ZARZĄDZENIE NR 562/09 w sprawie ustalenia zasad realizacji projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego przez gminę-miasto Grudziądz

ZARZĄDZENIE NR 562/09

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 15 grudnia 2009 r.

w sprawie ustalenia zasad realizacji projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego przez gminę-miasto Grudziądz

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. Merytoryczna komórka organizacyjna Urzędu Miejskiego w Grudziądzu
lub podległa jednostka organizacyjna przedstawia Prezydentowi Grudziądza założenia projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego celem akceptacji, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku do niniejszego Zarządzenia.  

§ 2. Po akceptacji założeń projektu przez Prezydenta Grudziądza merytoryczna komórka organizacyjna Urzędu Miejskiego w Grudziądzu lub podległa jednostka organizacyjna opracowuje wniosek o dofinansowanie projektu w uzgodnieniu z Wydziałem Funduszy Europejskich Urzędu Miejskiego w Grudziądzu oraz Skarbnikiem Miasta.    

§ 3. Po uzyskaniu informacji o przyjęciu projektu do współfinansowania z Europejskiego Funduszu Społecznego Wydział Funduszy Europejskich Urzędu Miejskiego w Grudziądzu po konsultacji z merytoryczną komórką organizacyjną Urzędu Miejskiego w Grudziądzu występuje do Prezydenta Grudziądza z wnioskiem o powołanie Zespołu ds. realizacji projektu.   

§ 4. W skład Zespołu ds. realizacji projektu wchodzą:

1)   kierownik Zespołu – pracownik Urzędu Miejskiego w Grudziądzu (odpowiedzialny za realizację projektu zgodnie z zawartą umową);

2)   pracownik Wydziału Funduszy Europejskich – obsługa księgowa projektu;

3)   pracownik Biura Zamówień Publicznych – udzielanie zamówień publicznych;

4)   przedstawiciel Biura Prawnego – obsługa prawna;

5)   inne osoby niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu.

§ 5. Do zadań Zespołu ds. realizacji projektu należy:

1)   realizacja projektu zgodnie z zawartą umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu;

2)   prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu;

3)   sporządzanie sprawozdań z realizacji projektu;

4)   sporządzanie wniosków o płatność;

5)   prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie realizacji projektu;

6)   systematyczne monitorowanie realizacji projektu;

7)   podejmowanie działań zapobiegawczych w przypadku wystąpienia zagrożeń mających wpływ na prawidłową realizację projektu;

8)   udostępnianie dokumentacji dotyczącej projektu organom kontrolującym;

9)   wdrażanie zaleceń z przeprowadzonych kontroli/audytu projektu oraz usuwanie ewentualnych nieprawidłowości;

10)     monitorowanie wskaźników osiągnięcia celu projektu po zakończeniu realizacji projektu;

11)     przechowywanie dokumentacji projektu zgodnie z wymaganiami instrukcji kancelaryjnej oraz zasadami archiwizacji dotyczącymi projektu;

12)     wykonywanie innych poleceń Prezydenta Grudziądza z zakresu realizowanego projektu.    

§ 6.1. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość powierzenia części lub całości zadań określonych w § 5 do realizacji podległym jednostkom organizacyjnym. Powierzenie  prowadzenia ewidencji księgowej projektu wymaga wyodrębnienia dokumentacji projektu oraz opisania przyjętych zasad rachunkowości.

2. Decyzję w tym zakresie podejmuje Prezydent Grudziądza w Zarządzeniu powołującym Zespół ds. realizacji projektu.

3. Po zakończeniu realizacji projektu uporządkowana dokumentacja projektu tworzona przez podległe jednostki organizacyjne jest przekazywana do kierownika Zespołu, który dokonuje oceny jej kompletności.

§ 7. Kompletna dokumentacja projektu jest przechowywana w miejscu wskazanym
w Zarządzeniu powołującym Zespół ds. realizacji projektu.

§ 8. Przyjęcie zadań do realizacji przez członków Zespołu ds. realizacji projektu powinno zostać potwierdzone w karcie stanowiska pracy lub w umowie cywilnoprawnej, sporządzonej odrębnie dla każdego realizowanego projektu. 

§ 9. Nadzór nad prawidłowością prac Zespołu ds. realizacji projektu sprawuje Prezydent lub upoważniona przez niego osoba.   

§ 10. Zespół ds. realizacji projektu powołany jest na czas realizacji projektu.

§ 11. Zarządzenie nie dotyczy projektów realizowanych przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie oraz Powiatowy Urząd Pracy w Grudziądzu. Dyrektorzy w/w jednostek
są zobowiązani do bieżącego informowania Prezydenta Grudziądza o sporządzanych wnioskach o dofinansowanie projektów ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.