ZARZĄDZENIE NR 541/09 w sprawie wykonania uchwały Nr XLIV/74/09 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 23 września 2009 roku w sprawie wyrażenia zgody na zawarcie przez gminę-miasto Grudziądz umowy o przystąpieniu i realizacji projektu "Grudziądzkie szkoły perspektywą rozwoju drogi edukacyjnej i zawodowej dzieci i młodzieży"

Zarządzenie Nr 541/09

Prezydenta Grudziądza

z dnia 4 grudnia 2009 r.

w sprawie wykonania uchwały Nr XLIV/74/09 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia           23 września 2009 roku w sprawie wyrażenia zgody na zawarcie przez gminę-miasto Grudziądz umowy o przystąpieniu i realizacji projektu „Grudziądzkie szkoły perspektywą rozwoju drogi edukacyjnej i zawodowej dzieci i młodzieży”

            Na podstawie art. 30 ust. 1 i ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zmianami) i art. 32 ust.2 pkt. 2 w związku    z art. 92 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zmianami) oraz § 3 uchwały Nr XLIV/74/09 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 23 września 2009 roku w sprawie wyrażenia zgody na zawarcie przez gminę-miasto Grudziądz umowy o przystąpieniu i realizacji projektu „Grudziądzkie szkoły perspektywą rozwoju drogi edukacyjnej i zawodowej dzieci i młodzieży” zarządzam, co następuje:

            § 1. Wydział Edukacji Urzędu Miejskiego realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i założeniami wniosku projektowego w zakresie przydzielonych zadań. Do zakresu zadań Wydziału należy w szczególności:

1)      przestrzeganie przepisów dotyczących promocji projektu dofinansowanego z EFS w ramach POKL;

2)      opracowywanie informacji dotyczących projektu oraz jego realizacji i podawanie do publicznej wiadomości;

3)      zakup materiałów i usług przewidzianych w budżecie projektu zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych oraz procedurami Urzędu Miejskiego w Grudziądzu;

4)      sporządzanie korekt/ zmian do budżetu w zakresie realizowanego projektu;

5)      prawidłowe rozliczenie otrzymanych środków w zakresie przydzielonych zadań;

6)      współpraca z Wydziałem Finansowym przy realizacji projektu;

7)     przygotowywanie wzorów dokumentów dla realizatorów, uczestników i wykonawców projektu (np. umowy, ankiety, deklaracje, rozkłady pracy, sposób opisywania dokumentów księgowych itp.) oraz sprawdzanie prawidłowości dokumentów przygotowanych przez szkoły;

8)      systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji projektu;

9)      pozyskiwanie od szkół realizujących projekt danych/informacji dot. wykonywanych zadań w celu przygotowania dokumentów dla Urzędu Marszałkowskiego;

10)  weryfikowanie dokumentów przygotowanych przez szkoły w zakresie zgodności z zasadami realizacji projektów  współfinansowanych z funduszy strukturalnych;

11)  sporządzenie wniosków o płatność oraz innych dokumentów, do których zobowiązuje umowa o dofinansowanie;

12)  terminowe przekazywanie, zgodnie z umową o dofinansowanie, dokumentów/pism do Urzędu Marszałkowskiego;

13)  informowanie Prezydenta Grudziądza o problemach i nieprawidłowościach powstałych podczas realizacji projektu;

14)  przygotowywanie i przekazywanie dokumentów dotyczących projektu do kontroli przeprowadzanej przez instytucje zewnętrzne, organy kontroli wewnętrznej oraz udzielanie wyjaśnień kontrolującym;

15)  uczestnictwo w kontrolach doraźnych w szkołach realizujących projekt;

16)  archiwizacja dokumentacji projektu.

            § 2. Wydział Finansowy Urzędu Miejskiego realizuje niżej wymienione zadania wynikające z umowy o dofinansowanie i założeń wniosku projektowego:

1)      przestrzeganie przepisów dotyczących promocji projektu dofinansowywanego EFS w ramach POKL;

2)      prowadzenie odrębnej dokumentacji księgowej dla operacji związanych z realizowanym projektem;

3)      dokonywanie płatności w ramach realizowanego projektu;

4)      przekazywanie środków finansowych do poszczególnych szkół na realizację płatności w zakresie zadań realizowanych w projekcie przez jednostki oświatowe;

5)      współpraca z Wydziałem Edukacji przy realizacji projektu;

6)      przekazywanie do Wydziału Edukacji informacji i dokumentów niezbędnych do przygotowania wniosku o płatność lub innych dokumentów wymaganych przez Urząd Marszałkowski;

7)      przygotowywanie i przekazywanie dokumentów dotyczących projektu do kontroli przeprowadzanej przez instytucje zewnętrzne, organy kontroli wewnętrznej oraz udzielanie wyjaśnień kontrolującym;

8)      archiwizacja dokumentacji projektu w zakresie przydzielonych zadań i przekazanie do Wydziału Edukacji.

            § 3. Szkoły biorące udział w projekcie realizują niżej wymienione zadania wynikające z umowy o dofinansowanie i założeń wniosku projektowego:

1)      przestrzeganie przepisów dotyczących promocji projektu dofinansowanego z EFS w ramach POKL;

2)      przeprowadzanie rekrutacji uczestników do udziału w projekcie;

3)      organizacja i przeprowadzenie zajęć pozalekcyjnych w szkole i poza szkołą związanych z realizacja projektu;

4)      prowadzenie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej uczestników projektu;

5)      sporządzanie sprawozdań dot. realizowanych zadań ujętych w harmonogramie działań i przekazywanie informacji do Wydziału Edukacji;

6)      przekazywanie w wyznaczonym terminie do Wydziału Edukacji informacji niezbędnych do przygotowania wniosku o płatność lub innych dokumentów wymaganych przez Urząd Marszałkowski;

7)      przeprowadzanie wśród uczestników projektu analiz i ankiet niezbędnych do realizacji projektu;

8)      niezwłoczne informowanie Wydziału Edukacji o nieprawidłowościach oraz problemach powstałych przy realizacji projektu w szkole;

9)      dokonywanie płatności w ramach przydzielonych zadań z realizowanego projektu;

10)  prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej dla operacji związanych z realizowanym projektem i opracowaniem wyodrębnionej dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości dla projektu;

11)  współpraca z wydziałami Urzędu Miejskiego i uprawnionymi instytucjami  zewnętrznymi;

12)  przekazanie zarchiwizowanych dokumentów do Wydziału Edukacji po zakończeniu realizacji projektu w terminie określonym przez Wydział.

            § 4. W celu prawidłowej i rzetelnej realizacji zadania wszystkie jednostki/wydziały biorące udział w realizacji projektu powinny zapoznać się z następującymi dokumentami:

1)      Program Operacyjny Kapitał Ludzki;

2)      wytyczne dot. kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych;

3)      wytyczne w zakresie informacji i promocji;

4)      umową o dofinansowanie oraz wnioskiem o dofinansowanie projektu „Grudziądzkie szkoły perspektywą rozwoju drogi edukacyjnej i zawodowej dzieci i młodzieży” realizowanego w ramach POKL.

            § 5. Wykonanie zarządzenia powierzam Wydziałowi Edukacji, który jest realizatorem projektu, Wydziałowi Finansowemu oraz Dyrektorom szkół biorących udział w projekcie.

            § 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.