ZARZĄDZENIE NR 15/21 w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej poprzez organizację szkoleń sportowych dzieci i młodzieży

ZARZĄDZENIE NR 15/21

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 13 stycznia 2021 r.

w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego  z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej poprzez organizację szkoleń sportowych dzieci i młodzieży

Na podstawie art. 13 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 z późn. zm.) oraz § 6 ust. 2 lit. a,  § 7 pkt 8 lit. a i § 9 ust. 1 Uchwały Nr XXXVI/311/20 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 25 listopada 2020 r. w sprawie Programu współpracy gminy-miasto Grudziądz z organizacjami pozarządowymi w 2021 roku, zarządzam, co następuje:

Rozdział 1
Rodzaj zadania i wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania

§ 1. 1.  Ogłaszam otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej poprzez organizację szkoleń sportowych dzieci i młodzieży, zwanego dalej „zadaniem”.

2. Zadanie mieści się w zakresie priorytetowych zadań publicznych wskazanych w § 7 pkt 8 lit. a Uchwały Nr XXXVI/311/20 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 25 listopada 2020 r. w sprawie Programu współpracy gminy-miasto Grudziądz z organizacjami pozarządowymi w 2021 roku.
3. Celem zadania jest rozwój sprawności fizycznej, propagowanie zdrowego trybu życia i aktywnego spędzania czasu oraz zwiększenie możliwości dla społeczności lokalnej do działalności sportowej poprzez organizację szkoleń sportowych dzieci i młodzieży.

§ 2. 1. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania wynosi 1.000.000,00 zł. 

2. Wskazana kwota może ulec zmianie po przyjęciu przez Radę Miejską Grudziądza uchwały w sprawie budżetu na 2021 rok.
3. Zastrzega się możliwość rozdysponowania kwoty niższej, niż kwota wskazana w ust. 1.

Rozdział 2
Zasady przyznawania dotacji

§ 3. 1. O przyznanie dotacji mogą ubiegać się organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, prowadzące działalność statutową w zakresie objętym konkursem.

2. Oferent nie może prowadzić odpłatnej działalności pożytku publicznego i działalności gospodarczej w odniesieniu do tego samego przedmiotu działalności.
3. Oferent w ramach niniejszego konkursu może złożyć jedną ofertę.
4. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji, jak również nie gwarantuje przyznania dotacji we wnioskowanej wysokości.
5. W przypadku przyznania dotacji w wysokości niższej od wnioskowanej, oferent w terminie wskazanym przez Wydział Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, nie dłuższym jednak niż 10 dni roboczych od dnia poinformowania o przyznaniu dotacji:

1. dokonuje aktualizacji oferty w formie elektronicznej poprzez generator ofert,
   z uwzględnieniem wysokości przyznanej dotacji, z zastrzeżeniem, że procentowy udział przyznanej dotacji w sumie wszystkich kosztów realizacji zadania nie może być wyższy niż wnioskowany w ofercie oraz składa wydruk potwierdzenia złożenia aktualizacji oferty wygenerowany z systemu i podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta, lub
2. informuje w formie pisemnej o rezygnacji z realizacji zadania.

Rozdział 3
Termin i warunki realizacji zadania

§ 4. 1. Zadanie należy zrealizować w okresie od dnia 1 stycznia 2021 r. do dnia 31 grudnia 2021 r., z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W przypadku, gdy z oferty realizacji zadania wynika, że zadanie ma charakter ciągły i jest realizowane przed zawarciem umowy, termin rozpoczęcia realizacji zadania może być wcześniejszy niż data zawarcia umowy.
3. W ramach zadania zleceniobiorca jest zobowiązany do posiadania i prowadzenia dziennika zajęć zawierającego m. in. listę uczestników szkolenia, daty, zakres godzinowy zajęć, tematykę zajęć, informację o udziale w zawodach i imprezach, nazwisko szkoleniowca oraz frekwencję.
4. Wydatki dotyczące realizacji zadania uznaje się za kwalifikowalne, jeżeli:

1. są niezbędne dla realizacji zadania;
2. są racjonalne i efektywne;
3. zostały faktycznie poniesione w okresie wskazanym w umowie;
4. zostały udokumentowane;
5. zostały przewidziane w kalkulacji kosztów.

5. W kosztach realizacji zadania nie uwzględnia się wydatków niezwiązanych bezpośrednio z realizacją zadania (koszty niekwalifikowalne), w szczególności wydatków na:

1. podatek od towarów i usług (VAT), jeżeli zleceniobiorca ma możliwość jego odliczenia;
2. finansowanie kosztów działalności gospodarczej;
3. amortyzację;
4. leasing;
5. odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań;
6. kary i grzywny;
7. zakup napojów alkoholowych.

6. Dopuszcza się pobieranie świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania, pod warunkiem, że zleceniobiorca prowadzi odpłatną działalność pożytku publicznego.
7. Wkład własny niefinansowy zleceniobiorcy w realizacji zadania mogą stanowić:

1. wkład osobowy – świadczenia wolontariuszy lub praca społeczna członków organizacji;
2. wkład rzeczowy – przedmioty służące realizacji zadania.

8. W przypadku wkładu własnego osobowego w realizacji zadania przyjmuje się aktualne stawki rynkowe z zastrzeżeniem, że stawka godzinowa nie może być niższa niż 18,30 zł i nie wyższa niż 100,00 zł.
9. W przypadku wkładu własnego rzeczowego w realizacji zadania uwzględnia się wyłącznie wkład w takim zakresie, w jakim jest on wykorzystywany do realizacji zadania i przyjmuje się aktualne ceny rynkowe.
10. Wkład rzeczowy to przedmioty służące realizacji zadania (np. nieruchomości, środki transportu, maszyny, urządzenia), zasób udostępniony lub usługa świadczona na rzecz organizacji przez inny podmiot nieodpłatnie (np. usługa transportowa, hotelowa, poligraficzna) planowana do wykorzystania w realizacji zadania.
11. Koszty administracyjne realizacji zadania nie mogą przekroczyć 20 % sumy wszystkich kosztów realizacji zadania (do kosztów administracyjnych zalicza się np.: koszty obsługi księgowej, koszty działań o charakterze administracyjnym, koordynacyjnym, nadzorczym i kontrolnym, koszty telekomunikacyjne, koszty zakupu materiałów biurowych używanych w ramach realizacji zadania, część kosztów ogólnych zleceniobiorcy, np. czynsz, media, opłaty pocztowe i opłaty bankowe).
12. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane, bez konieczności aneksowania umowy:

1. przesunięcia w zakresie poszczególnych pozycji kosztów działania oraz pomiędzy działaniami określonymi w kalkulacji kosztów realizacji zadania w wysokości nie przekraczającej 20 % danego kosztu;
2. zmiany w zakresie poszczególnych działań i terminów ich realizacji, o ile nie zmieniają istoty zadania i nie naruszają terminu realizacji zadania określonego w umowie.

13. W uzasadnionych przypadkach zleceniobiorca może wystąpić w trakcie realizacji zadania o aneksowanie umowy, w szczególności w zakresie:

1. przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów działania oraz pomiędzy działaniami określonymi w kalkulacji kosztów realizacji zadania w wysokości przekraczającej 20 % danego kosztu;
2. utworzenia nowej pozycji kosztów w kalkulacji kosztów realizacji zadania;
3. istotnych zmian w zakresie poszczególnych działań, w tym wprowadzenia nowych działań i/lub rezygnacji z zaplanowanych działań,

pod warunkiem, że zmiany te nie wpływają na warunki realizacji zadania i kryteria oceny oferty określone w ogłoszeniu o konkursie.

14. Zleceniobiorca, w terminie 30 dni od daty zakończenia realizacji zadania, składa w formie elektronicznej poprzez generator ofert, sprawozdanie końcowe z wykonania zadania, sporządzone zgodnie ze wzorem sprawozdania określonym w załączniku nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia
    24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U.
    z 2018 r. poz. 2057).
15. Zleceniobiorca załącza do sprawozdania w formie elektronicznej zestawienie dokumentów księgowych (faktur, rachunków) dotyczących realizacji zadania, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku Nr 2 do Zarządzenia Nr 456/20 Prezydenta Grudziądza z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie procedury zlecania przez gminę-miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym.
16. Zleceniobiorca, w terminie 3 dni roboczych od daty złożenia sprawozdania w generatorze, składa w Wydziale Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Grudziądzu wydruk potwierdzenia złożenia sprawozdania wygenerowany z systemu (zawierający sumę kontrolną zgodną z wersją elektroniczną sprawozdania złożonego w generatorze) i podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w zakresie zobowiązań finansowych w imieniu zleceniobiorcy.
17. Zadanie uznaje się za zrealizowane, jeżeli zleceniobiorca zrealizował działania określone w ofercie, a rezultaty wskazane w ofercie (w sposób umożliwiający ich zmierzenie) zostały osiągnięte na poziomie nie niższym niż 80 % w stosunku do zaplanowanych.
18. W przypadku, gdy założone rezultaty zostały osiągnięte na poziomie równym lub wyższym niż 50 % i niższym niż 80 %, zleceniobiorca:
    1. jest zobowiązany do wyjaśnienia przyczyn nieosiągnięcia rezultatów;
    2. może być zobowiązany do zwrotu części dotacji proporcjonalnie do stopnia realizacji zadania.
19. W przypadku, gdy założone rezultaty zostaną osiągnięte na poziomie niższym niż 50 %, zleceniobiorca jest zobowiązany do zwrotu całości dotacji.
20. Przy ocenie stopnia realizacji zadania zleceniodawca bierze pod uwagę w szczególności:

1. czy nieosiągnięcie rezultatów nastąpiło z winy zleceniobiorcy czy z przyczyn obiektywnych;
2. czy nieosiągnięcie rezultatów ma wpływ na koszty jednostkowe zadania;
3. czy nieosiągnięcie rezultatów spowodowało niezrealizowanie celu zadania.

21. Umowę uznaje się za wykonaną z dniem zaakceptowania sprawozdania końcowego przez zleceniodawcę.
22. Szczegółowe warunki realizacji zadania określa umowa zawarta pomiędzy gminą-miasto Grudziądz a zleceniobiorcą, sporządzona zgodnie z ramowym wzorem określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.

Rozdział 4
Termin składania ofert

§ 5. 1. Oferent składa ofertę w formie elektronicznej poprzez generator ofert, sporządzoną zgodnie ze wzorem oferty określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.

2. Oferent jest zobowiązany zawrzeć w ofercie:
   1. w części III pkt 5 – analizę ryzyka, odnoszącą się do możliwych do wystąpienia problemów podczas realizacji zadania oraz określić sposoby mające na celu przeciwdziałanie ich wystąpieniu;  
   2. w części III pkt 6 – informacje dotyczące rezultatów realizacji zadania i sposobów ich monitorowania;
   3. w części IV – sposób wyceny wkładu osobowego i/lub rzeczowego, jeżeli oferent planuje jego wniesienie w ramach realizacji zadania.
3. Oferent załącza w formie elektronicznej załączniki do oferty:
   1. skan statutu lub w przypadku stowarzyszeń zwykłych – regulaminu działalności (obowiązek nie dotyczy parafii oraz innych kościelnych osób prawnych);
   2. w przypadku, gdy oferent nie podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego – skan aktualnego zaświadczenia lub wypisu z właściwego rejestru lub ewidencji, niezależnie od tego kiedy został wydany (obowiązek nie dotyczy podmiotów wpisanych do rejestrów lub ewidencji prowadzonych przez Prezydenta Grudziądza);
   3. w przypadku, gdy ofertę podpisują inne osoby, niż uprawnione do reprezentacji oferenta, zgodnie z wpisem do rejestru lub ewidencji – skan pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta wraz z dowodem zapłaty opłaty skarbowej (złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa podlega opłacie skarbowej w wysokości 17,00 zł; zapłaty opłaty skarbowej należy dokonać przelewem na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Grudziądzu o numerze 80 1020 5040 0000 6802 0085 9595 z adnotacją „Opłata skarbowa z tytułu pełnomocnictwa” lub gotówką w kasie Urzędu Miejskiego w Grudziądzu przy ul. Ratuszowej 1 lub przy ul. Mickiewicza 28/30 w godzinach pracy Urzędu; opłaty skarbowej nie uiszczają uczniowskie kluby sportowe i podmioty mające status organizacji pożytku publicznego),
   4. imienną listę zawodników biorących udział w realizacji zadania, w tym:

1. zawodników posiadających licencję,
2. zawodników nieposiadających licencji lub posiadających inny dokument,

sporządzoną według stanu na dzień 1 grudnia 2020 r., zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku Nr 1 do Zarządzenia.

4. Oferent składa ofertę poprzez generator ofert, udostępniony na stronie internetowej www.witkac.pl w terminie do dnia 3 lutego 2021 r. do godz. 23:59:59.
5. Oferent składa:
   1. wydruk potwierdzenia złożenia oferty wygenerowany z systemu (zawierający sumę kontrolną zgodną z wersją elektroniczną oferty złożonej w generatorze) i podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta;
   2. w przypadku, gdy ofertę podpisują inne osoby, niż uprawnione do reprezentacji oferenta, zgodnie z wpisem do rejestru lub ewidencji – oryginał pełnomocnictwa lub kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem

poprzez wrzucenie do urny usytuowanej w wejściu do Biura Obsługi Interesantów Urzędu Miejskiego w Grudziądzu przy ul. Ratuszowej 1 lub przesyła za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej, w terminie do dnia 8 lutego 2021 r. do godz. 15:30.

6. Za datę złożenia oferty uważa się datę złożenia oferty poprzez generator ofert.
7. Za datę złożenia wydruku potwierdzenia złożenia oferty uważa się datę wpływu wydruku do siedziby Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.
8. Przed złożeniem oferty poprzez generator ofert dodatkowych informacji i wyjaśnień oferentom udzielają:

1. w sprawach merytorycznych dotyczących konkursu – pracownicy Wydziału Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Grudziądzu pod numerem telefonu 56 69 68 692 oraz drogą elektroniczną pod adresami e-mail l.froncek@um.grudziadz.pl, p.sternicka@um.grudziadz.pl;
2. w sprawach technicznych związanych z obsługą generatora – pracownicy firmy Witkac.pl drogą elektroniczną pod adresem e-mail bok@witkac.pl.

Rozdział 5
Tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania wyboru ofert

§ 6. 1. Oferta spełnia wymogi formalne, jeżeli:

1. oferta została sporządzona według wzoru, o którym mowa w § 5 ust. 1;
2. oferta została złożona poprzez generator ofert w terminie, o którym mowa w § 5 ust. 4;
3. oferent złożył w miejscu i terminie wskazanym w § 5 ust. 5 wydruk potwierdzenia złożenia oferty wygenerowany z systemu (zawierający sumę kontrolną zgodną z wersją elektroniczną oferty złożonej w generatorze) i podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta, zgodnie z wpisem do rejestru lub ewidencji albo pełnomocnictwem oraz, jeżeli dotyczy, oryginał pełnomocnictwa lub kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem;
4. oferta została złożona przez oferenta uprawnionego do jej złożenia, prowadzącego działalność statutową w zakresie objętym konkursem;
5. oferta jest zgodna z warunkami ogłoszenia o konkursie, w szczególności dotyczącymi celu i terminu realizacji zadania publicznego;
6. oferta została wypełniona w sposób kompletny, nie zawiera istotnych błędów i ma prawidłowo wypełnione wszystkie oświadczenia;
7. do oferty załączono w formie elektronicznej załączniki wskazane w § 5 ust. 3.

2. Wzór karty oceny formalnej oferty określa Załącznik Nr 2 do Zarządzenia.
3. Oferent ma możliwość jednokrotnego uzupełnienia oferty zawierającej uchybienia wskazane w ust. 1 pkt 6 i 7, w terminie wskazanym przez Wydział Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.
4. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, w tym również nieuzupełnione
   we wskazanym terminie, nie podlegają ocenie merytorycznej.
5. Oceny merytorycznej ofert dokonuje komisja konkursowa, powołana przez Prezydenta
   Grudziądza, w szczególności w oparciu o następujące kryteria:

1. możliwość realizacji zadania przez oferenta;
2. kalkulacja kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania;
3. proponowana jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których oferent będzie realizował zadanie;
4. planowany przez oferenta udział środków finansowych w realizacji zadania;
5. planowany przez oferenta wkład rzeczowy i osobowy w realizacji zadania;
6. w przypadku oferentów, którzy w latach poprzednich realizowali zlecone zadania – analiza i ocena realizacji zleconych zadań z uwzględnieniem rzetelności, terminowości i sposobu rozliczenia otrzymanych na ten cel środków;
7. wyniki współzawodnictwa w Systemie Sportu Młodzieżowego w latach 2018-2020;
8. liczba zawodników biorących udział w realizacji zadania posiadających licencję;
9. liczba zawodników biorących udział w realizacji zadania nieposiadających licencji lub posiadających inny dokument;
10. znaczenie zadania dla gminy-miasto Grudziądz (dyscypliny priorytetowe w roku 2021: kolarstwo, wioślarstwo, boks, podnoszenie ciężarów, pływanie, lekka atletyka, judo i sporty lotnicze).

6. Wzór karty oceny merytorycznej oferty określa Załącznik Nr 3 do Zarządzenia.
7. W konkursie może zostać wybrana więcej niż jedna oferta.
8. Prezydent Grudziądza, w formie zarządzenia, podejmuje ostateczną decyzję w sprawie wyboru oferentów i wysokości przyznanych dotacji, od której nie przysługuje tryb odwoławczy.
9. Zarządzenie w sprawie ogłoszenia wyników konkursu lub unieważnienia konkursu zostanie zamieszczone w terminie do dnia 31 marca 2021 r. w następujących miejscach:

1. w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu www.bip.grudziadz.pl;
2. na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu www.grudziadz.pl;
3. na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;
4. w generatorze ofert na stronie internetowej www.witkac.pl.

10. Wydział Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Grudziądzu poinformuje oferentów o sposobie rozpatrzenia złożonych ofert i wysokości przyznanych dotacji.

Rozdział 6
Zadania publiczne zrealizowane w roku poprzednim i w roku ogłoszenia konkursu

§ 7. W roku bieżącym zadanie będące przedmiotem konkursu nie było realizowane. W 2020 roku Prezydent Grudziądza zlecił zadania publiczne z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej dotyczące szkoleń sportowych dzieci i młodzieży przekazując organizacjom pozarządowym dotacje w łącznej wysokości 855.000,00 zł, zgodnie z zestawieniem:

Rozdział 7
Przepisy końcowe

§ 8. 1. Zapraszam organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
do wskazywania osób do pracy w komisji konkursowej.

2. W pracach komisji konkursowej nie mogą uczestniczyć osoby wskazane przez organizacje pozarządowe i podmioty biorące udział w konkursie.
3. Członkowie komisji konkursowej wykonują swoje obowiązki społecznie w godzinach pracy Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.
4. Pisemne zgłoszenia, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku Nr 1 do Zarządzenia Nr 456/20 Prezydenta Grudziądza z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie procedury zlecania przez gminę-miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym, należy składać wrzucając formularz zgłoszenia do urny usytuowanej w wejściu do Biura Obsługi Interesantów Urzędu Miejskiego w Grudziądzu przy ul. Ratuszowej 1 w terminie do dnia 3 lutego 2021 r. do godz. 15:30.

§ 9. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Zarządzeniu mają zastosowanie przepisy:

1. ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
2. rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań;
3. Uchwały Nr XXXVI/311/20 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 25 listopada 2020 r. w sprawie Programu współpracy gminy-miasto Grudziądz z organizacjami pozarządowymi w 2021 roku;
4. Zarządzenia Nr 456/20 Prezydenta Grudziądza z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie procedury zlecania przez gminę-miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym.

§ 10. Wykonanie Zarządzenia powierzam Dyrektorom Wydziału Komunikacji Społecznej oraz Wydziału Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.