ZARZĄDZENIE NR 636/21 w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu Regulaminu zgłaszania naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń

ZARZĄDZENIE NR 636/21
PREZYDENTA  GRUDZIĄDZA
z dnia 02 grudnia 2021 r.

 

w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu Regulaminu zgłaszania naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń

 

     Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1372, z późn. zm.) w związku z art. 8 ust.1 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii zarządzam, co następuje:

        § 1. Ustalam w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu Regulamin zgłoszeń określający wewnętrzną procedurę zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.

 

        § 2. Do przyjmowania zgłoszeń wyznaczam Pana Piotra Mazura – Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu.

 

        § 3. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do zapoznania się z niniejszym Zarządzeniem i podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z jego przepisami. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

 

        § 4. Celem Regulaminu jest:

1) stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń;

2) poprawa społecznej percepcji (postrzegania) działań osób zgłaszających przypadki zgłaszania naruszeń prawa jako aktywności wątpliwej moralnie (donosicielstwo);

3) ochrona osób zgłaszających przypadki zgłaszania naruszeń prawa;

4) ochrona Urzędu poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków naruszeń prawa;

5) propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

 

        § 5. Procedura:

1) umożliwia jawne, poufne lub anonimowe dokonywanie zgłoszeń;

2) gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe przeprowadzenie działań następczych;

3) zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia i osób powiązanych ze zgłaszającym.

 

  § 6. Przez użyte w Regulaminie określenia rozumie się:

1) anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;

2) działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane
z dokonanym zgłaszania naruszeń prawa, którego celem lub skutkiem jest wyrządzenie szkody osobie dokonującej zgłoszenia;

3) działanie następcze – działania podjęte przez pracodawcę w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;

4) dyrektywa - dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;

5) informacja o naruszeniu prawa – informacje, dowody potwierdzające faktyczne naruszenia prawa, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń prawa, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie u pracodawcy, u którego zgłaszający pracuje lub pracował, lub ubiegał się o zatrudnienie, lub świadczył pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, lub odbywał staż, lub wolontariat z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

6) informacja zwrotna – przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

7) kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach którego – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;

8) naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem i dziedzinami objętymi zakresem przedmiotowym, o którym mowa w § 7;

9) osoba dokonująca zgłoszenia – pracownik, który pracuje lub pracował u pracodawcy lub osoba fizyczna, która ubiegała się o zatrudnienie, lub świadczyła lub świadczy pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, lub odbywała lub odbywa staż, lub wolontariat  która zgłasza informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;

10) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczną, osoba prawną lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;

11) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

12) osoba powiązana ze zgłaszającym – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego;

13) osoba przyjmująca zgłoszenie – Pan Piotr Mazur – Inspektor Ochrony Danych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu działający na podstawie pisemnego upoważnienia pracodawcy;

14) pracodawca – Urząd;

15) pracownik – osobę w rozumieniu ustawy o pracownikach samorządowych;

16) Regulamin pracy – Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego w Grudziądzu;

17) Urząd – Urząd Miejski w Grudziądzu z siedzibą przy ul. Ratuszowej 1;

18) zgłoszenie – przekazanie do pracodawcy informacji o naruszeniu prawa;

 

  § 7. Przedmiotem zgłoszenia mogą być, w szczególności:

1) naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;

2) naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;

3) naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;

4) działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy;

5) naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;

6) działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach 1 – 5.

 

§ 8. 1. Za zapewnienie wprowadzenia Regulaminu, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszego Regulaminu odpowiada Prezydent Grudziądza.

     2. Za wykonywanie zadań wynikających z Regulaminu odpowiada:

1) Prezydent Grudziądza, który aktywnie uczestniczy w realizacji procedury, w szczególności poprzez:

     a) osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania naruszeniom prawa, w tym korupcji,

     b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim naruszeniom prawa,

     c) zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania naruszeniom prawa,

     d) ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników Urzędu, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania naruszeniom prawa;

     e) przekazanie zgłoszenia o naruszeniu prawa do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w niniejszym regulaminie.

2) Wiceprezydenci Grudziądza, Sekretarz Miasta, Skarbnik Miasta sprawują bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania naruszeniom prawa, w szczególności poprzez:

     a) monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników,

     b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim naruszeniom prawa,

     c) zgłaszanie naruszeń właściwym organom;

3) Osoba przyjmująca zgłoszenia realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania naruszeniom prawa, w szczególności poprzez:

     a) przyjmowanie zgłoszeń,

     b) prowadzenie rejestru zgłoszeń,

     c) zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie działań następczych, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy,

     d) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenia informacji zwrotnej,

     e) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia,

     f) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań,

     g) prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników Urzędu zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń oraz propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności;

4) kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu współpracują z osobą przyjmującą zgłoszenia w zakresie:

     a) monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników,

     b) wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu,

     c) zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu naruszenia prawa;

5) pracownicy Urzędu, w szczególności:

     a) przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań,

     b) dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach,

     c) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone naruszenia prawa,

     d) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia przesłanek naruszenia prawa,

     e) w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim naruszeniom prawa.

 

§ 9. 1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Urzędzie, w szczególności:

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@um.grudziadz.pl w pliku zabezpieczonym hasłem. Hasło do pliku należy przekazać osobie przyjmującej zgłoszenia,
o której mowa w § 2,  osobiście lub telefonicznie;

2) w formie listownej na adres: Urząd Miejski w Grudziądzu, ul. Ratuszowa 1, 86-300 Grudziądz, z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie naruszenia”. List jest przekazywany do osoby przyjmującej zgłoszenia bez otwierania;

3) osobiście lub telefonicznie do osoby przyjmującej zgłoszenia na numer telefonu 693 721 077.

2. Osoba przyjmująca zgłoszenia, do której osobiście lub telefonicznie zgłoszono naruszenie, przyjmuje zgłoszenie na formularzu zgłoszenia, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia;

3. Zgłoszenie może mieć charakter:

1) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;

2) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu;

3) anonimowy, gdy w żaden sposób nie można zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia.

 

§ 10. 1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

1) dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, nie dotyczy zgłoszeń, o których mowa w § 9 ust. 3 pkt 3;

2) datę i miejsce sporządzenia;

3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

4) opis naruszeń prawa oraz ich daty.

2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
3. Wzór formularza zgłoszenia, zamiesza się w BIP (www.bip.grudziadz.pl).

     § 11. 1. Zgłoszenia, o których mowa w § 9 rejestrowane są przez osobę przyjmującą zgłoszenia, zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia.

2. W przypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia pracownik w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

3. Osoba przyjmująca zgłoszenia,  dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje
o dalszych działaniach następczych.

4.  Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.

5. Wyniki zgłoszeń przedstawiane są w terminie do 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

 

     § 12. 1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny,
a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.

     2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych
i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.

 

     § 13. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności może zostać uznane za:

1) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;

2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

 

     § 14. 1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały
w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane naruszenia prawa.

     2. Osoby, o których mowa w ust. 1, podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

 

    § 15. 1. Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

     2. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:

1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem § 16 niniejszego Zarządzenia;

2) doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;

3) zobowiązuje osobę kierującą komórką kadrową do comiesięcznego (co najmniej przez okres postępowania wyjaśniającego i przez okres 24 miesięcy po jego zakończeniu) monitorowania sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej
w dokonaniu zgłoszenia.

     3. Działania, o których mowa w ust. 2 pkt 1, obejmują przede wszystkim:

1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;

2) odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń
o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;

3) ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.

     4. Monitorowanie, o którym mowa w ust.2 pkt 3 obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie umowy o pracę, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa, podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane pracownikom – dodatki, nagrody, premie, zmiana warunków świadczenia pracy – wynagrodzenie, wymiar etatu, godziny pracy, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub szkoleniowego lub bezpłatnego).
       5. Jeżeli na skutek dokonanego monitorowania istnieje podejrzenie lub stwierdzono podjęcie działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoba kierująca komórką kadrową zobowiązana jest do poinformowania osoby przyjmującej zgłoszenia
i osobę wykonującą w Urzędzie czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy, celem zatrzymania tych działań.

 

      § 16. Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

 

      § 17. Przepisy niniejszego Regulaminu podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata, który jest wykonywany przez osobę przyjmującą zgłoszenie.

      § 18. 1. Administratorem danych osobowych osób, które uczestniczą w procedurze zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń jest pracodawca.

      2. Dane osobowe przetwarzane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych w związku
z przyjęciem zgłoszenia są przechowywane przez pracodawcę nie dłużej niż przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia. 

 

       § 19. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.

 

        § 20. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta oraz kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu.

 

        § 21. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 17 grudnia 2021 r. po uprzednim podaniu ich postanowień do wiadomości pracowników poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń na okres 2 tygodni przed wejściem w życie.