ZARZĄDZENIE NR 516/21 w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego z zakresu pomocy społecznej pn. "Organizacja Wieczerzy Wigilijnej dla osób bezdomnych lub żyjących w niedostatku z terenu Grudziądza"

ZARZĄDZENIE NR 516/21

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 8 października 2021 r.

w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego z zakresu pomocy społecznej pn. „Organizacja Wieczerzy Wigilijnej dla osób bezdomnych lub żyjących w niedostatku z terenu Grudziądza”

Na podstawie art. 13 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r., poz. 1057 z późn. zm.), art. 25 ust. 1, 4 i 5 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2020 r.,  poz. 1876 z późn. zm.) oraz § 6 ust. 2 lit. a, § 7 pkt 1 lit. c i § 9 ust. 1 Uchwały Nr XXXVI/311/20 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 25 listopada 2020 r. w sprawie Programu współpracy gminy-miasto Grudziądz z organizacjami pozarządowymi w 2021 roku zarządzam, co następuje:

Rozdział 1
Rodzaj zadania i wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania

§ 1. 1.  Ogłaszam otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego z zakresu pomocy społecznej pn. „Organizacja Wieczerzy Wigilijnej dla osób bezdomnych lub żyjących w niedostatku z terenu Grudziądza”, zwanego dalej „zadaniem”.

2. Zadanie mieści się w zakresie priorytetowych zadań publicznych wskazanych w § 7 pkt 1 lit. c Uchwały Nr XXXVI/311/20 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 25 listopada 2020 r. w sprawie Programu współpracy gminy-miasto Grudziądz z organizacjami pozarządowymi
w 2021 roku.

3. Celem zadania jest zapewnienie poprawy jakości celebrowania Świąt Bożego Narodzenia, przez osoby bezdomne i żyjące w niedostatku z terenu Grudziądza, poprzez organizację Wieczerzy Wigilijnej w formie przygotowania i dystrybucji gotowych posiłków.

§ 2. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania wynosi 18.000,00 zł. 

Rozdział 2
Zasady przyznawania dotacji

§ 3. 1. O przyznanie dotacji mogą ubiegać się organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, prowadzące działalność statutową w zakresie objętym konkursem.

2. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji, jak również nie gwarantuje przyznania dotacji we wnioskowanej wysokości.
3. W konkursie może zostać wybrana tylko jedna oferta.

Rozdział 3
Termin i warunki realizacji zadania

§ 4. 1. Zadanie należy zrealizować w grudniu 2021 r.

2. W ramach realizacji zadania zleceniobiorca będzie zobowiązany do:

1.  przygotowania 400 zestawów posiłków, w skład których będą wchodzić cztery gotowe do spożycia potrawy związane z tradycją wigilijną;
2.  zapewnienia świeżości i higieny potraw poprzez użycie opakowań jednokrotnego użytku  przeznaczonych do przechowywania żywności;
3.  dystrybucji we własnym zakresie zestawów posiłków, potwierdzonych  dokumentem, iż posiłek został odebrany przez osobę potrzebującą/uprawnioną;
4.  zapewnienia pomieszczeń oraz sprzętu niezbędnych do przygotowania oraz dystrybucji  zestawów posiłków;
5.  zapewnienia zasobów kadrowych niezbędnych do realizacji zadania.

3. Nie dopuszcza się pobierania świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania.
4. Zleceniobiorca zgodnie z zapisami art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1062) przy realizacji zadania będzie zobowiązany do spełnienia określonych w treści umowy warunków służących zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie zleconego zadania, z uwzględnieniem minimalnych wymagań, o których mowa w art. 6 ustawy.
5. Wydatki dotyczące realizacji zadania uznaje się za kwalifikowalne, jeżeli:

1. są niezbędne dla realizacji zdania;
2. są racjonalne i efektywne;
3. zostały faktycznie poniesione w okresie wskazanym w umowie;
4. zostały udokumentowane;
5. zostały przewidziane w kalkulacji kosztów.

6. W kosztach realizacji zadania nie uwzględnia się wydatków niezwiązanych bezpośrednio z realizacją zadania (koszty niekwalifikowalne), w szczególności wydatków na:

1. podatek od towarów i usług (VAT), jeżeli zleceniobiorca ma możliwość odliczenia w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.);
2. finansowanie kosztów działalności gospodarczej;
3. amortyzację;
4. leasing;
5. odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań;
6. kary i grzywny;
7. zakup napojów alkoholowych.

7. Wkład własny niefinansowy zleceniobiorcy w realizacji zadania mogą stanowić:

1. wkład osobowy – świadczenia wolontariuszy lub praca społeczna członków organizacji;
2. wkład rzeczowy – przedmioty służące realizacji zadania.

8. W przypadku wkładu własnego osobowego w realizacji zadania przyjmuje się aktualne stawki rynkowe z zastrzeżeniem, iż stawka godzinowa nie może być niższa niż 18,30 zł i nie wyższa niż 100,00 zł.
9. W przypadku wkładu własnego rzeczowego w realizacji zadania uwzględnia się wyłącznie wkład w takim zakresie, w jakim jest on wykorzystywany do realizacji zadania i przyjmuje się aktualne ceny rynkowe.
10. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane, bez konieczności aneksowania umowy:

1. przesunięcia w zakresie poszczególnych pozycji kosztów działania oraz pomiędzy działaniami określonymi w kalkulacji kosztów realizacji zadania w wysokości nie przekraczającej 20 % danego kosztu;
2. zmiany w zakresie poszczególnych działań i terminu ich realizacji, o ile nie zmieniają istoty zadania i nie naruszają terminu realizacji zadania określonego w umowie.

11. W uzasadnionych przypadkach zleceniobiorca może wystąpić w trakcie realizacji zadania o aneksowanie umowy, w szczególności w zakresie:

1. przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów działania oraz pomiędzy działaniami określonymi w kalkulacji kosztów realizacji zadania w wysokości przekraczającej 20 % danego kosztu;
2. utworzenia nowej pozycji kosztów w kalkulacji kosztów realizacji zadania;
3. istotnych zmian w zakresie poszczególnych działań, w tym wprowadzenia nowych działań i/lub rezygnacji z zaplanowanych działań,

pod warunkiem, że zmiany te nie wpływają na warunki realizacji zadania i kryteria oceny oferty określone w ogłoszeniu o konkursie.

12. Zleceniobiorca, w terminie 30 dni od daty zakończenia realizacji zadania, składa
    w formie elektronicznej poprzez generator ofert, sprawozdanie końcowe z wykonania zadania, sporządzone zgodnie ze wzorem sprawozdania określonym w załączniku
    nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
13. Zleceniobiorca załącza do sprawozdania w formie elektronicznej zestawienie dokumentów księgowych (faktur, rachunków) dotyczących realizacji zadania, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w załączniku do umowy.
14. Zleceniobiorca, w terminie 3 dni roboczych od daty złożenia sprawozdania w generatorze, składa w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Grudziądzu wydruk potwierdzenia złożenia sprawozdania wygenerowany z systemu (zawierający sumę kontrolną zgodną z wersją elektroniczną sprawozdania złożonego w generatorze) i podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w zakresie zobowiązań finansowych w imieniu zleceniobiorcy.
15. Zadanie uznaje się za zrealizowane, jeżeli zleceniobiorca zrealizuje działania określone w ofercie, a rezultaty wskazane w § 5 ust. 2 pkt. 2 zostaną osiągnięte na poziomie:

1. rezultat nr 1 – nie mniejszym niż 80 %;
2. rezultat nr 2 –100 %.

16.  W przypadku, gdy rezultat nr 1 zostanie osiągnięty na poziomie równym lub wyższym niż 50 % i niższym niż  80 %, zleceniobiorca:

1. będzie zobowiązany do wyjaśnienia przyczyn nieosiągnięcia rezultatów,
2. może być zobowiązany do zwrotu dotacji proporcjonalnie do stopnia realizacji zadania publicznego.

17. W przypadku, gdy rezultat nr 1 zostanie osiągnięty na poziomie niższym niż 50 %, a rezultat nr 2 niższym niż 100 % zleceniobiorca będzie zobowiązany do zwrotu całości dotacji.

18.  Przy ocenie stopnia realizacji zadania, zleceniodawca weźmie pod uwagę w szczególności:

1) czy nieosiągnięcie rezultatów nastąpiło z winy zleceniobiorcy czy z przyczyn obiektywnych;

2)   czy nieosiągnięcie rezultatów ma wpływ na koszty jednostkowe zadania;

3)   czy nieosiągnięcie rezultatów spowodowało niezrealizowanie celu zadania.

19. Szczegółowe warunki realizacji zadania zostaną określone w umowie zawartej pomiędzy gminą-miasto Grudziądz a zleceniobiorcą, sporządzoną zgodnie z ramowym wzorem określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert
    i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
20. Umowę uznaje się za wykonaną z dniem zaakceptowania sprawozdania końcowego przez zleceniodawcę.

Rozdział 4
Termin składania ofert

§ 5. 1. Oferent składa ofertę w formie elektronicznej poprzez generator ofert, sporządzoną zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.

2. Oferent jest zobowiązany zawrzeć w ofercie

1) w części III pkt 5 – analizę ryzyka, odnoszącą się do możliwych do wystąpienia problemów podczas realizacji zadania oraz określić sposoby mające na celu przeciwdziałanie ich wystąpieniu;

2. w części III pkt 6 – informacje dotyczące rezultatu realizacji zadania i sposobu jego monitorowania:

3. w części IV pkt 2 – sposób wyceny wkładu osobowego i/lub rzeczowego, jeżeli oferent planuje jego wniesienie w ramach realizacji zadania;
4. w części VI – opis sposobu zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie dostępności:
5. 1. 1. architektonicznej,
      2.  cyfrowej,
      3.  informacyjno-komunikacyjnej.
6. Oferent składa ofertę poprzez generator ofert, udostępniony na stronie internetowej www.witkac.pl w terminie do dnia 2 listopada 2021 r. do godz. 23:59:59.
7. Oferent załącza w formie elektronicznej załączniki do oferty:
   1. skan statutu lub w przypadku stowarzyszeń zwykłych – regulaminu działalności;
   2. w przypadku, gdy oferent nie podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego – skan aktualnego zaświadczenia lub wypisu z właściwego rejestru lub ewidencji, niezależnie od tego kiedy został wydany (obowiązek nie dotyczy podmiotów wpisanych do rejestrów lub ewidencji prowadzonych przez Prezydenta Grudziądza);
   3. w przypadku, gdy ofertę podpisują inne osoby, niż uprawnione do reprezentacji oferenta, zgodnie z wpisem do rejestru lub ewidencji – skan pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta.
8. Oferent składa:
   1. wydruk potwierdzenia złożenia oferty wygenerowany z systemu (zawierający sumę kontrolną zgodną z wersją elektroniczną oferty złożonej w generatorze) i podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta;
   2. w przypadku, gdy ofertę podpisują inne osoby, niż uprawnione do reprezentacji oferenta, zgodnie z wpisem do rejestru lub ewidencji – oryginał pełnomocnictwa lub kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem

poprzez wrzucenie do urny usytuowanej w wejściu do budynku Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu przy ul. Waryńskiego 34A lub przesyła za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej, w terminie do dnia 5 listopada 2021 r. do godz. 15:30.

6. Za datę złożenia oferty uważa się datę złożenia oferty poprzez generator ofert.
7. Za datę złożenia wydruku potwierdzenia złożenia oferty uważa się datę wpływu wydruku do siedziby Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu.
8. Przed złożeniem oferty poprzez generator ofert dodatkowych informacji i wyjaśnień oferentom udzielają:
   1. w sprawach merytorycznych dotyczących konkursu – pracownicy Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu pod numerami telefonów 56 69 68 750 i 56 69 68 767
      (w dni powszednie w godzinach od 7:30 do 15:30) oraz drogą elektroniczną pod adresami e-mail a.siuda@mopr.grudziadz.pl i d.brzezinska@mopr.grudziadz.pl;
   2. w sprawach technicznych związanych z obsługą generatora – pracownicy firmy Witkac.pl drogą elektroniczną pod adresem e-mail bok@witkac.pl.

Rozdział 5
Tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania wyboru ofert

§ 6. 1. Oferta spełnia wymogi formalne, jeżeli:

1. oferta została sporządzona według wzoru, o którym mowa w § 5 ust. 1;
2. oferta została złożona poprzez generator ofert w terminie, o którym mowa w § 5 ust. 3;
3. oferent złożył w miejscu i terminie wskazanym w § 5 ust. 5 wydruk potwierdzenia złożenia oferty wygenerowany z systemu (zawierający sumę kontrolną zgodną z wersją elektroniczną oferty złożonej w generatorze) i podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta, zgodnie z wpisem do rejestru lub ewidencji albo pełnomocnictwem oraz, jeżeli dotyczy, oryginał pełnomocnictwa lub kserokopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem;
4. oferta została złożona przez oferenta uprawnionego do jej złożenia, prowadzącego działalność statutową w zakresie objętym konkursem;
5. oferta jest zgodna z warunkami ogłoszenia o konkursie, w szczególności dotyczącymi celu i terminu realizacji zadania publicznego;
6. oferta została wypełniona w sposób kompletny, nie zawiera istotnych błędów i ma prawidłowo wypełnione wszystkie oświadczenia;
7. do oferty załączono w formie elektronicznej załączniki wskazane w § 5 ust. 4.

2. Oferent ma możliwość jednokrotnego uzupełnienia oferty zawierającej uchybienia wskazane w ust. 1 pkt 6 i 7, w terminie wskazanym przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Grudziądzu.
3. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, w tym również  nieuzupełnione we wskazanym terminie, nie podlegają ocenie merytorycznej.
4. Oceny merytorycznej ofert dokonuje komisja konkursowa, powołana przez Prezydenta
   Grudziądza, w oparciu o następujące kryteria:

1. możliwość realizacji zadania przez oferenta;
2. kalkulacja kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania;
3. proponowana jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których oferent będzie realizował zadanie;
4. planowany przez oferenta udział środków finansowych własnych lub pochodzących z innych źródeł w realizacji zadania;
5. planowany przez oferenta wkład rzeczowy i osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków w realizacji zadania;
6. w przypadku oferentów, którzy w latach poprzednich realizowali zlecone zadania – analiza i ocena realizacji zleconych zadań z uwzględnieniem rzetelności, terminowości i sposobu rozliczenia otrzymanych na ten cel środków;
7. doświadczenie oferenta w udzielaniu wsparcia w formie sporządzania i dystrybucji posiłków.

5. Wzór karty oceny merytorycznej oferty stanowi Załącznik do Zarządzenia.
6. Komisja konkursowa zarekomenduje Prezydentowi Grudziądza do przyznania dotacji oferty, które uzyskały co najmniej 60 punktów.
7. Prezydent Grudziądza, w formie zarządzenia, podejmuje decyzję w sprawie wyboru oferty i wysokości przyznanej dotacji.
8. Zarządzenie w sprawie ogłoszenia wyników konkursu lub unieważnienia konkursu zostanie zamieszczone w terminie do dnia 30 listopada 2021 r. w następujących miejscach:

1. w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu www.bip.grudziadz.pl oraz Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu www.mopr.bip.gov.pl;
2. na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu www.grudziadz.pl;
3. na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Grudziądzu;
4. w generatorze ofert na stronie internetowej www.witkac.pl.

9. Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie poinformuje oferentów o sposobie rozpatrzenia złożonych ofert i wysokości przyznanej dotacji.

       Rozdział 6

      Zadania publiczne zrealizowane w roku poprzednim i w roku ogłoszenia konkursu

§ 7. W roku bieżącym zadanie będące przedmiotem konkursu nie było realizowane. W 2020 roku Prezydent Grudziądza zlecił przygotowanie kolacji wigilijnej dla osób bezdomnych i żyjących w niedostatku z terenu Grudziądza Kołu Grudziądzkiemu Towarzystwa Pomocy im. św. Brata Alberta, przekazując dotację w wysokości 18.000,00 zł.

Rozdział 7
Przepisy końcowe

§ 8. 1. Zapraszam organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, do wskazywania osób do udziału w pracach komisji konkursowej.

2. W pracach komisji konkursowej nie mogą uczestniczyć osoby wskazane przez organizacje pozarządowe i podmioty biorące udział w konkursie.

3. Członkowie komisji konkursowej wykonują swoje obowiązki społecznie w godzinach pracy Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu.

4. Pisemne zgłoszenia, sporządzone zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 456/20 Prezydenta Grudziądza z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie procedury zlecania przez gminę-  miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym w terminie do dnia 2 listopada 2021 r. należy:

1. złożyć wrzucając do urny usytuowanej w wejściu do Biura Obsługi Interesantów Urzędu Miejskiego w Grudziądzu przy ul. Ratuszowej 1 (do godz. 17:00) albo
2. przesłać w formie skanu pocztą elektroniczną na adres ngo@um.grudziadz.pl.

§ 9. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Zarządzeniu mają zastosowanie przepisy:

1. ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
2. ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
3. rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań;
4. Uchwały Nr XXXVI/311/20 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 25 listopada 2020 r.
   w sprawie Programu współpracy gminy-miasto Grudziądz z organizacjami pozarządowymi w 2021 roku;
5. Zarządzenia Nr 456/20 Prezydenta Grudziądza z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie procedury zlecania przez gminę-miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym.

§ 10. Wykonanie Zarządzenia powierzam Dyrektorom Wydziału Komunikacji Społecznej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu oraz Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu.

 § 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.