ZARZĄDZENIE NR 253/21 w sprawie określenia procedury postępowania w związku z przeprowadzanymi konsultacjami z mieszkańcami Grudziądza

Zarządzenie Nr 253/21
Prezydenta Grudziądza
z dnia 28 maja 2021 r.

w sprawie określenia procedury postępowania w związku z przeprowadzanymi konsultacjami z mieszkańcami Grudziądza

Na podstawie art. 30 ust. 1 i 2 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713 i 1378) zarządzam, co następuje:

Rozdział 1
Postanowienia ogólne

§ 1. Określam procedurę postępowania w związku z przeprowadzanymi konsultacjami z mieszkańcami Grudziądza.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1. komórce merytorycznej – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu Miejskiego w Grudziądzu właściwą merytorycznie ze względu na przedmiot konsultacji;
2. komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu Miejskiego w Grudziądzu;
3. opiniach – należy przez to rozumieć opinie, uwagi, sugestie, wnioski i propozycje zgłoszone w ramach konsultacji;
4. platformie konsultacji społecznych – należy przez to rozumieć elektroniczną przestrzeń
   do komunikacji i wyrażania opinii dostępną na stronie internetowej www.grudziadz.konsultacjejst.pl; 
5. Prezydencie – należy przez to rozumieć Prezydenta Grudziądza, jako organ wykonawczy gminy-miasta Grudziądza lub działającego z jego upoważnienia Wiceprezydenta Grudziądza;
6. uchwale – należy przez to rozumieć Uchwałę Nr XLIII/376//21 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 28 kwietnia 2021 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania konsultacji z mieszkańcami Grudziądza (Dz. Urz. Woj. Kuj.-Pom. z 2021 r. poz. 2363);
7. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Grudziądzu;
8. wniosku – należy przez to rozumieć wniosek o przeprowadzenie konsultacji społecznych, o którym mowa w § 11 ust. 1 uchwały, złożony do Prezydenta Grudziądza;
9. Wydziale Komunikacji Społecznej – należy przez to rozumieć Wydział Komunikacji Społecznej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu odpowiedzialny za koordynację konsultacji z mieszkańcami.

§ 3. Konsultacje z mieszkańcami są prowadzone zgodnie z Uchwałą Nr XLIII/376/21 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 28 kwietnia 2021 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania konsultacji z mieszkańcami Grudziądza (Dz. Urz. Woj. Kuj.-Pom. z 2021 r. poz. 2363) z uwzględnieniem przepisów szczególnych.

Rozdział 2
Koordynacja konsultacji

§ 4. 1. Działania związane z przeprowadzaniem konsultacji z mieszkańcami koordynuje Wydział Komunikacji Społecznej.

2. Do zadań Wydziału Komunikacji Społecznej należy w szczególności:

1. prowadzenie edukacji mieszkańców w zakresie konsultacji i innych form partycypacji społecznej;
2. współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie procesu prowadzenia konsultacji; 
3. współpraca z grafikiem komputerowym w celu opracowywania projektów graficznych materiałów informacyjnych dotyczących konsultacji;
4. prowadzenie rejestru koordynatorów konsultacji;
5. prowadzenie rejestru wniosków o przeprowadzenie konsultacji;
6. prowadzenie rejestru konsultacji;
7. monitoring konsultacji prowadzonych przez komórki organizacyjne w zakresie zgodności z uchwałą oraz niniejszym zarządzeniem;
8. nadzór nad aktualnością przepisów wewnętrznych dotyczących konsultacji;
9. prowadzenie na stronie internetowej Urzędu zakładki dotyczącej konsultacji społecznych;
10. administrowanie platformą konsultacji społecznych.

§ 5. 1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych, które w zakresie swoich właściwości prowadzą lub zamierzają prowadzić konsultacje wyznaczają koordynatorów konsultacji.

2. Dyrektorzy przekazują informacje o wyznaczonych koordynatorach do Wydziału Komunikacji Społecznej w terminie 30 dni od daty wejścia w życie niniejszego zarządzenia.
3. Informacja powinna zawierać co najmniej imię i nazwisko koordynatora, adres e-mail i numer telefonu.
4.  W przypadku zmiany koordynatora dyrektor komórki organizacyjnej przekazuje  informację w terminie 14 dni od daty dokonania zmiany.

§ 6. Do zadań koordynatorów konsultacji należy w szczególności:

1. koordynacja działań komórki organizacyjnej w zakresie przygotowywania i prowadzenia konsultacji; 
2. współpraca z Wydziałem Komunikacji Społecznej w zakresie procesu prowadzenia konsultacji;
3. przygotowywanie projektów zarządzeń lub ogłoszeń o konsultacjach,
4. planowanie i prowadzenie akcji informacyjnych poprzedzających konsultacje;
5. prowadzenie konsultacji,
6. przygotowywanie projektów raportów z konsultacji.

Rozdział 4
Wnioski o przeprowadzenie konsultacji

§ 7. 1. Prezydent przekazuje wniosek o przeprowadzenie konsultacji do komórki merytorycznej właściwej ze względu na przedmiot konsultacji oraz kopię wniosku do Wydziału Komunikacji Społecznej.

2. Komórka merytoryczna sprawdza wniosek pod względem formalnym w terminie 14 dni od daty jego złożenia.
3. W przypadku, gdy wniosek zawiera braki lub błędy formalne, komórka merytoryczna wzywa w formie pisemnej lub elektronicznej wnioskodawcę wyznaczając 7-dniowy termin na usunięcia braków lub błędów.
4. W przypadku, gdy wnioskodawca w wyznaczonym terminie nie usunie braków lub błędów występujących we wniosku, komórka merytoryczna pozostawia wniosek bez rozpatrzenia, informując o tym wnioskodawcę w formie pisemnej.

§ 8. 1. Dyrektor komórki merytorycznej w uzgodnieniu z Dyrektorem Wydziału Komunikacji Społecznej przedstawia Prezydentowi opinię dotyczącą sposobu rozpatrzenia wniosku, w szczególności uwzględniając:

1. 1. wagę (istotność) przedmiotu konsultacji dla społeczności lokalnej;
   2. koszty przeprowadzenia konsultacji;
   3. zasadność proponowanej formy konsultacji.
2. Komórka merytoryczna przygotowuje projekt odpowiedzi Prezydenta w sprawie rozpatrzenia wniosku, a po podpisaniu przekazuje kopię odpowiedzi do Wydziału Komunikacji Społecznej.
3. Wydział Komunikacji Społecznej wpisuje wniosek oraz sposób jego rozpatrzenia do rejestru wniosków o przeprowadzenie konsultacji.

Rozdział 5
Przygotowanie i prowadzenie konsultacji

§ 9. 1. Koordynator konsultacji przygotowuje projekt zarządzenia lub ogłoszenia Prezydenta w sprawie przeprowadzenia konsultacji.

2. Koordynator konsultacji informuje Wydział Komunikacji Społecznej o zamiarze przeprowadzenia konsultacji, przesyłając w formie elektronicznej na adres e-mail konsultacje@um.grudziadz.pl nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem akcji informacyjnej:

1. projekt zarządzenia lub ogłoszenia, o którym mowa w ust. 1;
2. informację o planowanych formach prowadzenia akcji informacyjnej;
3. informacje niezbędne do opracowania materiałów informacyjnych, które powinny zawierać co najmniej: przedmiot i cel (hasło przewodnie) konsultacji, termin konsultacji, krótką charakterystykę konsultacji (max. 1 strona).

3. W uzasadnionych przypadkach termin, o którym mowa w ust. 2, może zostać skrócony.
4. Wydział Komunikacji Społecznej opracowuje  we współpracy z grafikiem komputerowym projekty graficzne materiałów informacyjnych na podstawie informacji dostarczonych przez komórkę merytoryczną.

§ 10. 1. Koordynator konsultacji prowadzi akcję informacyjną mającą na celu dotarcie do jak najszerszego kręgu adresatów konsultacji, wykorzystując możliwe kanały informacyjne.

2. Koordynator konsultacji na bieżąco monitoruje przebieg konsultacji, w razie potrzeby rozszerzając lub zmieniając prowadzenie akcji informacyjnej o nowe kanały.

§ 11. 1. Koordynator konsultacji prowadzi konsultacje w formach i terminie określonych w zarządzeniu lub ogłoszeniu, o którym mowa w § 9 ust. 1.

2. Obsługę organizacyjno-administracyjną spotkań, warsztatów i dyżurów konsultacyjnych zapewnia komórka merytoryczna.
3. Koordynator konsultacji dokumentuje przebieg konsultacji w formie pisemnej (protokoły, notatki służbowe, itp.).

§ 12. 1. Koordynator konsultacji w terminie 14 dni od daty zakończenia konsultacji, sporządza projekt raportu z przeprowadzonych konsultacji, który zawiera informacje o:

1. komórce merytorycznej odpowiedzialnej za przeprowadzenie konsultacji;
2. przeprowadzonej akcji informacyjnej;
3. przebiegu konsultacji, w tym o terminie i formach konsultacji;
4. zebranych opiniach;

oraz propozycję sposobu ustosunkowania się do zebranych opinii wraz z uzasadnieniem w przypadku opinii odrzuconych.

2. Dyrektor komórki merytorycznej przedkłada projekt raportu do akceptacji Prezydentowi.
3. Po akceptacji Prezydenta koordynator konsultacji zamieszcza raport w miejscach wskazanych w § 20 ust. 2 uchwały na okres co najmniej 30 dni oraz przekazuje kopię do Wydziału Komunikacji Społecznej w formie elektronicznej na adres e-mail konsultacje@um.grudziadz.pl.

Rozdział 6
Postanowienia końcowe

§ 13. Wykonanie Zarządzenia powierzam dyrektorom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu. 

§ 14. Nadzór na wykonaniem Zarządzenia powierzam Dyrektorowi Wydziału Komunikacji Społecznej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu. 

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.