herb Grudziądza
Logo BIP
Biuletyn Informacji Publicznej
gmina-miasto Grudziądz
Urząd Miejski w Grudziądzu
Logo ePUAP
panorama Grudziądza

ZARZĄDZENIE NR 192/14 w sprawie zasad kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz

ZARZĄDZENIE NR 192/14

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 27 maja 2014 r.

 

w sprawie zasad kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz

 

     Na podstawie art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

 

     § 1. Zarządzenie określa sposób wykonywania zadań związanych z zapewnieniem funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz, w szczególności:

1) opracowywania propozycji celów i zadań;

2) sporządzania sprawozdań z realizacji celów i zadań;

3) sporządzania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej.

     § 2. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o:

1) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Grudziądzu;

2) kierownikach komórek organizacyjnych Urzędu – należy przez to rozumieć w Urzędzie Naczelników Wydziałów, Kierowników Biur, samodzielne stanowiska, Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz  Komendanta Straży Miejskiej w Grudziądzu;

3) kierownikach jednostek organizacyjnych – należy przez to rozumieć kierowników jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz, z wyłączeniem Prezydenta Grudziądza;

4) komórkach organizacyjnych Urzędu – należy przez to rozumieć w Urzędzie Wydziały, Biura i samodzielne stanowiska oraz Urząd Stanu Cywilnego i Straż Miejską w Grudziądzu;

5) nadzorujących komórkach organizacyjnych Urzędu – należy przez to rozumieć te komórki organizacyjne Urzędu, do których zadań należy sprawowanie nadzoru nad działalnością pozostałych jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz;

6) jednostkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne gminy-miasto Grudziądz, z wyłączeniem Urzędu Miejskiego w Grudziądzu;

7) Audytorze Wewnętrznym – należy przez to rozumieć audytora wewnętrznego zatrudnionego w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;

8) kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

9) dokumentacja kontroli zarządczej – należy przez to rozumieć akty prawne i inne dokumenty wewnętrzne dotyczące systemu kontroli zarządczej, m. in. uchwały, zarządzenia, okólniki, procedury, instrukcje, regulaminy, zakresy czynności pracowników, opisy stanowisk; 

10) ryzyku – należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zagrożenia dla terminowej, zgodnej z prawem, efektywnej i oszczędnej realizacji celów lub zadań;

11) samoocenie – należy przez to rozumieć proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej;

12) JO – należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną gminy-miasto Grudziądz;

13) KO – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu.

     § 3. 1. Kontrola zarządcza jest narzędziem zarządzania i służy ocenie działalności jednostki pod kątem realizacji wyznaczonych celów i zadań.

     2. Kontrola zarządcza funkcjonuje na dwóch poziomach:

1) na poziomie jednostek organizacyjnych powołanych do wykonywania zadań – I poziom;

2) na poziomie jednostki samorządu terytorialnego – II poziom.

     § 4. Prezydent Grudziądza odpowiada za zapewnienie adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej na poziomie Urzędu (I poziom kontroli zarządczej) oraz na poziomie jednostki samorządu terytorialnego (II poziom kontroli zarządczej).

     § 5. Kierownicy jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz odpowiadają za funkcjonowanie kontroli zarządczej na poziomie jednostki, którą kierują (I poziom kontroli zarządczej).

     § 6. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań, w tym sprawozdań finansowych;

4) ochrony wszystkich rodzajów zasobów;

5) przestrzegania i promowania wartości etycznych i zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) monitoringu działań;

8) zarządzania ryzykiem.

     § 7. 1. Na system kontroli zarządczej składa się całość regulacji zewnętrznych i wewnętrznych oraz wytycznych obowiązujących w Urzędzie oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych.

     2. System kontroli zarządczej powinien być spójny i jednolity, zgodny z wydanymi przez Ministra Finansów standardami w tym zakresie.

     § 8. 1. Jednostki organizacyjne gminy-miasto Grudziądz powinny posiadać wykaz dokumentacji systemu kontroli zarządczej, sporządzony z uwzględnieniem obowiązujących standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

     2. Należy dokonywać bieżącej aktualizacji dokumentacji, o której mowa w ust. 1 i dostosowywać treść dokumentacji do obowiązujących przepisów prawa oraz zmieniających się warunków organizacyjnych Urzędu oraz pozostałych jednostek organizacyjnych.

     3. Przynajmniej raz w roku należy dokonać przeglądu aktualności obowiązującej dokumentacji kontroli zarządczej, co należy udokumentować w karcie przeglądu, według wzoru określonego w Załączniku Nr 1 do Zarządzenia.

     § 9. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu sporządzają:

1) propozycje celów i zadań komórek organizacyjnych na dany rok budżetowy wraz z analizą ryzyka zadań w terminie do 31 stycznia każdego roku, według wzoru określonego w Załączniku Nr 2 do Zarządzenia;

2) sprawozdanie z realizacji celów i zadań komórek organizacyjnych za rok poprzedni w terminie do 31 stycznia każdego roku, według wzoru określonego w Załączniku Nr 3 do Zarządzenia;

3) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej komórki organizacyjnej za rok poprzedni w terminie do 31 stycznia każdego roku, według wzoru określonego w Załączniku Nr 4 do Zarządzenia.

     2. Propozycje celów i zadań Wydziału Organizacyjnego wymagają akceptacji przez Sekretarza Miasta, natomiast Wydziału Finansowego przez Skarbnika Miasta. Cele i zadania wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu są zatwierdzane przez Prezydenta Grudziądza lub Wiceprezydenta Grudziądza w terminie do 28 lutego każdego roku. Zatwierdzony dokument otrzymuje komórka organizacyjna Urzędu, natomiast kopię dokumentu otrzymuje Audytor Wewnętrzny.  

     3. Sprawozdanie z realizacji celów i zadań Wydziału Organizacyjnego wymaga akceptacji przez Sekretarza Miasta, natomiast Wydziału Finansowego przez Skarbnika Miasta. Sprawozdania wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu są zatwierdzane przez Prezydenta Grudziądza lub Wiceprezydenta Grudziądza w terminie do 28 lutego każdego roku. Zatwierdzony dokument otrzymuje komórka organizacyjna, natomiast kopię dokumentu otrzymuje Audytor Wewnętrzny.  

     4. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Wydziału Organizacyjnego wymaga akceptacji przez Sekretarza Miasta, natomiast Wydziału Finansowego przez Skarbnika Miasta. Oświadczenia wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu wymagają zapoznania się z ich treścią przez Prezydenta Grudziądza lub Wiceprezydenta Grudziądza i są przechowywane przez Audytora Wewnętrznego.   

     § 10. 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz sporządzają i przekazują do nadzorujących komórek organizacyjnych Urzędu:

1) propozycje celów i zadań jednostki organizacyjnej na dany rok budżetowy wraz z analizą ryzyka zadań w terminie do 31 stycznia każdego roku, według wzoru określonego w Załączniku Nr 2 do Zarządzenia;

2) sprawozdanie z realizacji celów i zadań jednostki organizacyjnej za rok poprzedni w terminie do 31 stycznia każdego roku, według wzoru określonego w Załączniku Nr 3 do Zarządzenia;

3) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej jednostki organizacyjnej za rok poprzedni w terminie do 31 stycznia każdego roku, według wzoru określonego w Załączniku Nr 4 do Zarządzenia.

     2. Propozycje celów i zadań jednostki organizacyjnej wymagają akceptacji nadzorującej komórki organizacyjnej Urzędu oraz zatwierdzenia przez Prezydenta Grudziądza lub Wiceprezydenta Grudziądza według podporządkowania w terminie do 28 lutego każdego roku. Zatwierdzony dokument otrzymuje jednostka organizacyjna, natomiast jedną kopię dokumentu otrzymuje nadzorująca komórka organizacyjna Urzędu, drugą kopię Audytor Wewnętrzny.

     3. Sprawozdanie z realizacji celów i zadań jednostki organizacyjnej wymaga akceptacji nadzorującej komórki organizacyjnej Urzędu oraz zatwierdzenia przez Prezydenta Grudziądza lub Wiceprezydenta Grudziądza według podporządkowania w terminie do 28 lutego każdego roku. Zatwierdzony dokument otrzymuje jednostka organizacyjna, natomiast jedną kopię dokumentu otrzymuje nadzorująca komórka organizacyjna Urzędu, drugą kopię Audytor Wewnętrzny.  

     4. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej jednostki organizacyjnej wymaga akceptacji nadzorującej komórki organizacyjnej Urzędu i zapoznania się z jego treścią  przez Prezydenta Grudziądza lub Wiceprezydenta Grudziądza. Oświadczenia jednostek organizacyjnych
są  przechowywane przez Audytora Wewnętrznego.   

     § 11. 1. Cele i zadania dla gminy-miasto Grudziądz, jako jednostki samorządu terytorialnego, opracowuje zespół, w którego skład wchodzą:

1) Prezydent Grudziądza;

2) Wiceprezydenci Grudziądza;

3) Skarbnik Miasta;

4) Sekretarz Miasta.

     2. Cele i zadania dla gminy-miasto Grudziądz aktualizowane są w terminie do 30 listopada każdego roku i stanowią podstawę do określania celów szczegółowych aktualizowanych przez komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne w terminie do 31 stycznia każdego roku.

     3. Audytor Wewnętrzny monitoruje cele i zadania gminy-miasto Grudziądz oraz  realizację działań zaradczych podejmowanych przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację poszczególnych zadań i przekazuje informacje Prezydentowi Grudziądza.

     § 12. Zasady sporządzania analizy ryzyka, o której mowa w § 9 ust. 1 pkt 1 oraz w § 10 ust. 1 pkt 1 zostały określone w Zarządzeniu Nr 193/14 Prezydenta Grudziądza z dnia 27 maja 2014 r. w sprawie zasad zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz.

     § 13. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są  do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej.

     2. Przynajmniej raz w roku, przed sporządzeniem oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz kierownicy jednostek organizacyjnych powinni dokonać samooceny istniejącego systemu kontroli zarządczej na arkuszu samooceny, według wzoru określonego w Załączniku Nr 5.

     § 14. Ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych przeprowadza Audytor Wewnętrzny, którego zadaniem jest dostarczanie Prezydentowi Grudziądza niezależnej oceny funkcjonowania tego systemu w ramach prowadzonych zadań audytowych zapewniających oraz czynności doradczych.

     § 15. Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądza do:

1) uwzględniania przy wykonywaniu zadań standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określonych w komunikacie Ministra Finansów wydanym na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

2) przestrzegania niniejszych zasad kontroli zarządczej;

3) zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszego Zarządzenia.

     § 16. Wykonanie Zarządzenia powierzam Wiceprezydentom Grudziądza, Sekretarzowi Miasta, Skarbnikowi Miasta, kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu oraz kierownikom jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz.

     § 17. Tracą moc:

1) Zarządzenie Nr 175/12 Prezydenta Grudziądza z dnia 17 maja 2012 r. w sprawie zasad kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz;

2) Zarządzenie Nr 81/12 Prezydenta Grudziądza z dnia 29 lutego 2012 r. w sprawie powołania Zespołu ds. Kontroli Zarządczej.

     § 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2014 r.

Załączniki do pobrania

Pobierz Rozpakuj
Pobierz spakowane pliki Rozpakuj pliki i pobierz

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Tomasz Kopczyński 29-05-2014 08:10
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: 27-05-2014
Ostatnia aktualizacja: Tomasz Kopczyński 29-05-2014 08:22