróży służbowych krajowych i zagranicznych, wydatków związanych z podejmowaniem delegacji oraz zakupów na potrzeby Urzędu, a w szczególności:

1) zakupu biletów lotniczych;

2) zakupu usług hotelowych;

3) zakupu usług gastronomicznych;

4) zakupu paliwa i obsługi samochodów służbowych.

5. Użytkownik karty zobowiązany jest do przestrzegania zasad korzystania z kart określonych niniejszym zarządzeniem oraz bankowego regulaminu korzystania z kart.

§ 8. 1. Niedopuszczalne jest dokonywanie wypłat gotówkowych przy użyciu karty, chyba że konieczność taka wynika ze zdarzeń losowych. Obowiązek udowodnienia takiej okoliczności spoczywa na użytkowniku.

2. Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega niezwłocznemu zwrotowi na rachunek bankowy gminy – miasto Grudziądz lub do kasy Urzędu.

§ 9. 1.Użytkownik jest zobowiązany udokumentować każdą operację finansową dokonaną za pomocą karty rachunkiem, fakturą lub innym równoważnym dowodem księgowym potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej.

2. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu karty w sytuacji opisanej w § 8 ust.1 użytkownik dokumentuje w sposób określony w ust.1 niniejszego paragrafu.

3. Użytkownik karty jest zobowiązany do rozliczenia wydatków dokonanych przy użyciu karty w terminie 7 dni od dnia dokonania wydatku lub 7 dni od dnia zakończenia podróży służbowej, na podstawie oryginalnych dowodów rozliczeniowych spełniających wymogi określone w okólniku w sprawie obiegu i kontroli dokumentów, ze szczególnym uwzględnieniem przedstawienia związku dokonanego wydatku z wykonywaniem obowiązków służbowych, charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku.

4. W przypadku dokonania wydatku przy użyciu karty za granicą przedłużenie terminu rozliczenia może nastąpić za zgodą Prezydenta.

§ 10. 1. W przypadku, gdy dokonanie wydatku nie zostało potwierdzone za pomocą dowodów księgowych określonych w § 9 lub gdy nie został udowodniony związek dokonanej operacji finansowej z wykonywaniem obowiązków służbowych, użytkownik karty zobowiązany jest do zwrotu równowartości kwoty wydatku wraz z wszystkimi kosztami i prowizjami bankowymi w terminie 30 dni od daty dokonania płatności kartą.

2. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania go w niepełnej wysokości należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia.

§ 11. 1. Użytkownik, który otrzymał kartę oraz numer PIN odpowiada za ich bezpieczne przechowywanie i zobowiązany jest do ich ochrony z należytą starannością, w szczególności przed utratą lub zniszczeniem.

2. Użytkownik ponosi materialną odpowiedzialność za powierzone środki pieniężne.

3. W razie utraty karty lub numeru PIN użytkownik ma obowiązek niezwłocznego zgłoszenia tego faktu bankowi oraz Wydziałowi Finansowemu.

4. W razie utraty karty lub numeru PIN i zaniechania niezwłocznego zgłoszenia tego faktu, wszystkie koszty związane z utratą środków i użycia karty przez osoby do tego nieupoważnione obciążają użytkownika.

§ 12.1. Umowa korzystania ze służbowej karty płatniczej ulega rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach:

1) decyzji Prezydenta o cofnięciu uprawnień do dysponowania kartą,

2) zmiany zakresu obowiązków lub odwołania pracownika z zajmowanego stanowiska, w związku z którymi pracownikowi przyznano kartę,

3) rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,

4) rażącego naruszenia przez pracownika postanowień umowy lub niniejszego zarządzenia.

2. Umowa może być wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia.

3. Rozwiązanie umowy, o którym mowa w § 12 ust.1, powoduje po stronie pracownika obowiązek niezwłocznego zwrotu karty oraz rozliczenia wydatków.

§ 13. 1. Użytkownicy kart zobowiązani są do złożenia stosownego oświadczenia zawierającego zgodę na potrącanie należności wynikających z kwot nierozliczonych z wynagrodzenia, w myśl przepisu art.91 § 1 Kodeksu pracy.

2. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 3 do Zarządzenia.

§ 14. Za korzystanie z karty w sposób niezgodny z niniejszym zarządzeniem, umową na korzystanie ze służbowej karty płatniczej lub bankowym regulaminem korzystania z kart Pracownik ponosi odpowiedzialność pracowniczą lub karną na zasadach określonych w odrębnych przepisach, w szczególności Pracownik odpowiada z tego tytułu za wyrządzoną Pracodawcy szkodę.

§ 15. Zobowiązuje się osoby posiadające służbowe karty płatnicze wydane przed dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia do zawarcia umowy o której mowa w niniejszym Zarządzeniu.

§ 16. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta i Skarbnikowi Miasta.

§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.