Wydział Organizacyjno-Administracyjny

Telefon: +48 564510210

E-mail: or@um.grudziadz.pl

Dyrektor: Justyna Signerska

Referat Administracyjny - ORA-I

Do właściwości Referatu należy w szczególności:

1. zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania urzędu;
2. opracowywanie projektów aktów prawnych związanych z organizacją i pracą urzędu;
3. prowadzenie sekretariatu Sekretarza Miasta;
4. prowadzenie rejestru i dystrybucja okólników Prezydenta;
5. prowadzenie Biura Obsługi Interesantów, w tym:

1. udzielanie interesantom informacji o sposobie załatwiania spraw w urzędzie,
2. udostępnianie interesantom odpowiednich formularzy i pomoc w ich wypełnianiu,
3. zapewnienie interesantom pomocy w formułowaniu podań kierowanych do urzędu,
4. udzielanie interesantom informacji o obowiązujących przepisach prawnych oraz zbiorów przepisów prawa miejscowego,
5. rejestracja pism wpływających do urzędu w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD),
6. wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi interesantów;

6. prowadzenie centralnego Rejestru skarg i wniosków;
7. przyjmowanie skarg i wniosków w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego i przekazywanie ich właściwym komórkom organizacyjnym urzędu do rozpatrzenia oraz sprawowanie nadzoru nad ich rozpatrywaniem;
8. przekazywanie skarg i wniosków w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego według właściwości do innych organów administracji  publicznej oraz
   organów organizacji społecznych;
9. rozpatrywanie skarg i wniosków  na nienależyte wykonywanie zadań przez  pracowników organu administracji tj. Prezydenta, które nie są skargami i wnioskami w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego;
10. opracowywanie sprawozdań w zakresie skarg i wniosków dla wojewody;
11. prowadzenie ewidencji  przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków i innych przez Sekretarza Miasta oraz wykonywanie innych niezbędnych czynności w tym zakresie;
12. przyjmowanie petycji, dla których organem właściwym do rozpatrzenia jest Prezydent, oraz przekazywanie ich właściwym komórkom organizacyjnym urzędu do rozpatrzenia;
13. przekazywanie według właściwości pism, które nie należą do zakresu realizowanych przez urząd zadań, do innych urzędów administracji publicznej, jednostek organizacyjnych i pozostałych instytucji;
14. przekazywanie pism do realizacji podległym jednostkom organizacyjnym lub spółkom, które wykonują zadania gminy-miasto Grudziądz;
15. prowadzenie Rejestru umów finansowanych ze środków budżetowych innych niż
     w sprawie zamówień publicznych, tj. umów cywilnoprawnych (np. zlecenia i o dzieło)
     z osobami niebędącymi pracownikami urzędu;
16. przeprowadzanie na polecenie doraźnej kontroli wewnętrznej w urzędzie z wyłączeniem kontroli finansowej;
17. prowadzenie pełnej dokumentacji z przeprowadzonych kontroli wewnętrznych oraz przez organy kontroli zewnętrznej;
18. nadzór nad udzieleniem odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne oraz nad realizacją wniosków i zaleceń pokontrolnych przekazanych przez organy kontroli zewnętrznej;
19. współpraca z organami kontroli zewnętrznej;
20. realizowanie zleceń na ogłoszenia prasowe dla urzędu;
21. rejestrowanie, wywieszanie na tablicy urzędu, oraz zwrot ogłoszeń wpływających m.in.
    z sądów, od komorników i innych urzędów;
22. prowadzenie rejestru ogłoszeń, które są wywieszane przez komórki organizacyjne urzędu na tablicy urzędu;
23. nadzór nad Biuletynem Informacji Publicznej;
24. prowadzenie spraw wynikających z obowiązku zapewnienia nieodpłatnej pomocy prawnej w mieście;
25. prowadzenie sprawozdawczości dla Głównego Urzędu Statystycznego, w tym koordynacja działań związanych z przygotowywaniem sprawozdań w urzędzie;
26. prowadzenie kontroli zarządczej w zakresie wydziału;
27. wprowadzanie na stronę internetową kart usług i formularzy dostarczonych z merytorycznych komórek organizacyjnych;
28. administrowanie skrzynką podawczą urzędu na platformie ePuap oraz skrzynką
    e-Doręczenia;
29. współadministrowanie systemem EZD w zakresie organizacji i obiegu dokumentów
    w urzędzie;
30. koordynowanie działań w zakresie wdrożenia SZBI w urzędzie;
31. prowadzenie spraw związanych ze wskazywaniem jednostek organizacyjnych dyrektorowi Zakładu Karnego, do których mogą zostać skierowani osadzeni do pracy oraz przedstawianie Radzie informacji w tym zakresie.

Referat Gospodarczy - ORA-II

Do właściwości Referatu należy w szczególności:

1. zarządzanie budynkami i lokalami wykorzystywanymi przez urząd;
2. prowadzenie nadzoru techniczno-budowlanego nad budynkami urzędu, w tym zlecanie przeglądów budowlanych;
3. zapewnienie ochrony budynków urzędu;
4. utrzymanie czystości wewnątrz i na zewnątrz budynków urzędu;
5. zapewnienie bezpieczeństwa i porządku w budynkach urzędu zgodnie z Regulaminem Bezpieczeństwa i Porządku obowiązującego na terenie obiektów urzędu;
6. gospodarowanie kluczami i prowadzenie ich ewidencji;
7. prowadzenie nadzoru nad parkingiem na dziedzińcu urzędu;
8. prowadzenie i organizacja Kancelarii Ogólnej;
9. prowadzenie nadzoru w zakresie doręczania korespondencji urzędowej przez gońców;
10. nadzorowanie pracy gońców i rozliczanie ich z ilości doręczonej korespondencji;
11. zarządzanie samochodami służbowymi;
12. prowadzenie ewidencji przyznawanych limitów kilometrów na jazdy lokalne dla pracowników urzędu;
13. prowadzenie ewidencji pieczątek i pieczęci urzędowych, w tym ich zamawianie;
14. przeprowadzanie okresowych przeglądów pieczątek i pieczęci urzędowych;
15. prowadzenie magazynów: materiałów biurowych, środków czystości oraz sprzętu elektronicznego oraz ich ewidencje;
16. dokonywanie spisu z natury rzeczy ruchomych znajdujących się w nieruchomościach nabytych przez gminę-miasto Grudziądz i Skarb Państwa w drodze dziedziczenia oraz ich oceny pod kątem przydatności do dalszego użytkowania;
17. ewidencja i gospodarowanie mieniem ruchomym poprzez:

1. przyjmowanie na stan ewidencji i przeprowadzanie likwidacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych,
2. fizyczne sprawdzanie mienia znajdującego się w pomieszczeniach urzędu;

18. konserwacja i naprawa wyposażenia biurowego;
19. wykonywanie bieżących remontów i napraw w budynkach urzędu;
20. gospodarowanie tablicami urzędowymi, w tym ich zamawianie;
21. umieszczanie tablic urzędowych na budynkach urzędu oraz ich aktualizacja;
22. oznakowywanie pomieszczeń, prowadzenie tablic informacyjnych wewnątrz budynków urzędu oraz ich aktualizacja;
23. prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych;
24. przygotowywanie pomieszczeń pod kątem spotkań takich jak sesje Rady, posiedzenia komisji oraz klubów radnych, narady, spotkania, konferencje itp.;
25. prowadzenie kalendarza rezerwacji sal w systemie EZD;
26. współpraca w przygotowywaniu i przeprowadzaniu wyborów i referendów, w tym dbanie o wyposażenia lokali wyborczych oraz wydawanie i odbieranie w dniu wyborów materiałów wyborczych od komisji;
27. współorganizowanie obchodów świąt państwowych, wojskowych i rocznic historycznych, w tym flagowanie budynków, pomników i masztów;
28. zapewnienie organizacji prawidłowego przebiegu posiedzeń składów orzekających Powiatowego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w razie awarii windy;
29. przygotowanie, prowadzenie, realizowanie spraw związanych z obroną cywilną oraz sprawami wojskowymi na terenie miasta.

Biuro Rady Miejskiej - ORA-III

Do właściwości Biura należy w szczególności:

1. obsługa merytoryczna, organizacyjna oraz biurowa Rady;
2. prowadzenie rejestrów projektów uchwał, podjętych uchwał oraz rozstrzygnięć nadzorczych Wojewody Kujawsko-Pomorskiego;
3. przygotowywanie materiałów na posiedzenia Rady oraz komisji, a także terminowe ich doręczanie;
4. organizowanie pracy komisji stałych i doraźnych Rady;
5. sporządzanie protokołów z sesji Rady;
6. sporządzanie sprawozdań, informacji z działalności Rady;
7. prowadzenie spraw związanych ze składanymi interpelacjami i wnioskami przez radnych oraz monitorowanie terminu udzielania na nie odpowiedzi;
8. ewidencjonowanie wniosków i opinii komisji Rady oraz przekazywanie ich do realizacji;
9. prowadzenie spraw dotyczących skarg, wniosków i petycji, dla których organem właściwym do rozpatrzenia jest Rada;
10. przekazywanie uchwał Rady do komórki nadzoru prawnego Wojewody Kujawsko-
    -Pomorskiego;
11. przekazywanie uchwał merytorycznym komórkom organizacyjnym;
12. publikowanie uchwał oraz rozstrzygnięć i wyroków ich dotyczących w Biuletynie Informacji Publicznej;
13. prowadzenie spraw związanych z wyborem ławników sądowych;
14. przekazywanie akt Rady i jej komisji do Archiwum Zakładowego;
15. koordynacja spraw związanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjno-technicznej przeprowadzenia wyborów prezydenckich, do Sejmu i Senatu, organów samorządu terytorialnego, do Parlamentu Europejskiego oraz referendum.

Archiwum Zakładowe - ORA-IV

Do właściwości Archiwum należy w szczególności:

1. prowadzenie archiwum zakładowego oraz archiwum zlikwidowanych zakładów oraz jednostek organizacyjnych miasta;
2. przyjmowanie dokumentów do archiwum zgodnie z obowiązującymi przepisami;
3. dokonywanie przeglądu archiwizowanych dokumentów i występowanie z wnioskiem
   o ich zniszczenie;
4. udostępnianie dokumentów znajdujących się w archiwum zgodnie z obowiązującymi przepisami;
5. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum w przypadku wznowienia sprawy
   w komórce organizacyjnej;
6. przeprowadzanie kwerend archiwalnych;
7. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
8. przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego Archiwum Państwowego;
9. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności Archiwum i stanu dokumentacji
   w archiwum;
10. doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją przez wyznaczonego koordynatora czynności kancelaryjnych;
11. przyjmowanie materiałów i dokumentacji po przeprowadzonych wyborach;
12.  przekazywanie dokumentacji powyborczej do Archiwum Państwowego;
13. wydawanie na wniosek kopii dokumentów z posiadanych akt osobowo-płacowych zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, zakładów, przedsiębiorstw i spółek.

Referat Planowania i Wydatków - ORA-V

Do właściwości Referatu należy w szczególności:

1. prowadzenie spraw związanych z budżetem wydziału, w tym z wydatkowaniem środków;
2. merytoryczna kontrola wykonania budżetu w zakresie realizowanym przez wydział;
3. prowadzenie sprawozdawczości  finansowej w realizowanym przez wydział zakresie;
4. prowadzenie ewidencji wydatków i dochodów realizowanych przez wydział;
5. prowadzenie ewidencji i kontrola dowodów księgowych wpływających do wydziału;
6. prowadzenie spraw finansowych związanych z działalnością Rady;
7. nadzór nad prawidłową klasyfikacją oraz rozliczeniem wykonania udzielonych zamówień publicznych;
8. bieżące monitorowanie i analiza wniosków wpływających z komórek organizacyjnych związanych z wyposażeniem stanowisk pracy;  
9. prowadzenie spraw finansowych związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów i referendum;
10. prowadzenie ewidencji przydziału odzieży, obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej;
11. prowadzenie ewidencji udzielonych środków na dofinansowanie zakupu okularów i szkieł korekcyjnych;
12. prowadzenie ewidencji stowarzyszeń, m.in. Związku Miast Polskich, Związku Miast Nadwiślańskich, których składki członkowskie są opłacane w ramach środków wydziału;
13. prenumerata czasopism na potrzeby urzędu;
14. prowadzenie spraw finansowych wynikających z obowiązku zapewnienia nieodpłatnej pomocy prawnej w mieście;
15. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami majątkowymi urzędu;
16. koordynowanie spraw związanych z ubezpieczeniami majątkowymi miasta;
17. prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczenia urzędników w zakresie odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy publicznych za rażące naruszenie prawa;
18. nadzór nad prowadzeniem ewidencji i gospodarowaniem środkami rzeczowymi urzędu;
19. nadzór nad prowadzeniem Biura Rzeczy Znalezionych.