ZARZĄDZENIE NR 662/21 w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej poprzez organizację szkoleń sportowych dzieci i młodzieży w grach zespołowych

ZARZĄDZENIE NR 662/21

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 8 grudnia 2021 r.

w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej poprzez organizację szkoleń sportowych dzieci i młodzieży w grach zespołowych

Na podstawie art. 13 ust. 1, 2, 3 i 5 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r., poz. 1057 z późn. zm.) oraz § 6 ust. 2 pkt 1, § 7 pkt 9 lit. a i § 9 ust. 1 Uchwały Nr LIII/439/21 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 17 listopada 2021 r. w sprawie Programu współpracy gminy-miasto Grudziądz z organizacjami pozarządowymi w 2022 roku zarządzam, co następuje:

Rozdział 1
Rodzaj zadania i wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania

§ 1. 1.  Ogłaszam otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej poprzez organizację szkoleń sportowych dzieci i młodzieży w grach zespołowych, zwanego dalej „zadaniem”. 

2. Zadanie mieści się w zakresie priorytetowych zadań publicznych wskazanych w § 7 pkt 9 lit. a Uchwały Nr LIII/439/21 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 17 listopada 2021 r. w sprawie Programu współpracy gminy-miasto Grudziądz z organizacjami pozarządowymi w 2022 roku.
3. Celem zadania jest rozwój sprawności fizycznej, propagowanie zdrowego trybu życia i aktywnego spędzania czasu oraz zwiększenie możliwości działalności sportowej dla społeczności lokalnej poprzez organizację szkoleń sportowych dzieci i młodzieży w następujących dyscyplinach: koszykówka, piłka nożna, piłka ręczna, siatkówka.

§ 2. 1. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania wynosi 350.000,00 zł.

2. Wskazana kwota może ulec zmianie po przyjęciu przez Radę Miejską Grudziądza uchwały w sprawie uchwalenia budżetu na 2022 rok.
3. Zastrzega się możliwość rozdysponowania kwoty niższej, niż kwota wskazana w ust. 1.

Rozdział 2
Zasady przyznawania dotacji

§ 3. 1. O przyznanie dotacji mogą ubiegać się organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, prowadzące działalność statutową w zakresie i w dyscyplinach sportowych objętych konkursem.

2. Oferent w ramach niniejszego konkursu może złożyć jedną ofertę.
3. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji, jak również nie gwarantuje przyznania dotacji we wnioskowanej wysokości.

4. W przypadku przyznania dotacji w wysokości niższej niż wnioskowana, oferent w terminie wskazanym przez Wydział Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, zwany dalej „Wydziałem”, nie dłuższym jednak niż 10 dni roboczych od dnia poinformowania o przyznaniu dotacji:

1. dokonuje aktualizacji oferty w formie elektronicznej, poprzez generator ofert, uwzględniając:
   1. 1. 1. 1. wysokość przyznanej dotacji,
            2. procentowy udział przyznanej dotacji w sumie wszystkich kosztów realizacji zadania, który nie może być wyższy niż wnioskowany w ofercie,
            3. limit wydatków na koszty administracyjne, o którym mowa w § 4 ust. 12,
            4. ewentualne uwagi komisji konkursowej lub Prezydenta dotyczące przeznaczenia dotacji lub sposobu realizacji zadania,

oraz, po odblokowaniu przez pracownika Wydziału dostępu w generatorze ofert, załącza w formie elektronicznej skan wydruku potwierdzenia złożenia aktualizacji oferty wygenerowanego z systemu, zgodnego z wersją elektroniczną aktualizacji oferty i podpisanego przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta, lub

2. informuje Wydział w formie pisemnej o rezygnacji z realizacji zadania.

Rozdział 3
Termin i warunki realizacji zadania

§ 4. 1. Zadanie należy zrealizować w okresie od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r.

2.   W przypadku, gdy z oferty realizacji zadania wynika, że zadanie ma charakter ciągły i jest realizowane przed zawarciem umowy, termin rozpoczęcia realizacji zadania może być wcześniejszy niż data zawarcia umowy.
3.  W ramach zadania zleceniobiorca jest zobowiązany do posiadania i prowadzenia dziennika zajęć zawierającego m. in. imienną listę uczestników szkolenia, daty, zakres godzinowy zajęć, tematykę zajęć, informację o udziale w zawodach i imprezach, nazwisko szkoleniowca oraz frekwencję.
4. Dopuszcza się pobieranie świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania, pod warunkiem, że zleceniobiorca prowadzi odpłatną działalność pożytku publicznego.
5. Zleceniobiorca, zgodnie z zapisami art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1062), przy realizacji zadania będzie zobowiązany do spełnienia określonych w treści umowy warunków służących zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie zleconego zadania, z uwzględnieniem minimalnych wymagań, o których mowa w art. 6 ustawy.
6. Wydatki dotyczące realizacji zadania uznaje się za kwalifikowalne, jeżeli:

1. są niezbędne dla realizacji zadania;
2. są racjonalne i efektywne;
3. zostały faktycznie poniesione w okresie wskazanym w umowie;
4. zostały udokumentowane;
5. zostały przewidziane w kalkulacji kosztów.

7.  W kosztach realizacji zadania nie uwzględnia się wydatków niezwiązanych bezpośrednio z realizacją zadania (koszty niekwalifikowalne), w szczególności wydatków na:

1. podatek od towarów i usług (VAT), jeżeli zleceniobiorca ma możliwość odliczenia w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 z późn. zm.);
2. finansowanie kosztów działalności gospodarczej;
3. amortyzację;
4. leasing;
5. odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań;
6. kary i grzywny;
7. zakup napojów alkoholowych i tytoniowych.

8. Wkład własny niefinansowy zleceniobiorcy w realizacji zadania mogą stanowić:

1. wkład osobowy – świadczenia wolontariuszy lub praca społeczna członków organizacji;
2. wkład rzeczowy – przedmioty służące realizacji zadania.

9. W przypadku wkładu własnego osobowego w realizacji zadania przyjmuje się aktualne stawki rynkowe, z zastrzeżeniem, że stawka godzinowa nie może być niższa niż 19,70 zł i nie wyższa niż 100,00 zł.
10. W przypadku wkładu własnego rzeczowego w realizacji zadania uwzględnia się wyłącznie wkład w takim zakresie, w jakim jest on wykorzystywany do realizacji zadania i przyjmuje się aktualne ceny rynkowe.
11. Wkład rzeczowy to przedmioty służące realizacji zadania (np. nieruchomości, środki transportu, maszyny, urządzenia), zasób udostępniony lub usługa świadczona na rzecz organizacji przez inny podmiot nieodpłatnie (np. usługa transportowa, hotelowa, poligraficzna) planowana do wykorzystania w realizacji zadania.
12. Koszty administracyjne realizacji zadania nie mogą przekroczyć 30 % sumy wszystkich kosztów realizacji zadania (do kosztów administracyjnych zalicza się np.: koszty obsługi księgowej, koszty działań o charakterze administracyjnym, koordynacyjnym, nadzorczym i kontrolnym, koszty telekomunikacyjne, koszty zakupu materiałów biurowych używanych w ramach realizacji zadania, część kosztów ogólnych zleceniobiorcy, np. czynsz, media, opłaty pocztowe i opłaty bankowe).
13. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane, bez konieczności aneksowania umowy:

1. przesunięcia w zakresie poszczególnych pozycji kosztów działania oraz pomiędzy działaniami określonymi w kalkulacji kosztów realizacji zadania w wysokości nieprzekraczającej 20 % danego kosztu;
2. zmiany w zakresie poszczególnych działań i terminu ich realizacji, o ile nie zmieniają istoty zadania i nie naruszają terminu realizacji zadania określonego w umowie;
3. zmiana numeru rachunku bankowego zleceniobiorcy.

14. W uzasadnionych przypadkach zleceniobiorca może wystąpić w trakcie realizacji zadania o aneksowanie umowy, w szczególności w zakresie:

1. przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów działania oraz pomiędzy działaniami określonymi w kalkulacji kosztów realizacji zadania, w wysokości przekraczającej 20 % danego kosztu;
2. utworzenia nowej pozycji kosztów w kalkulacji kosztów realizacji zadania;
3. istotnych zmian w zakresie poszczególnych działań, w tym wprowadzenia nowych działań i/lub rezygnacji z zaplanowanych działań,

pod warunkiem, że zmiany te nie wpływają na warunki realizacji zadania i kryteria oceny oferty określone w ogłoszeniu o konkursie.

15. Zleceniobiorca, w terminie do 30 dni od daty zakończenia realizacji zadania, składa w formie elektronicznej poprzez generator ofert, sprawozdanie końcowe z wykonania zadania, sporządzone zgodnie ze wzorem sprawozdania określonym w załączniku nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia
    24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
16. Zleceniobiorca załącza do sprawozdania, w formie elektronicznej, zestawienie dokumentów księgowych (faktur, rachunków, list płac itp.) dotyczących realizacji zadania, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w załączniku do umowy.
17. Zadanie uznaje się za zrealizowane, jeżeli zleceniobiorca zrealizuje działania określone w ofercie, a rezultaty wskazane w ofercie (w sposób umożliwiający ich zmierzenie) zostaną osiągnięte na poziomie nie niższym niż 80 % w stosunku do zaplanowanych.
18. W przypadku, gdy założone rezultaty zostaną osiągnięte na poziomie równym lub wyższym niż 50 % i niższym niż 80 %, zleceniobiorca:

1. będzie zobowiązany do wyjaśnienia przyczyn nieosiągnięcia rezultatów;
2. może być zobowiązany do zwrotu dotacji proporcjonalnie do stopnia realizacji zadania publicznego.

19.  W przypadku, gdy założone rezultaty zostaną osiągnięte na poziomie niższym niż 50 %, zleceniobiorca będzie zobowiązany do zwrotu całości dotacji.
20.  Przy ocenie stopnia realizacji zadania, zleceniodawca weźmie pod uwagę w szczególności:
    1. czy nieosiągnięcie rezultatów nastąpiło z winy zleceniobiorcy czy z przyczyn obiektywnych;
    2. czy nieosiągnięcie rezultatów ma wpływ na koszty jednostkowe zadania;
    3. czy nieosiągnięcie rezultatów spowodowało niezrealizowanie celu zadania.
21. Szczegółowe warunki realizacji zadania zostaną określone w umowie zawartej pomiędzy zleceniodawcą (gminą-miasto Grudziądz) a zleceniobiorcą, sporządzonej zgodnie z ramowym wzorem określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
22. Umowę uznaje się za wykonaną z dniem zaakceptowania sprawozdania końcowego przez zleceniodawcę.

Rozdział 4
Termin składania ofert

§ 5. 1. Oferent składa ofertę w formie elektronicznej poprzez generator ofert, sporządzoną zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.

2. Oferent jest zobowiązany zawrzeć w ofercie:

1) w części III pkt 6 – informacje dotyczące rezultatów realizacji zadania i sposobu ich monitorowania;

2. w części IV pkt 2 – sposób wyceny wkładu osobowego i/lub rzeczowego, jeżeli planuje jego wniesienie w ramach realizacji zadania;
3. w części VI – opis sposobu zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie dostępności:

a) architektonicznej,

b) cyfrowej,

c) informacyjno-komunikacyjnej;

4. w części VI – informację o proponowanym terminie przekazania dotacji.

3. Oferent składa ofertę poprzez generator ofert, udostępniony na stronie internetowej www.witkac.pl w terminie do dnia 29 grudnia 2021 r. do godz. 23:59:59.
4. Oferent załącza w formie elektronicznej załączniki do oferty:
   1. skan statutu lub w przypadku stowarzyszeń zwykłych – regulaminu działalności (nie dotyczy oferentów, którzy w 2021 roku realizowali zadania publiczne na rzecz gminy-miasto Grudziądz z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej, a w statucie nie dokonano żadnych zmian);
   2. w przypadku, gdy oferent nie podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego – skan aktualnego zaświadczenia lub wypisu z właściwego rejestru lub ewidencji, niezależnie od tego kiedy został wydany (obowiązek nie dotyczy podmiotów wpisanych do rejestrów lub ewidencji prowadzonych przez Prezydenta Grudziądza);
   3. w przypadku, gdy ofertę podpisują osoby inne, niż uprawnione do reprezentacji oferenta, zgodnie z wpisem do rejestru lub ewidencji – skan pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta wraz z dowodem zapłaty opłaty skarbowej (złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa podlega opłacie skarbowej w wysokości 17,00 zł; zapłaty opłaty skarbowej należy dokonać przelewem na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Grudziądzu o numerze 80 1020 5040 0000 6802 0085 9595 z adnotacją „Opłata skarbowa z tytułu pełnomocnictwa” lub gotówką w kasie Urzędu Miejskiego w Grudziądzu przy ul. Ratuszowej 1 lub przy ul. Mickiewicza 28/30 w godzinach pracy Urzędu; opłaty skarbowej nie uiszczają uczniowskie kluby sportowe i podmioty mające status organizacji pożytku publicznego);
   4. imienne listy zawodników biorących udział w realizacji zadania, sporządzone według stanu na grudzień 2021 r., w tym:

1. zawodników posiadających licencję (wydaną przez odpowiedni związek sportowy),
2. zawodników nieposiadających licencji.
    

5. Oferent, po złożeniu oferty, pobiera z generatora ofert wydruk potwierdzenia złożenia oferty, zawierający sumę kontrolną zgodną z wersją elektroniczną oferty. Wydruk podpisuje osoba lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta, zgodnie z wpisem do rejestru lub ewidencji albo pełnomocnictwem.
6. Oferent, po odblokowaniu przez pracownika Wydziału dostępu w generatorze ofert, załącza w formie elektronicznej do złożonej oferty skan wydruku, o którym mowa w ust. 5, w terminie do 3 dni roboczych od dnia odblokowania oferty.
7. Za datę złożenia oferty uważa się datę złożenia oferty w generatorze ofert.
8. Przed złożeniem oferty dodatkowych informacji i wyjaśnień oferentom udzielają:
   1. w sprawach merytorycznych dotyczących konkursu – pracownicy Wydziału pod numerem telefonu 56 69 68 692 oraz drogą elektroniczną pod adresami e-mail l.froncek@um.grudziadz.pl, p.sternicka@um.grudziadz.pl, a.tadych@um.grudziadz.pl;
   2. w sprawach technicznych związanych z obsługą generatora ofert – pracownicy firmy Witkac.pl drogą elektroniczną pod adresem e-mail bok@witkac.pl.

Rozdział 5
Tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania wyboru ofert

§ 6. 1. Oferta spełnia wymogi formalne, jeżeli:

1. została złożona poprzez generator ofert;
2. została złożona w terminie, o którym mowa w § 5 ust. 3;
3. została złożona przez oferenta uprawnionego do jej złożenia, prowadzącego działalność statutową w zakresie objętym konkursem;
4. jest zgodna z warunkami ogłoszenia o konkursie, w szczególności dotyczącymi celu i terminu realizacji zadania publicznego;
5. została wypełniona w sposób kompletny, nie zawiera istotnych błędów i ma prawidłowo wypełnione wszystkie oświadczenia;
6. zawiera załączniki w formie elektronicznej, określone w § 5 ust. 4;
7. zawiera skan potwierdzenia złożenia oferty, zawierającego sumę kontrolną zgodną z wersją elektroniczną oferty i podpisanego przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta, zgodnie z wpisem do rejestru lub ewidencji albo pełnomocnictwem.

2. Oferent ma możliwość jednokrotnego uzupełnienia oferty zawierającej uchybienia wskazane w ust. 1 pkt 5 – 7, w zakresie i w terminie wskazanym przez Wydział.
3. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, w tym również nieuzupełnione we wskazanym zakresie lub terminie, nie podlegają ocenie merytorycznej.
4. Oceny merytorycznej ofert dokona komisja konkursowa, powołana przez Prezydenta Grudziądza.
5. Ocena merytoryczna ofert zostanie dokonana w oparciu o następujące kryteria:

6. Prezydent Grudziądza, w formie zarządzenia, podejmie decyzję w sprawie wyboru oferentów i wysokości przyznanych dotacji.

7. Zarządzenie w sprawie ogłoszenia wyników konkursu lub unieważnienia konkursu zostanie zamieszczone w terminie do dnia 28 lutego 2022 r. w następujących miejscach:

1. w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu www.bip.grudziadz.pl;
2. na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu www.grudziadz.pl;
3. na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu.

8. Wydział poinformuje oferentów, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub poprzez generator ofert, o sposobie rozpatrzenia złożonych ofert i wysokości przyznanej dotacji.
9. Przed podpisaniem umowy zleceniobiorca będzie zobowiązany do dostarczenia do Wydziału:

1. całorocznego harmonogramu zajęć szkolenia sportowego dzieci i młodzieży – harmonogram powinien zawierać wyszczególnienie grup treningowych wraz ze wskazaniem kadry szkoleniowej, miejsca, daty i godziny prowadzonych zajęć sportowych. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek zmian w harmonogramie, Klub będzie zobowiązany do niezwłocznego informowania Wydziału o zaistniałych zmianach;
2. oryginału pełnomocnictwa albo kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem –w przypadku, gdy oferent załączył do oferty skan pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli.

Rozdział 6
Zadania publiczne zrealizowane w roku poprzednim i w roku ogłoszenia konkursu

§ 7. W latach 2020-2021 Prezydent Grudziądza zlecił zadania publiczne z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej dotyczące szkoleń sportowych dzieci i młodzieży przekazując organizacjom pozarządowym dotacje w wysokości 855.000,00 zł w 2020 roku i 1.000.000,00 zł  w 2021 roku, zgodnie z zestawieniem:

Rozdział 7
Przepisy końcowe

§ 8. Zapraszam organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, do wskazywania osób do udziału w pracach komisji konkursowej.

2. W pracach komisji konkursowej nie mogą uczestniczyć osoby wskazane przez organizacje pozarządowe i podmioty biorące udział w konkursie.

3. Członkowie komisji konkursowej wykonują swoje obowiązki społecznie, w godzinach pracy Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.

4. Pisemne zgłoszenia, sporządzone zgodnie z Załącznikiem Nr 1 do Zarządzenia Nr 632/21 Prezydenta Grudziądza z dnia 2 grudnia 2021 r. w sprawie procedury zlecania przez gminę-miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym, w terminie do dnia 27 grudnia 2021 r. należy:

1. wrzucić do urny usytuowanej w wejściu do Biura Obsługi Interesantów Urzędu Miejskiego w Grudziądzu przy ul. Ratuszowej 1 (do godz. 15:30) albo
2. przesłać w formie skanu pocztą elektroniczną na adres ngo@um.grudziadz.pl.

§ 9. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Zarządzeniu mają zastosowanie przepisy:

1. ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
2. ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
3. rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań;
4. Uchwały Nr LIII/439/21 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 17 listopada 2021 r. w sprawie Programu współpracy gminy-miasto Grudziądz z organizacjami pozarządowymi w 2022 roku;
5. Zarządzenia Nr 632/21 Prezydenta Grudziądza z dnia 2 grudnia 2021 r. w sprawie procedury zlecania przez gminę-miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym.

§ 10. Wykonanie Zarządzenia powierzam Dyrektorom Wydziału Komunikacji Społecznej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu oraz Wydziału Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.