Zarządzenie nr 291/13 Prezydenta Grudziądza z dnia 02.08.2013 r. ws. procedury zlecania przez gminę-miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym i innym podmiotom

 

Zarządzenie Nr 291/13

Prezydenta Grudziądza

z dnia 2 sierpnia 2013 r.

 

w sprawie procedury zlecania przez gminę – miasto Grudziądz zadań publicznych
organizacjom pozarządowym i innym podmiotom

 

 

Na podstawie art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie  (Dz. U. Nr 127, poz. 857 z późn. zm.) oraz uchwały Nr LVIII/98/10 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 27 października 2010 r. w sprawie określenia warunków i trybu finansowania rozwoju sportu przez gminę-miasto Grudziądz (Dz. Urz. Woj. Kuj.-Pom. z 2010 r. Nr 182, poz. 2403) zarządzam, co następuje:

§ 1. W celu uszczegółowienia warunków i trybu finansowania rozwoju sportu przez gminę-miasto Grudziądz określam procedurę zlecania zadań publicznych na podstawie ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie oraz uchwały Nr LVIII/98/10 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 27 października 2010 r.  stanowiącą Załącznik Nr 1 do Zarządzenia.

§ 2. Określam wzór oferty realizacji realizacji zadania publicznego w zakresie rozwoju sportu, stanowiący załącznik Nr 2 do Zarządzenia.

§ 3. Określam wzór aktualizacji harmonogramu i kosztorysu realizacji zadania publicznego dotyczącej oferty złożonej w ramach otwartego konkursu ofert na zadanie w zakresie rozwoju sportu, stanowiący Załącznik Nr 3 do Zarządzenia.

§ 4. Określam wzór umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego w zakresie rozwoju sportu, stanowiący załącznik nr 4 do Zarządzenia.

§ 5. Określam wzór sprawozdania z wykonania zadania publicznego w zakresie rozwoju sportu, stanowiący załącznik Nr 5 do Zarządzenia

§ 6. Określam wzór weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową,stanowiący załącznik Nr 6 do Zarządzenia.

§ 7. Określam wzór oświadczenia Zleceniobiorcy potwierdzającego, że Zleceniobiorca realizując zadanie publiczne nie działa w celu osiągnięcia zysku, stanowiący załącznik Nr 7 do Zarządzenia

§ 8. Wykonanie Zarządzenia powierzam Naczelnikowi Wydziału Kultury, Sportu
i Promocji.

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 291/13

Prezydenta Grudziądza

z dnia 2 sierpnia 2013 r.

 

Procedura zlecania przez gminę – miasto Grudziądz zadań publicznych na podstawie ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie oraz uchwały Nr LVIII/98/10 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 27 października 2010 r. w sprawie określenia warunków i trybu finansowania rozwoju sportu przez gminę-miasto Grudziądz
(Dz. Urz. Woj. Kuj.-Pom. z 2010 r. Nr 182, poz. 2403)

 

Rozdział 1

Zasady ogólne

§ 1. Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1. Prezydencie – należy przez to rozumieć Prezydenta Grudziądza lub Wiceprezydenta Grudziądza;
2. mieście – należy przez to rozumieć gminę – miasto Grudziądz;
3. dotacji – należy przez to rozumieć dotację w rozumieniu art. 127 ust. 1 pkt 1 lit. e oraz art. 221ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.);
4. konkursie – należy przez to rozumieć otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego;
5. komisji konkursowej – należy przez to rozumieć komisję powołaną w celu opiniowania ofert złożonych w otwartym konkursie ofert;
6. oferencie – należy przez to rozumieć podmiot składający ofertę realizacji zadania publicznego;
7. zleceniobiorcy – należy przez to rozumieć podmiot, któremu zlecono realizację zadania publicznego;
8. zleceniodawcy – należy przez to rozumieć gminę – miasto Grudziądz zlecającą realizację zadania publicznego;
9. uchwale – należy przez to rozumieć uchwałę Nr LVIII/98/10 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 27 października 2010 r. w sprawie określenia warunków i trybu finansowania rozwoju sportu przez gminę-miasto Grudziądz (Dz. Urz. Woj. Kuj.-Pom. z 2010 r. Nr 182, poz. 2403)
10. Wydziale – należy przez to rozumieć wydział właściwy ds. sportu Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.

 

Rozdział 2

Procedura konkursowa

§ 2. Zlecanie zadań publicznych organizacjom pozarządowym i innym podmiotom następuje w trybie konkursowym – po przeprowadzeniu postępowania konkursowego i ogłoszeniu jego wyników.

§ 3. Obsługę organizacyjną związaną z przeprowadzaniem otwartych konkursów ofert zapewnia wydział właściwy ds. sportu.

§ 4. 1. Prezydent, w formie zarządzenia, ogłasza konkurs na realizację zadania publicznego w zakresie rozwoju sportu.

§ 5. 1. Oferenci zamierzający realizować zadania publiczne składają oferty zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik Nr 2 do Zarządzenia.

2. Do oferty należy załączyć:

1. kserokopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji – odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany;
2. w przypadku, gdy ofertę podpisują inne osoby, niż uprawnione do reprezentacji i zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu oferenta – pełnomocnictwo upoważniające do działania w imieniu oferenta;
3. kserokopię statutu;
4. inne dokumenty wymienione w ogłoszeniu o konkursie.

3. Kserokopie składanych dokumentów oferent potwierdza za zgodność z oryginałem.

4. W przypadku składania przez oferenta więcej niż jednej oferty w jednym konkursie, oferent może dołączyć załączniki do jednej oferty, wówczas w pozostałych ofertach zamieszcza informację, w której podaje tytuł zadania, do którego zostały dołączone wymagane załączniki.

5. Oferenci składają oferty w miejscu i terminie wskazanym w ogłoszeniu o konkursie, nie krótszym jednak niż 21 dni od dnia ukazania się ogłoszenia. Za datę złożenia oferty uważa się datę wpływu oferty do miejsca wskazanego w ogłoszeniu.

6.  Świadczenia wolontariuszy, inne nieodpłatne świadczenia oraz wkład rzeczowy traktowane są jako pozafinansowy wkład w realizację zadania i nie mogą być uwzględniane w kosztorysierealizacji zadania publicznego.

7. Gmina-miasto Grudziądz udziela dofinansowania na realizację zadania publicznego, które nie może przekroczyć 60% całkowitych kosztów poniesionych przy realizacji danego zadania.

§ 6. 1. Oferty podlegają ocenie formalnej i merytorycznej.

2. Komisja konkursowa dokonuje formalnej oceny złożonych ofert.

3. Za ofertę spełniającą wymogi formalne uznaje się ofertę, która:

1. została złożona w terminie wskazanym w ogłoszeniu o konkursie;
2. została sporządzona według właściwego wzoru;
3. jest zgodna z warunkami ogłoszenia o konkursie;
4. została złożona przez podmiot, o którym mowa w§ 3 ust. 1 uchwały;
5. została podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania oferenta i zaciągania zobowiązań finansowych;
6. została wypełniona w sposób czytelny, kompletny i nie zawiera istotnych błędów;
7. zawiera wszystkie wymagane w ogłoszeniu o konkursie załączniki, które zostały potwierdzone przez oferenta za zgodność z oryginałem.

4. Dopuszcza się możliwość uzupełniania ofert zawierających uchybienia wskazane w ust. 3 pkt 5 – 7. Oferenci zobowiązani są uzupełnić oferty w terminie wskazanym przez Wydział, nie dłuższym jednak niż 5 dni roboczych od dnia poinformowania o konieczności uzupełnienia ofert.

5. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych i nie zostały uzupełnione we wskazanym terminie nie podlegają ocenie merytorycznej, dokonywanej przez komisję konkursową.

§ 7. 1. Prezydent powołuje komisję konkursową w formie zarządzenia.

2.  Komisja konkursowa dokonuje merytorycznej oceny złożonych ofert.

3. Komisja konkursowa sporządza protokół z przeprowadzonej oceny ofert, który przedkłada Prezydentowi celem zatwierdzenia.

4. Prezydent, w formie zarządzenia, ogłasza wyniki konkursu w terminie 30 dni licząc od daty złożenia oferty, przez który rozumie się wskazany w ogłoszeniu o konkursie termin składania ofert.

§ 8. 1. Wydział informuje oferentów w formie pisemnej o sposobie rozpatrzenia złożonych ofert i wysokości przyznanych dotacji.

2. W przypadku przyznania dotacji w wysokości niższej od wnioskowanej, oferent w wyznaczonym przez Wydział terminie zobowiązany jest:

1. przedłożyć w Wydziale, sporządzonązgodnie z wzorem określonym w Załączniku Nr 3 do Zarządzenia,aktualizację harmonogramu i kosztorysu realizacji zadania z uwzględnieniem wysokości przyznanej dotacji, z zastrzeżeniem, iż procentowy udział przyznanej dotacji w całkowitych kosztach zadania nie może być wyższy niż wnioskowany w ofercie lub
2. pisemnie poinformować Wydział o rezygnacji z realizacji zadania publicznego.

 

Rozdział 5

Realizacja zadań publicznych

§ 9. Pomiędzy miastem a zleceniobiorcą zostanie zawarta umowa, sporządzona zgodnie ze wzorem określonym w załączniku Nr 4 do Zarządzenia.

§ 10. 1. Zleceniobiorca przed zawarciem umowy zobowiązany jest przedłożyć zabezpieczenie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, stanowiące załącznik Nr 6 do Zarządzenia, w przypadku, gdy zachodzi co najmniej jedna z poniższych okoliczności:

1. wysokość dotacji przyznanej na realizację zadania publicznego wynosi co najmniej 10.000,00 zł;
2. suma dotacji przyznanych zleceniobiorcy w danym roku wynosi co najmniej 10.000,00 zł;
3. zleceniobiorca po raz pierwszy przystępuje do realizacji zadania publicznego zleconego przez miasto;
4. zleceniobiorca w ostatnich trzech latach nierzetelnie lub nieterminowo zrealizował lub rozliczył zadanie publiczne zlecone przez miasto.

2. W przypadku nieprzedłożenia weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową umowa ze zleceniobiorcą jest nieważna.

3. Weksel służy zabezpieczeniu ewentualnych roszczeń Zleceniodawcy do czasu wypełnienia przez Zleceniobiorcę wszystkich zobowiązań wynikających z umowy.

4. Zwrot weksla następuje po upływie okresu, do którego Zleceniobiorca zobowiązany był, zgodnie z umową, przechowywać dokumentację związaną z realizacją zadania publicznego.

§ 11. 1. Zleceniobiorca przed zawarciem umowy zobowiązany jest przedstawićoświadczenie, że realizując zadanie publiczne nie działa w celu osiągnięcia zysku, stanowiące załącznik nr 7 do Zarządzenia.

§ 12. 1. Sposób prowadzenia kontroli zadań publicznych zlecanych przez miasto został określony we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 4 do Zarządzenia.

2. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół.

 

 

Rozdział 6

Rozliczanie zadań publicznych

§ 13. 1. Zleceniobiorca, pod warunkiem zawarcia takiego zapisu w umowie, składa sprawozdanie częściowe z realizacji zadania publicznego sporządzone zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do Zarządzenia, za wskazany w umowie okres, w terminie wyznaczonym w umowie.

2. Zleceniobiorca w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania składa w wydziale sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego. 

3. Zleceniobiorca jest zobowiązany przedłożyć w Wydziale wraz ze sprawozdaniami, o których mowa w ust.1 i 2, kserokopie lub oryginały (do wglądu) wszystkich dokumentów księgowych potwierdzających wykorzystanie dotacji wraz z dowodami zapłaty.

4. Wydział na podstawie złożonych sprawozdań, o których mowa w ust.1 i 2, dokonuje losowego wyboru dokumentów księgowych dotyczących innych środków finansowych niż dotacja i wzywa Zleceniobiorcę do przedstawienia ich kserokopii lub oryginałów (do wglądu) wraz z dowodami zapłaty.

5. Wydział dokonuje kontroli wybranych dokumentów księgowych potwierdzających wykorzystane innych środków finansowych niż dotacja.

6. Ustalam, że kontrola, wskazana w ust. 4 i 5, obejmuje nie mniej niż 10 % wykazanych w sprawozdaniach, o których mowa w ust.1 i 2, dokumentów księgowych potwierdzających wykorzystanie innych środków finansowych niż dotacja.

7. Wszystkie dokumenty księgowe związane z realizacją zadania publicznego, zleceniobiorca jest zobowiązany opatrzyć na oryginale:

1. pieczęcią zleceniobiorcy;
2. opisem, jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innych opłaconych należności;
3. klauzulą „Opłacono ze środków gminy – miasto Grudziądz na podstawie umowy nr  …… z dnia …… w wysokości …… zł”;
4. w przypadku, gdy dokument został opłacony z różnych źródeł – wskazanie wszystkich źródeł finansowania i opłaconych kwot;
5. stwierdzeniem, iż dokument został sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym;
6. w przypadku obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – wskazanie, które przepisy ustawy zostały zastosowane;
7. podpisami osób odpowiedzialnych za sprawy rozliczeń finansowych w imieniu zleceniobiorcy.

8. Na żądanie zleceniodawcy, zleceniobiorca jest zobowiązany przedłożyć kserokopie lub oryginały (do wglądu) dokumentów potwierdzających realizację zadania, w szczególności:

1. listy uczestników zadania, listy obecności, dzienniki zajęć itp.;
2. protokoły odbioru nagród, protokoły sędziowskie itp.;
3. publikacje wydane w ramach zadania;
4. materiały dokumentujące konieczne działania prawne, np. umowy, dowody przeprowadzenia postępowania w ramach zamówień publicznych.

9. Kserokopie składanych dokumentów zleceniobiorca potwierdza za zgodność z oryginałem.

10. Zleceniodawca ma prawo żądać, aby Zleceniobiorca, w wyznaczonym terminie, przedstawił dodatkowe informacje i wyjaśnienia do sprawozdań, o których mowa w ust.1 i 2.

§ 14. 1. Wydział na podstawie przedłożonego sprawozdania i dokumentów, o których mowa w § 13 ust. 3-8 dokonuje rozliczenia realizacji zadania publicznego, w tym udzielonej dotacji.

2. Zadanie publiczne uznaje się za wykonane z chwilą zaakceptowania sprawozdania końcowego przez zleceniodawcę.

3. Wydział informuje zleceniobiorcę w formie pisemnej o zaakceptowaniu sprawozdania końcowego w terminie 90 dni od dnia złożenia sprawozdania, natomiast w przypadku konieczności przedstawienia przez zleceniobiorcę dodatkowych informacji i wyjaśnień do sprawozdania – w terminie 90 dni od dnia ich przedstawienia.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach termin, o którym mowa w ust. 3, może zostać wydłużony.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

UZASADNIENIE

 

Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. Nr 127, poz. 857z późn. zm.) tworzenie warunków, w tym organizacyjnych, sprzyjających rozwojowi sportu stanowi zadanie własne jednostek samorządu terytorialnego. Na podstawie art. 27 ust. 2 ww. ustawy organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może określić, w drodze uchwały, warunki i tryb finansowania zadania własnego, o którym mowa w ust. 1, wskazując w uchwale cel publiczny z zakresu sportu, który jednostka ta zamierza osiągnąć. Rada Miejska Grudziądza przyjęła uchwałę Nr LVIII/98/10 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 27 października 2010 r. w sprawie określenia warunków i trybu finansowania rozwoju sportu przez gminę-miasto Grudziądz (Dz. Urz. Woj. Kuj.-Pom. z 2010r. Nr 182, poz. 2403).

W celu wprowadzenia jednolitych zasad i trybu zlecania zadań publicznych, proponuje się określenie w niniejszym zarządzeniu procedury zlecania przez gminę – miasto Grudziądz zadań publicznych w zakresie rozwoju sportu wraz ze wzorami dokumentów.