ZARZĄDZENIE NR 358/26 Prezydenta Grudziądza w sprawie zasad wydawania, zmiany, cofnięcia oraz rejestracji upoważnień i pełnomocnictw w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

ZARZĄDZENIE Nr 358/26
PREZYDENTA GRUDZIĄDZA
z dnia 30 czerwca 2026 r.

w sprawie zasad wydawania, zmiany, cofnięcia oraz rejestracji upoważnień
i pełnomocnictw w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

Na podstawie art. 33 ust. 1, 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2026 r., poz. 662), art. 268a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postepowania administracyjnego (Dz.U. z 2025 r., poz. 1691), art. 143 § 1 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2026 r., poz. 622) art. 68 ust. 2 pkt 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.  o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r., poz. 1483 z późn. zm. ) zarządzam, co następuje:

§ 1. W celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, wprowadza się zasady wydawania, zmiany, cofnięcia oraz rejestracji upoważnień i pełnomocnictw w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu.

§ 2. 1. Upoważnienia lub pełnomocnictwa wydaje się wyłącznie w przypadkach dozwolonych przepisami prawa.
Upoważnienie -  należy przez to rozumieć wykonywanie określonych czynności w imieniu mocodawcy, może mieć charakter jednorazowy lub stały, zawiera wyraźnie wskazany zakres konkretnych czynności, jakie może w imieniu mocodawcy wykonać osoba upoważniona, nie może ona samodzielnie podejmować żadnych innych działań, niż te wskazane w upoważnieniu. 
Pełnomocnictwo – należy przez to rozumieć jednostronną czynność prawną mającą podstawę w prawie cywilnym, której istotą jest umocowanie do składania oświadczeń woli. Jest to oświadczenie woli mocodawcy, w którym ustala on zakres umocowania dla pełnomocnika.
2. Prezydent Grudziądza udziela pełnomocnictwa i upoważnienia w imieniu organu gminy-miasto Grudziądz lub kierownika Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.
3. Niniejsze zarządzenie nie obejmuje wydawania upoważnień i pełnomocnictw: 
1)    do kontrasygnowania czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych względem gminy – miasto Grudziądz;
2)    do przetwarzania danych osobowych;
3)    do zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty;
4)    do sprawdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym, pod względem formalnym i rachunkowym oraz pod względem przestrzegania ustawy Prawo zamówień publicznych i obowiązującego Zarządzenia w sprawie Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty 170.000 zł;
5)    do kontroli podatkowych;
6)    do przekazania kierownikom jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz
w zakresie zaciągania zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym
i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki z których wynikające płatności wykraczają poza rok budżetowy;
7)    do składania oświadczeń woli przez dyrektorów szkół i placówek oświatowo – wychowawczych;
8)    do przeprowadzania kontroli w Urzędzie Miejskim oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz;
które określają odrębne ustawy i przepisy wykonawcze do nich oraz okólniki i zarządzenia Prezydenta Grudziądza.
4. Wydane upoważnienia i pełnomocnictwa określone w § 2 ust. 3 pracownik zobowiązany jest niezwłocznie dostarczyć w dwóch egzemplarzach (jeden do akt osobowych oraz drugi do rejestru) do Biura Kadr i Płac, w celu rejestracji w centralnym rejestrze upoważnień i pełnomocnictw.
5. W przypadku pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w zakresie zarządzania mieniem komunalnym, które udzielane jest w formie aktu notarialnego, pracownik zobowiązany jest niezwłocznie przedłożyć jeden egzemplarz do Biura Kadr i Płac, celem ujęcia w centralnym rejestrze upoważnień i pełnomocnictw.

     § 3. 1. W celu uzyskania upoważnienia lub pełnomocnictwa należy złożyć do Prezydenta Grudziądza pisemny, umotywowany wniosek.
2. Wniosek o wydanie upoważnienia lub pełnomocnictwa, powinien zawierać:
1)    miejscowość oraz datę;
2)    znak sprawy: oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjnym z wykazu akt, kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw oraz cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła;
3)    podstawę prawną, na podstawie której upoważnienie lub pełnomocnictwo ma zostać wydane;
4)    dane osoby:
a)    w przypadku pracowników Urzędu Miejskiego – imię i nazwisko, stanowisko służbowe oraz nazwa komórki organizacyjnej,
b)    w przypadku kierowników i pracowników jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz – imię i nazwisko, stanowisko służbowe oraz nazwa jednostki organizacyjnej,
c)    w przypadku osób fizycznych niebędących pracownikami Urzędu Miejskiego
w Grudziądzu – imię i nazwisko, serię i numer dokumentu tożsamości,
d)    w przypadku członków Miejskiej Komisji Alkoholowych – imię nazwisko oraz numer legitymacji służbowej,
e)    w przypadku przedsiębiorców – imię i nazwisko, nazwa, adres siedziby, NIP i REGON;
5)    szczegółowo sprecyzowany zakres przedmiotowy upoważnienia lub pełnomocnictwa;
6)    okres, na który ma zostać udzielone upoważnienie lub pełnomocnictwo;
7)    inne istotne informacje;
8)    uzasadnienie wniosku;
9)    podpis wnioskującego;
10)    podpis radcy prawnego lub adwokata Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.
3. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§  4. Wniosek o którym mowa w § 3, przygotowuje:
1)    właściwa komórka organizacyjna (dotyczy pracowników i kierownika komórki organizacyjnej oraz usługobiorców zewnętrznych, przedsiębiorców);
2)    pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku;
3)    kierownik danej jednostki organizacyjnej gminy-miasto Grudziądz (w przypadku jednostek organizacyjnych, nad którymi nadzór sprawuje właściwa komórka organizacyjna Urzędu Miejskiego wniosek jest przekazywany do Prezydenta Grudziądza, za pośrednictwem tej komórki);
4)    pracownik Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego dla Wiceprezydentów Grudziądza oraz Sekretarza Miasta;
5)    pracownik Wydziału Finansowego dla Skarbnika Miasta.
§ 5. 1. Zaakceptowany przez Prezydenta Grudziądza wniosek o udzielenie upoważnienia lub pełnomocnictwa, przekazywany jest do Biura Kadr i Płac, celem nadania numeru
z centralnego rejestru upoważnień i pełnomocnictw, a następnie do komórki lub jednostki organizacyjnej sporządzającej wniosek, celem przygotowania upoważnienia lub pełnomocnictwa.
2.    Upoważnienia i pełnomocnictwa udzielane są oddzielne dla każdej osoby, za wyjątkiem odgórnych wzorów upoważnień regulowanych przepisami prawa.
3.    Wzór upoważnienia lub pełnomocnictwa stanowi załącznik nr 2 i nr 3 do niniejszego zarządzenia. 
4.    W przypadku kontroli na podstawie Prawa przedsiębiorców, kontroli fundacji i stowarzyszeń, realizacji programów, projektów finansowanych ze środków zewnętrznych wzór upoważnienia lub pełnomocnictwa może się różnić od wzoru wskazanego w niniejszym zarządzeniu. 
5.    Upoważnienie lub pełnomocnictwo powinno zawierać w szczególności:
1)    znak sprawy (taki, jak na wniosku);
2)    numer z centralnego rejestru upoważnień i pełnomocnictw;
3)    datę i miejsce jego wydania;
4)    podstawę prawą, na jakiej zostało wydane;
5)    dane osoby, której udziela się upoważnienia lub pełnomocnictwa – zgodnie z § 3 ust. 2 pkt 4.;
6)    szczegółowo sprecyzowany zakres przedmiotowy upoważnienia lub pełnomocnictwa;
7)    okres, na który udziela się upoważnienia lub pełnomocnictwa;
8)    klauzulę o możliwości lub braku możliwości udzielania dalszych upoważnień i pełnomocnictw;
9)    podpis upoważniającego.
6.    Upoważnienia do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej (w tym wydawania decyzji administracyjnych) oraz upoważnienia do składania oświadczeń woli w imieniu Prezydenta Grudziądza tworzy się zgodnie z obowiązującymi w Urzędzie Miejskim  zasadami tworzenia aktów prawnych.
7.    Pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w zakresie zarządzania mieniem komunalnym tworzy się w formie aktu notarialnego.

§ 6. 1. Każde wydane upoważnienie lub pełnomocnictwo oraz jego odwołanie lub cofnięcie podlega rejestracji w centralnym rejestrze upoważnień i pełnomocnictw.
2.    Biuro Kadr i Płac prowadzi w formie elektronicznej centralny rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw.
3.    Wzór rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.
4.    Rejestr prowadzi się w cyklu rocznym i obejmuje upoważnienia i pełnomocnictwa wydane przez Prezydenta Grudziądza oraz Skarbnika Miasta w danym roku kalendarzowym. 

§ 7. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych, kierownicy jednostek organizacyjnych gminy -miasto Grudziądz oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach zobowiązani są do bieżącego monitorowania aktualności udzielonych upoważnień i pełnomocnictw, a w przypadku zmiany przepisów prawa, zajmowanego stanowiska służbowego, nazwiska bądź nazwy komórki organizacyjnej, podejmują działania mające na celu zmianę lub cofnięcie udzielonego upoważnienia lub pełnomocnictwa.
2.    Upoważnienie lub pełnomocnictwo ustaje z powodu:
1)    cofnięcia;
2)    wygaśnięcia wraz z upływem terminu, na jaki zostało udzielone;
3)    zakończenia realizacji czynności określonych w treści dokumentu;
4)    ustania stosunku pracy osoby lub umowy cywilnoprawnej, której udzielono upoważnienie lub pełnomocnictwo.
3. Każde upoważnienie lub pełnomocnictwo upoważniający ma prawo cofnąć lub zmienić w każdym czasie z zachowaniem formy pisemnej.
4. Wniosek o  zmianę oraz cofnięcie upoważnienia lub pełnomocnictwa przygotowuje kierownik komórki organizacyjnej oraz pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku. 
5. W przypadku jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz, dla których zostały wyznaczone merytoryczne komórki organizacyjne wniosek o zmianę lub cofnięcie upoważnienia lub pełnomocnictwa przygotowuje kierownik jednostki, który jest przekazywany do Prezydenta Grudziądza, za pośrednictwem merytorycznej komórki sprawującej nad nią nadzór.
6. W przypadku jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz, dla których nie zostały wyznaczone merytoryczne komórki organizacyjne wniosek o zmianę lub cofnięcie upoważnienia lub pełnomocnictwa przygotowuje kierownik jednostki.
7. Wzór wniosku o zmianę oraz cofnięcie upoważnienia lub pełnomocnictwa stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.
8. Postanowienia dotyczące obiegu dokumentów w zakresie wydania upoważnień i pełnomocnictw, stosuje się odpowiednio w przypadku ich zmiany oraz cofnięcia.
9.    Zmiana upoważnienia lub pełnomocnictwa następuje poprzez wydanie nowego dokumentu, z równoczesnym odwołaniem dotychczasowego upoważnienia lub pełnomocnictwa.
10.    Utrata mocy obowiązującej upoważnienia lub pełnomocnictwa zostaje odnotowana w rejestrze, o którym mowa w § 6. niniejszego zarządzenia.

§ 8. 1. Upoważnienia i pełnomocnictwa sporządza się minimum w czterech egzemplarzach: 
1)    jeden egzemplarz otrzymuje osoba upoważniona;
2)    drugi egzemplarz umieszcza się w rejestrze upoważnień i pełnomocnictw;
3)    trzeci egzemplarz dołącza się do akt osobowych pracownika (jeżeli upoważnienie lub pełnomocnictwo zostało wydane dla pracownika Urzędu, kierownika lub pracownika jednostki organizacyjnej) wraz z potwierdzeniem odbioru upoważnienia lub pełnomocnictwa;
4)    czwarty dołącza się pod numer sprawy komórki organizacyjnej składającej wniosek.
2.    Dopuszcza się możliwość sporządzenia dodatkowego egzemplarza upoważnienia lub pełnomocnictwa w razie konieczności. 

§ 9. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się odstępstwa od stosowania niniejszego zarządzenia.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 15 lipca 2026 r. 

§ 11. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.