ZARZĄDZENIE NR 421/14 w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

ZARZĄDZENIE NR 421/14

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 22 października 2014 r.

 

w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

 

     Na podstawie art. 19 ust. 8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202) zarządzam, co następuje:

 

     § 1. Zarządzenie reguluje szczegółowy sposób przeprowadzania w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę dla osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym.

 

     § 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202);

2) kierowniku jednostki – rozumie się przez to Prezydenta Grudziądza lub działającego z jego upoważnienia Wiceprezydenta Grudziądza lub Sekretarza Miasta;

3) pracowniku – oznacza to osobę zatrudnioną w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu, podejmującą po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w rozumieniu ustawy;

4) kierowniku komórki organizacyjnej – rozumie się przez to Naczelników Wydziałów, Kierowników Biur (z wyłączeniem Biura Rady Miejskiej) i samodzielne stanowiska (z wyłączeniem Architekta Miejskiego) oraz Pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, Koordynatora Biura Prawnego, Komendanta Straży Miejskiej i Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;

5) Sekretarzu – rozumie się przez to Sekretarza Miasta wykonującego z upoważnienia Prezydenta Grudziądza funkcję kierownika jednostki w rozumieniu ustawy dla przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu.

 

     § 3. 1. Każdy pracownik podejmujący po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w rozumieniu ustawy, jest obowiązany odbyć służbę przygotowawczą zakończoną egzaminem.

     2. Kandydat na pracownika wypełnia przed podpisaniem umowy o pracę formularz, otrzymany od pracownika właściwego do spraw kadr, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

     3. Na umotywowany wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony, złożony w ciągu 21 dni od dnia zatrudnienia pracownika Sekretarz może zwolnić z obowiązku odbycia służby przygotowawczej pracownika, którego wiedza lub umiejętności umożliwiają należyte wykonywanie obowiązków służbowych.

     4. W przypadku, gdy pracownik jest kierownikiem komórki organizacyjnej decyzję, o której mowa w ust. 3 podejmuje, bez pisemnego wniosku, Sekretarz w uzgodnieniu z Prezydentem, Wiceprezydentem lub Skarbnikiem nadzorującym pracę kierownika komórki organizacyjnej.

     5. Wzór wniosku o zwolnienie ze służby przygotowawczej stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

 

     § 4. 1. Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych.

     2. Szkolenie w ramach służby przygotowawczej składa się z dwóch części:

1) teoretycznej;

2) praktycznej – polegającej na zaznajomieniu pracownika przez bezpośredniego przełożonego lub wyznaczoną przez niego osobę z zadaniami realizowanymi w danej komórce organizacyjnej i na stanowisku pracy, na którym pracownik został zatrudniony oraz zasadami prowadzenia niezbędnej dokumentacji (wiedza stanowiskowa).

     3. Służba przygotowawcza trwa od 1 do 3 miesięcy i jest odbywana bez przerwy z zastrzeżeniami określonymi w ust. 4–6.

     4. Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności pracownika w pracy. Czasu takiej nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.

     5. Okres służby przygotowawczej może zostać przedłużony, nie dłużej jednak niż do 3 miesięcy łącznie.

     6. W przypadkach losowych np. braku osoby odpowiedzialnej za wykonanie określonych czynności, wskazane w niniejszych przepisach terminy mogą uleć przedłużeniu, jednak cała procedura związana z odbyciem służby przygotowawczej i zdaniem egzaminu kończącego tę służbę musi zostać przeprowadzona w czasie trwania pierwszej umowy o pracę.

 

     § 5. 1. W ciągu 7 dni po upływie terminu, o którym mowa w § 3 ust. 3 pracownik otrzymuje, wystawioną przez Sekretarza, decyzję o skierowaniu do służby przygotowawczej lub decyzję o zwolnieniu z obowiązku odbycia służby przygotowawczej.

     2. Wzór decyzji o skierowaniu do służby przygotowawczej stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

     3. Wzór decyzji o zwolnieniu z obowiązku odbycia służby przygotowawczej stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.

     4. W ciągu 3 dni od wydania przez Sekretarza decyzji, o której mowa w ust. 2,  pracownik właściwy do spraw kadr przekazuje jeden z egzemplarzy decyzji o skierowaniu do służby przygotowawczej kierownikowi komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony (lub Sekretarzowi Miasta – dotyczy kierowników komórek organizacyjnych) w celu przygotowania planu służby przygotowawczej.

     5. Decyzje, o których mowa w ust. 2 i ust. 3 składa się do akt osobowych pracownika.

 

     § 6. 1. Kierownik komórki organizacyjnej w terminie 7 dni od otrzymania decyzji o skierowaniu do odbycia służby przygotowawczej przygotowuje i przedkłada Sekretarzowi plan służby przygotowawczej.

     2. Sekretarz akceptuje przedstawiony plan służby bez poprawek lub z naniesionymi poprawkami w terminie 7 dni od otrzymania.

     3. W sytuacji sporządzania planu przez Sekretarza, plan podlega uzgodnieniu z Prezydentem, Wiceprezydentem lub Skarbnikiem nadzorującym pracę kierownika komórki organizacyjnej w terminie 14 dni.

     4. Plan służby przygotowawczej zawiera w szczególności:

1) czas odbywania służby;

2) szczegółowy plan odbywania zajęć teoretycznych (zapoznanie się z aktami prawnymi oraz procedurami obowiązującymi w Urzędzie Miejskim) w innych komórkach organizacyjnych Urzędu;

3) wykaz aktów prawnych, których znajomość jest dla pracownika obowiązkowa i zostanie sprawdzona podczas egzaminu,

4) wykaz pozostałych zagadnień egzaminacyjnych;

5) zestawienie umiejętności praktycznych, które pracownik zobowiązany jest nabyć podczas służby przygotowawczej.

     5. Wzór planu służby przygotowawczej stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.

     6. Przedstawione w załączniku nr 5 i oznaczone liczbą porządkową od 1 do 11 zajęcia teoretyczne oraz znajomość aktów prawnych oznaczonych liczbą porządkową od 1 do 14 są obowiązkowe.

     7. Osoba przygotowująca plan służby może rozbudować plan o dodatkowe pozycje.

     8. Plan służby przygotowawczej sporządzany jest w dwóch egzemplarzach, z czego jeden składa się do akt osobowych, a drugi otrzymuje pracownik. Egzemplarz który otrzymuje pracownik jest dziennikiem odbywania służby.

     9. W przypadku pracowników zatrudnionych w komórkach organizacyjnych lub na stanowiskach pracy związanych ze współpracą z innymi jednostkami organizacyjnymi gminy, pracownik może zostać skierowany do odbycia części służby przygotowawczej do właściwych jednostek organizacyjnych. Zasady odbywania takiej służby ustala kierownik komórki organizacyjnej w porozumieniu z Sekretarzem.

     10. Kierownik komórki organizacyjnej ustala zasady odbycia części służby przygotowawczej poza komórką organizacyjną, w której pracownik jest zatrudniony, z kierownikiem jednostki organizacyjnej.

 

     § 7. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek:

1) zaznajomienia się z przepisami wewnętrznymi dotyczącymi organizacji Urzędu, w tym zaznajomienia się ze strukturą organizacyjną Urzędu, rodzajem spraw załatwianych w poszczególnych komórkach organizacyjnych, sposobem obiegu i rejestracji dokumentów;

2) zaznajomienia się z obowiązującymi w Urzędzie zasadami ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, trybem postępowania na wypadek zagrożenia;

3) zaznajomienia się z zasadami gospodarki finansowej, w tym angażowania środków finansowych i opisywania dokumentów finansowych;

4) szczegółowego zaznajomienia się z przepisami prawnymi dotyczącymi spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika oraz na stanowiskach pracy, na których pracownik będzie pełnił zastępstwo;

5) szczegółowego poznania rodzaju spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika
 i w komórce organizacyjnej oraz sposobu prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji;

6) nabycia umiejętności przygotowywania dokumentów, w szczególności decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, projektów aktów prawnych oraz prowadzenia korespondencji;

7) poznania zasad profesjonalnej i kulturalnej obsługi interesantów;

8) pracownik zatrudniony na stanowisku pracy związanym ze współpracą z innymi jednostkami organizacyjnymi gminy ma także obowiązek poznania struktury organizacyjnej i zakresu spraw załatwianych w takich jednostkach.

 

     § 8. 1. Po zakończeniu służby przygotowawczej kierownik komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik, sporządza informację podsumowującą tę służbę.

     2. W przypadku, gdy pracownikiem jest kierownik komórki organizacyjnej informację o przebiegu pracy w trakcie służby przygotowawczej sporządza Sekretarz w uzgodnieniu z Prezydentem, Wiceprezydentem lub Skarbnikiem nadzorującym pracę kierownika komórki organizacyjnej.

     2. Wzór informacji stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia.

     3. Informację składa się do Sekretarza w terminie 7 dni od dnia zakończenia służby przygotowawczej.

     4. W informacji kierownik komórki organizacyjnej proponuje termin egzaminu, który może przypadać najwcześniej po 15 dniach od dnia złożenia sprawozdania.

     5. Sekretarz w ciągu 5 dni akceptuje informację i wyznacza termin egzaminu najwcześniej na 10 dni od dnia akceptacji lub podejmuje decyzję o przedłużeniu służby przygotowawczej albo o odmowie dopuszczenia pracownika do egzaminu i złożeniu wniosku o rozwiązanie stosunku pracy.

     6. Przedłużenie okresu służby przygotowawczej jest dopuszczalne, gdy z informacji o przebiegu pracy w trakcie służby przygotowawczej wynika taka konieczność oraz gdy niezostał przekroczony maksymalny czas trwania służby przygotowawczej.

     7. Pracownik o terminie egzaminu powinien być poinformowany najpóźniej na 7 dni przed terminem egzaminu.

     8. Informacja o przebiegu pracy w trakcie służby przygotowawczej jest jawna dla pracownika.

     9. W razie przedłużenia okresu służby przygotowawczej przepisy ust. 1 – 8 stosuje się odpowiednio.

 

     § 9. 1. Najpóźniej na 7 dni przed wyznaczonym terminem egzaminu Prezydent Grudziądza powołuje  komisję egzaminacyjną.

     2. Obsługę biurową Komisji zapewnia Wydział Organizacyjny.

     3. Komisja składa się z:

1) w przypadku pracownika niebędącego kierownikiem komórki organizacyjnej:

     a) Sekretarza Miasta – przewodniczącego komisji,

     b) Naczelnika Wydziału Organizacyjnego,

     c) Kierownika komórki organizacyjnej w której zatrudniony jest pracownik,

     d) Kierownika referatu, gdy pracownik zatrudniony jest w referacie posiadającym kierownika,

     e) ponadto w skład komisji mogą wchodzić nie więcej niż 2 osoby spośród pracowników Urzędu;

2) w przypadku pracownika będącego kierownikiem komórki organizacyjnej:

     a) Prezydenta, Wiceprezydenta, Sekretarza Miasta lub Skarbnika Miasta nadzorującego pracę kierownika komórki organizacyjnej – przewodniczącego komisji,

     b) Sekretarza Miasta, jeżeli nie został powołany jako przewodniczący komisji zgodnie z lit. a,

     c) ponadto w skład komisji mogą wchodzić nie więcej niż 2 osoby spośród pracowników Urzędu;

     4. Komisja podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialnie, w przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego komisji.

     5. Dopuszcza się powołanie jednej komisji do przeprowadzenia egzaminu kilku osób, pod warunkiem, iż w przypadku powołania osobnych komisji ich składy byłyby identyczne.

 

     § 10. 1 Egzamin składa się z części pisemnej i ustnej.

     2. Obie części egzaminu obywają się w tym samym dniu roboczym.

     3. Poza przerwami oraz w czasie udzielania odpowiedzi przez pozostałych pracowników, pracownik nie może opuszczać pomieszczenia, w którym przeprowadzany jest egzamin.

     4. Egzamin przeprowadza się w pomieszczeniu, w którym mogą przebywać wyłącznie członkowie komisji i egzaminowany pracownik lub pracownicy oraz obsługa biurowa Komisji.

 

     § 11. 1. Część pisemną egzaminu stanowi test, który składa się z 40 pytań, z tego:

1) 30 dotyczących ustroju samorządu terytorialnego oraz znajomości aktów prawnych wskazanych w planie służby przygotowawczej;

2) 10 dotyczących zakresu spraw załatwianych na stanowisku pracownika.

     2. Część pisemna trwa 30 minut. Za każdą prawidłową odpowiedź można uzyskać 1 punkt.

     3. Pracownik, który uzyskał co najmniej 60% punktów za część pisemną egzaminu zaliczył część pisemną egzaminu.

     4. Pytania, o których mowa w ust. 1 pkt 1 przygotowuje:

1) w przypadku pracownika niebędącego kierownikiem komórki organizacyjnej – Naczelnik Wydziału Organizacyjnego;

2) w przypadku pracownika będącego kierownikiem komórki organizacyjnej – Sekretarz lub wyznaczona przez niego osoba.

     5. Pytania, o których mowa w ust. 1 pkt 2 przygotowuje:

1) w przypadku pracownika niebędącego kierownikiem komórki organizacyjnej – kierownik komórki organizacyjnej w której zatrudniony jest pracownik;

2) w przypadku pracownika będącego kierownikiem komórki organizacyjnej – przewodniczący komisji lub wyznaczona przez niego osoba.

      6. Dopuszczalne jest jednoczesne przeprowadzenie części pisemnej egzaminu dla więcej niż jednego pracownika.

      7. Podczas przeprowadzania części pisemnej egzaminu w pomieszczeniu wraz z egzaminowanym (egzaminowanymi) musi stale przebywać co najmniej 2 członków Komisji.

      8. Komisja niezwłocznie po przeprowadzeniu części pisemnej egzaminu przystępuje do jej sprawdzenia i oceny.

 

     §12. 1. Warunkiem przystąpienia do części ustnej jest zaliczenie części pisemnej.

     2. Część ustna obejmuje 5 pytań z tego:

1) 4 dotyczących ustroju samorządu terytorialnego oraz znajomości aktów prawnych wskazanych w planie służby przygotowawczej;

2) 1 dotyczącego zakresu spraw załatwianych na stanowisku pracownika.

     3. W części ustnej pracownik otrzymuje pytania na kartce i ma 10 minut na przygotowanie się do odpowiedzi. Za każdą odpowiedź może być przyznane od 0 do 1 punktów.

     4. Pracownik, który uzyskał co najmniej 60% punktów za część ustną egzaminu zaliczył część ustną egzaminu.

     5. Pytania, o których mowa w ust. 2 pkt 1 przygotowuje:

1) w przypadku pracownika niebędącego kierownikiem komórki organizacyjnej – Naczelnik Wydziału Organizacyjnego;

2) w przypadku pracownika będącego kierownikiem komórki organizacyjnej – Sekretarz lub wyznaczona przez niego osoba.

     6. Pytania, o których mowa w ust. 2 pkt 2 przygotowuje:

1) w przypadku pracownika niebędącego kierownikiem komórki organizacyjnej – kierownik komórki organizacyjnej w której zatrudniony jest pracownik;

2) w przypadku pracownika będącego kierownikiem komórki organizacyjnej – przewodniczący komisji lub wyznaczona przez niego osoba.

     7. Podczas przeprowadzania części ustnej egzaminu muszą być obecni wszyscy członkowie Komisji.

     8. Podczas udzielania odpowiedzi ustnej przez jednego pracownika pozostali pracownicy oczekują na zewnątrz pomieszczenia.

     9. Część ustna oceniana jest na bieżąco po udzieleniu odpowiedzi na poszczególne pytania.

 

     § 13. 1. Na zakończenie poszczególnych części egzaminu komisja oblicza punkty za każdą część egzaminu i ustala procentową wartość punktów uzyskanych przez kandydata w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwej do uzyskania za każdą część egzaminu.

     2. Pracownika informuje się o wyniku egzaminu niezwłocznie po ustaleniu wyniku.

     3. Zaliczenie części pisemnej i ustnej oznacza zaliczenie egzaminu z wynikiem pozytywnym.

     4. Z przeprowadzonego egzaminu sporządza się protokół. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia.

     5. Do protokołu załącza się plan służby przygotowawczej, dziennik odbywania służby, pisemną informację, o której mowa w § 8 ust. 1, test wraz z zaznaczonymi odpowiedziami z części pisemnej oraz listę pytań z części ustnej egzaminu. Protokół podpisują wszyscy członkowie komisji egzaminacyjnej i jest on składany do akt osobowych pracownika.

     6. Pracownikowi, który zaliczył egzamin z wynikiem pozytywnym Prezydent wydaje w 2 egzemplarzach zaświadczenie o odbyciu przez pracownik służby przygotowawczej i zaliczeniu egzaminu z wynikiem pozytywnym. Jeden egzemplarz zaświadczenia wręcza się pracownikowi, a drugi włącza do akt osobowych pracownika.

     7. Wzór zaświadczenia stanowi załącznik nr 8 do niniejszego zarządzenia.

     8. Pracownik, który nie zaliczył egzaminu z wynikiem pozytywnym, nie ma możliwości powtórnego przystąpienia do egzaminu.

     9. Dokumentację z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu przechowuje się w Wydziale Organizacyjnym.

 

     § 14. Po zakończeniu prac Komisja ulega rozwiązaniu.

 

     § 15. 1. Bezpośredni nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i organizowaniem egzaminów dla pracowników Urzędu sprawuje Sekretarz Miasta.

     2. Wszyscy pracownicy Urzędu, w szczególności kierownicy komórek organizacyjnych, są zobowiązani do współpracy w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminów.

 

     § 16. Traci moc Zarządzenie Nr 35/09 Prezydenta Grudziądza z dnia 2 lutego 2009 r. w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu.

 

     § 17. Wykonanie niniejszego zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

 

     § 18. W przypadku rozpoczęcia służby przygotowawczej przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia do tej służby stosuje się przepisy dotychczas obowiązującego zarządzenia.

 

     § 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2014 r.