Biuro Prezydenta

Kierownik: Izabela Aranowska-Wtorek

Do właściwości Biura należy w szczególności:

1. zapewnienie obsługi organizacyjnej pracy Prezydenta i Wiceprezydentów;
2. koordynowanie współpracy Prezydenta z organami administracji rządowej, samorządowej różnych szczebli, parlamentarzystami i innymi podmiotami, a w szczególności:
   1. organizowanie obsługi kontaktów Prezydenta z przedstawicielami administracji rządowej, organami samorządu terytorialnego, przedstawicielami organizacji gospodarczych i zawodowych, klubami radnych Rady,
   2. nadawanie biegu składanym do Prezydenta przez parlamentarzystów, organizacje gospodarcze i zawodowe oraz kluby radnych Rady inicjatywom, propozycjom i wnioskom,
   3. obsługa organizacyjna wizyt, spotkań i uroczystości z udziałem Prezydenta, stosowanie protokołu dyplomatycznego oraz współorganizacja kontaktów władz miasta z miastami partnerskimi;
3. prowadzenie sekretariatów Prezydenta i Wiceprezydentów, a w szczególności:
   1. prowadzenie terminarzy spotkań Prezydenta i Wiceprezydentów,
   2. prowadzenie oficjalnej i okolicznościowej korespondencji oraz koordynacja współpracy w tym zakresie z komórkami organizacyjnymi,
   3. prowadzenie rejestru zarządzeń Prezydenta,
   4. prowadzenie baz danych instytucji i osób współpracujących;
4. w zakresie organizowania kontaktów Prezydenta z mieszkańcami:
   1. przygotowywanie i organizacja spotkań Prezydenta z mieszkańcami Grudziądza,
   2. inspirowanie cyklicznych spotkań Prezydenta ze środowiskami zawodowymi miasta,
   3. inspirowanie i przygotowywanie spotkań Prezydenta z młodzieżą;
5. w zakresie obsługi Kolegiów Prezydenta:
   1. zbieranie od komórek organizacyjnych materiałów na posiedzenia Kolegium,
   2. opracowywanie porządku obrad Kolegium,
   3. protokołowanie posiedzeń Kolegium, archiwizowanie protokołów,
   4. przygotowywanie rejestru podjętych decyzji oraz poleceń wydanych podczas posiedzenia Kolegium i ich dystrybucja do właściwych komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych;
6. współprowadzenie ewidencji przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Prezydenta i Wiceprezydentów oraz wykonywanie innych niezbędnych zadań i czynności w tym zakresie.