ZARZĄDZENIE NR 502/14 w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

ZARZĄDZENIE NR 502/14

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 17 grudnia 2014 r.

 

w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

 

     Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 1, § 16 ust. 2, § 42 ust. 3, § 48 i § 49 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

 

     § 1. 1. Wskazuję jako podstawowy dla Urzędu Miejskiego w Grudziądzu system tradycyjny wykonywania czynności kancelaryjnych.

     2. W celu sprawnego bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw powołuję koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu Pana Marka Wilewskiego – archiwistę w Referacie Gospodarczo-Administracyjnym Wydziału Organizacyjnego.

     3. W celu prowadzenia rejestru przesyłek wpływających dopuszczam wykorzystanie narzędzia informatycznego – oprogramowania EOD firmy ZUI OTAGO Sp. z o.o.

 

     § 2. W Urzędzie Miejskim w Grudziądzu działają trzy punkty kancelaryjne:

1) Kancelaria Ogólna w Referacie Gospodarczo-Administracyjnym Wydziału Organizacyjnego zlokalizowana w dwóch budynkach:

     a) przy ul. Ratuszowej 1,

     b) przy ul. Mickiewicza 28/30;

2) Sekretariat Prezydenta w Biurze Prezydenta;

3) Sekretariat Straży Miejskiej.

 

     § 3. Punkt kancelaryjny otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,

2) takich, które z mocy prawa nie mogą zostać otwarte przed upływem określonego terminu (np. oferty konkursowe, przetargowe itp.);

3) zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą: „ściśle tajne”, „tajne”, „poufne”, lub „zastrzeżone”.

 

     § 4. Nie podlegają rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających:

1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),

2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

 

     § 5. W odrębnym rejestrze rejestrowane są rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe.

 

     § 6. Po zarejestrowaniu przesyłek wpływających przez punkt kancelaryjny pracownik komórki organizacyjnej, której przesyłki dotyczą, dokonuje odbioru przesyłek i potwierdza to za pomocą oprogramowania EOD.

 

     § 7. 1. Odpowiednia informacja w odręcznej dekretacji przesyłki wpływającej oznacza:

1) wskazanie osoby, do której kierowana jest przesyłka:

     a) słowo Wiceprezydent i jego nazwisko,

     b) lub słowo Sekretarz albo Skarbnik,

     c) lub symbol literowy komórki organizacyjnej, jeżeli dekretacja jest adresowana do kierownika komórki organizacyjnej z prawem dalszej dekretacji,

     d) lub symbol literowy referatu w komórce organizacyjnej, jeżeli dekretacja jest adresowana do kierownika referatu w komórce organizacyjnej z prawem dalszej dekretacji,

     e) lub imię i nazwisko pracownika Urzędu Miejskiego (w tym Naczelnika lub Kierownika), jeżeli dany pracownik ma zająć się osobiście załatwieniem danej przesyłki.

     2. Dekretacja powinna być zgodna ze schematem organizacyjnym komórek organizacyjnych Urzędu i nie powinna pomijać poszczególnych szczebli jego struktury (np. Naczelnik Wydziału OR nie może zadekretować przesyłki bezpośrednio na pracownika Referatu OR-II w sytuacji, gdy w dniu dekretowania w pracy jest obecny Kierownik tego Referatu).

     3. Dekretacja przesyłek wpływających do Straży Miejskiej odbywa się zgodnie z Zarządzeniem Komendanta Straży Miejskiej.

     4. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

     5. Ewentualne użycie jednego z następujących typowych skrótów:

1) „p.m.” („proszę mówić”) – oznacza, że otrzymujący przesyłkę powinien w tej sprawie zgłosić się na rozmowę z dokonującym dekretacji przed przystąpieniem do załatwienia sprawy”,

2) „p.r.” („proszę referować”) – oznacza, że otrzymujący przesyłkę, po przygotowaniu projektu załatwienia sprawy, powinien omówić go z dokonującym dekretacji,

3) „m.p.” („mój podpis”) – oznacza, że dokonujący dekretacji zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu projektu pisma załatwiającego sprawę,

4) „a/a” („ad acta”) – oznacza, że przesyłkę należy dołączyć do akt sprawy, ponieważ nie wymaga ona żadnego dalszego załatwiania.

 

     § 8. Dokonujący dekretacji przesyłek potwierdza wykonanie poleceń służbowych w dekretacjach oznaczonych skrótami „p.m.”, „p.r” poprzez skreślenie tych skrótów i postawienie obok nich daty i swojego podpisu.

 

     § 9. 1. Pracownicy komórek organizacyjnych, po otrzymaniu przesyłki do załatwienia, wykonują czynności kancelaryjne określone w przepisach Instrukcji kancelaryjnej.

     2. W przypadku, gdy pracownik otrzyma niezarejestrowaną przesyłkę powinien ją dostarczyć niezwłocznie do punktu kancelaryjnego.

 

     § 10. Projekty pism do akceptacji należy przekazywać w formie papierowej.

 

     § 11. Notatki służbowe powinny być opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czytelnym podpisem wraz z określeniem stanowiska służbowego lub podpisu z imienną pieczątką podpisową.

 

     § 12. 1. Przy sporządzaniu kopii lub odpisów pism bądź dokumentów wytworzonych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu, które nie wymagają uwierzytelnienia, prowadzący sprawę umieszcza nad tekstem pośrodku pieczęć o treści „ODPIS”, w przypadku uwierzytelnienia odpisu dodatkowo pod tekstem z lewej strony umieszcza pieczęć o treści „Stwierdzam zgodność z oryginałem” wraz z datą oraz czytelnym podpisem i określeniem stanowiska służbowego lub podpisu z imienną pieczątką podpisową.

     2. W przypadku pism albo dokumentów wielostronicowych pieczęć o treści „ODPIS” umieszcza się na każdej stronie, natomiast pieczęć o treści „Stwierdzam zgodność z oryginałem” umieszcza się na stronie, gdzie znajdują się oryginalne podpisy.

     3. W przypadku braku wolnego miejsca pieczęcie mogą być umieszczone w innym miejscu strony.

 

§ 13. 1. Do podstawowych sposobów wysyłki przesyłek wychodzących należy:

1) przesyłka listowa;

2) doręczenie w biurach Urzędu Miejskiego;

3) faks;

4) poczta elektroniczna;

5) elektroniczna skrzynka podawcza.

     2. Blankiet zwrotnego potwierdzenia odbioru dla pism do doręczenia na terenie gminy-miasto Grudziądz na zasadach ogólnych stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

     3. Blankiet zwrotnego potwierdzenia odbioru dla pism do doręczenia na terenie gminy-miasto Grudziądz na zasadach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

     4. Blankiet zwrotnego potwierdzenia odbioru dla pism do doręczenia na terenie gminy-miasto Grudziądz na zasadach określonych w ordynacji podatkowej stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

     5. Blankiet zwrotnego potwierdzenia odbioru dla pism do doręczenia na terenie gminy-miasto Grudziądz na zasadach określonych w kodeksie postępowania w sprawach o wykroczenia i w kodeksie postępowania karnego stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

     6. Blankiet zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek do doręczenia poza terenem gminy-miasto Grudziądz na zasadach ogólnych określa operator pocztowy z którym podpisana została umowa na usługi pocztowe.

     7. Blankiet zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek do doręczenia poza terenem gminy-miasto Grudziądz na zasadach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.

     8. Blankiet zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek do doręczenia poza terenem gminy-miasto Grudziądz na zasadach określonych w ordynacji podatkowej stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.

     9. Pracownik przygotowujący przesyłkę zobowiązany jest do dołączenia prawidłowego blankietu potwierdzenia odbioru.

     10. Na blankietach zwrotnych potwierdzeń odbioru pozycja <<rodzaj pisma>> ma charakter fakultatywny. Pozycje <<numer pisma>> oraz <<numer przesyłki>> mają jedynie charakter obligatoryjny przy przygotowywaniu powyższych potwierdzeń za pomocą oprogramowania EOD.

     11. W przypadku nadawania przesyłek wymagających zastosowania art. 57 § 5 pkt 2 Kpa, art. 12 § 6 pkt 2. Ordynacji podatkowej, art. 165 § 2 Kpc lub innych analogicznych przepisów tj. przesyłek w sprawach, w których Prezydent Grudziądza jest stroną a nie organem prowadzącym postępowanie, a dla wywołania określonych w przepisach skutków koniczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego należy powiadomić pracownika punktu kancelaryjnego, który oznakuje przesyłkę znakiem „POW”.

     12. W przypadku konieczności wysłania przesyłki wychodzącej poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie ePUAP pracownik opracowujący pismo w formie tradycyjnej przygotowuje na platformie ePUAP pismo w formie dokumentu elektronicznego.

     13. W celu uzyskania dostępu do konta Urzędu Miejskiego na platformie ePUAP pracownik powinien zgłosić się do administratora podmiotu w Urzędzie Miejskim ze swoim identyfikatorem użytkownika na platformie ePUAP.

     14. Po przygotowaniu pisma w formie dokumentu elektronicznego pracownik opracowujący pismo przedstawia je do podpisu osobie upoważnionej do podpisania pisma, jednocześnie posiadającej podpis elektroniczny, a następnie wysyła przesyłkę.

 

     § 14. 1. Punkt kancelaryjny, o którym mowa § 2 pkt 1 lit. a, przyjmuje przesyłki wychodzące z komórek organizacyjnych.

     2. Punkt kancelaryjny, o którym mowa wyżej, dokonuje podziału przesyłek na:

1) przesyłki do doręczenia na terenie gminy-miasto Grudziądz;

2) przesyłki do doręczenia poza terenem gminy-miasto Grudziądz za pośrednictwem poczty.

     3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 doręczane są przez gońców, będących pracownikami Referatu Gospodarczo-Administracyjnego w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.

     4. Na potrzeby doręczania przesyłek Wydział Organizacyjny podzieli gminę-miasto Grudziądz na pięć okręgów, ze względu na liczbę mieszkańców zamieszkujących na terenie danego okręgu.

     5. Punkt kancelaryjny, o którym mowa w ust. 1, sprawdza przesyłki przeznaczone do doręczenia na terenie gminy-miasto Grudziądz czy są prawidłowo przygotowane do doręczenia i segreguje zgodnie z w/w podziałem.

 

     § 15. Gońcy:

1) sprawdzają liczbę otrzymanych do doręczenia przesyłek w danym okręgu;

2) wpisują otrzymane przesyłki do rejestru przesyłek wychodzących doręczanych poprzez gońców, której wzór stanowi załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia;

3) potwierdzają własnoręcznym podpisem liczbę otrzymanych przesyłek w rejestrze rozliczeniowo-kontrolnym, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do niniejszego zarządzenia;

4) w następnym dniu roboczym spisują, zaznaczają doręczone i niedoręczone przesyłki, w rejestrach, o których mowa w pkt 2 i 3.

 

     § 16. Zasady doręczania przesyłek adresatom określają przepisy odrębne, a w szczególności Kodeks postępowania administracyjnego i Ordynacja podatkowa.

 

     § 17. 1. Wzór zawiadomienia o doręczeniu przesyłki sąsiadowi lub dozorcy domu przez gońca stanowi załącznik nr 9 do niniejszego zarządzenia.

     2. Wzór pierwszego zawiadomienia o pozostawieniu przez gońca przesyłki w siedzibie Urzędu Miejskiego w razie niemożności jej dostarczenia stanowi załącznik nr 10 do niniejszego zarządzenia.

     3. Wzór powtórnego zawiadomienia o pozostawieniu przez gońca przesyłki w Urzędzie w razie niemożności jej dostarczenia stanowi załącznik nr 11 do niniejszego zarządzenia.

 

     § 18. Przesyłki przeznaczone do doręczenia poza terenem gminy-miasto Grudziądz za pośrednictwem poczty punkt kancelaryjny rejestruje w rejestrze przesyłek wychodzących dostarczanych za pośrednictwem poczty, którego wzór stanowi załącznik nr 12 do niniejszego zarządzenia.

 

     § 19. Rejestry kancelaryjne spraw mogą być prowadzone na specjalnych formularzach lub na nośniku papierowym (np. w formie zeszytu o formacie A4) albo w postaci elektronicznej.

 

     § 20. 1. W Urzędzie Miejskim w Grudziądzu prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:

1) Centralny rejestr skarg i wniosków – prowadzony przez Wydział Organizacyjny;

2) Rejestr Uchwał Rady Miejskiej – prowadzony przez Biuro Rady Miejskiej w Wydziale Organizacyjnym;

3) Rejestr Zarządzeń Prezydenta Grudziądza – prowadzony przez Biuro Prezydenta;

4) Rejestr Okólników Prezydenta Grudziądza – prowadzony przez Wydział Organizacyjny;

5) Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw – prowadzony przez Wydział Organizacyjny;

6) Rejestr porozumień – prowadzony przez Wydział Organizacyjny;

7) Rejestr interpelacji i wniosków radnych – prowadzony przez Biuro Rady Miejskiej Wydziału Organizacyjnego;

8) Centralny rejestr umów – dla umów zawieranych w ramach zamówienia publicznego – prowadzony przez Biuro Zamówień Publicznych;

9) Rejestry umów (zlecenia, o dzieło) – prowadzone przez Wydział Organizacyjny;

10) Rejestr umów na używanie pojazdów niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych – prowadzony przez Wydział Organizacyjny.

     2. Decyzję o wprowadzeniu innych centralnych rejestrów kancelaryjnych podejmuje Sekretarz Miasta.

 

     § 21. Wzór spisu spraw stanowi załącznik nr 13 do niniejszego zarządzenia.

 

     § 22. Wzór rejestru opinii, notatek, stanowisk i innych rodzajów dokumentacji wynikających ze współpracy między komórkami organizacyjnymi stanowi załącznik nr 14 do niniejszego zarządzenia.

 

     § 23. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

 

     § 24. Tracą moc:

1) Zarządzenie Nr 268/11 Prezydenta Grudziądza z dnia 07 lipca 2011 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;

2) Zarządzenie Nr 283/11 Prezydenta Grudziądza z dnia 15 lipca 2011 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;

3) Zarządzenie Nr 309/13 Prezydenta Grudziądza z dnia 23 sierpnia 2013 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;

4) Zarządzenie Nr 61/14 Prezydenta Grudziądza z dnia 27 lutego 2014 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;

5) Zarządzenie Nr 212/14 Prezydenta Grudziądza z dnia 09 czerwca 2014 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu.

 

     § 25. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r.