ZARZĄDZENIE NR 349/19 w sprawie Regulaminu korzystania z samochodów służbowych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu

ZARZĄDZENIE NR 349/19

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 9 sierpnia 2019 roku

w sprawie Regulaminu korzystania z samochodów służbowych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu

       Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1991 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z  2019 r. poz. 506) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się Regulamin korzystania z samochodów służbowych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 2. 1. Celem Regulaminu jest uregulowanie efektywnego zarządzania samochodami służbowymi w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu poprzez wprowadzanie standardów i jednolitych zasad dla zarządzania i nadzorowania wykorzystywania samochodów służbowych przeznaczonych do realizacji celów służbowych.

2. Samochody służbowe wykorzystywane są do celów służbowych, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Samochód służbowy może być wykorzystywany przez użytkownika samochodu do celów prywatnych w przypadku braku zgłoszenia zapotrzebowania przez Urząd na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu .

§ 3. 1. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu  jest mowa o:

1. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Grudziądzu;
2. Prezydencie – należy przez to rozumieć Prezydenta Grudziądza;
3. Pracodawcy – należy przez to rozumieć Urząd, za który czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec pracowników wykonuje Prezydent lub inna osoba wyznaczona przez niego (osoba zastępująca Prezydenta), lub Sekretarz Miasta;
4. samochodzie służbowym – należy przez to rozumieć środek transportu stanowiący własność gminy-miasto Grudziądz będący w dyspozycji Urzędu Miejskiego w Grudziądzu;
5. użytkowniku samochodu – należy przez to rozumieć Prezydenta, pracownika Urzędu zatrudnionego na stanowisku kierowcy, innego pracownika Urzędu upoważnionego do kierowania samochodem służbowym, osobę, której udostępniono samochód służbowy do celów prywatnych oraz w wyjątkowych sytuacjach inną osobę upoważnioną do użytkowania samochodu;
6. kierowcy – należy przez to rozumieć pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy w  Wydziale Organizacyjno-Administracyjnym;
7. pracowniku Wydziału Organizacyjnego – należy przez to rozumieć pracownika Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego Urzędu, upoważnionego do rozliczania przebiegu oraz zużycia paliwa w samochodach służbowych Urzędu;
8. pracowniku rozliczającym – należy przez to rozumieć pracownika, który rozlicza karty drogowe użytkownika samochodu, w komórce organizacyjnej mającej do dyspozycji samochód służbowy do realizacji zadań;
9. obsłudze transportowej – należy przez to rozumieć przewóz osób, towarów, dokumentów na potrzeby Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz oraz przewozów zleconych przez Pracodawcę;

 Rozdział  II

Zasady użytkowania samochodu służbowego i wykonywania usługi transportowej.

§ 4. 1. Użytkownik samochodu dysponuje samochodem służbowym na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu.

2. Użytkownik samochodu powinien posiadać ważne okresowe badania lekarskie i psychologiczne stwierdzające brak przeciwwskazań psychologicznych do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy wykonującego przewóz drogowy.

3. Samochód służbowy może zostać udostępniony do celów prywatnych na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu oraz w umowie zawartej z użytkownikiem samochodu, której wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

4. Jeśli samochód służbowy ma zostać udostępniony z możliwością wykorzystywania do celów prywatnych przez dłuższy czas umowa może przewidywać odstępstwa od wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 5.  Samochodem służbowym może kierować użytkownik samochodu posiadający upoważnienie zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 6.  Spowodowanie przez użytkownika samochodu służbowego zawinionej szkody, która nie podlega naprawieniu z umowy ubezpieczenia powoduje odpowiedzialność majątkową tej osoby do pełnej kwoty wysokości spowodowanej szkody. Osoby kierujące samochodem służbowym podpisują deklarację odpowiedzialności materialnej zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszego zarządzenia. 

§ 7. 1. Użytkownik samochodu zobowiązany jest do:

1. eksploatowania samochodu z zachowaniem bezpieczeństwa i ekonomicznych warunków jazdy;
2. dbania o czystość użytkowanego samochodu;
3. dokonywania codziennej obsługi technicznej samochodu w zwyczajowym niezbędnym zakresie;
4. w przypadku zauważenia awarii lub usterek do natychmiastowego zgłoszenia Pracodawcy;
5. w przypadku wypadku drogowego, kolizji, zaistnienia kradzieży samochodu, bądź elementów jego wyposażenia – niezwłocznego powiadomienia organu Policji oraz zgłoszenia za pośrednictwem Pracodawcy, w przewidzianym przepisami terminie, szkody do ubezpieczyciela. 

2. Wszelkie zobowiązania wynikające z naruszenia przepisów ruchu drogowego pokrywa użytkownik samochodu.

3. Użytkownikowi samochodu zabrania się udostępniania pojazdu osobom nieupoważnionym.

4. Po zakończonej pracy samochód parkowany jest w obrębie siedziby Urzędu lub w miejscu zamieszkania lub przebywania użytkownika samochodu za uprzednią zgodą Pracodawcy.

§ 8. 1. Podstawę do korzystania z przejazdu samochodem służbowym stanowi zamówienie ustne złożone przez Dyrektora wydziału lub pracownika na samodzielnym stanowisku pracy w Wydziale Organizacyjnym Urzędu.

2. Zamówienie na przejazd samochodem służbowym po godzinach pracy Urzędu, w dni wolne od pracy oraz w niedziele i święta wymaga dodatkowo zgody Pracodawcy.

3. W przypadku korzystania z przejazdu samochodem służbowym przez pracownika jednostki organizacyjnej gminy-miasto Grudziądz zamówienie ustne, o którym mowa w ust. 1, składa Dyrektor jednostki.

4. Kontrolę nad zasadnością wyjazdów samochodem służbowym sprawuje Sekretarz Miasta.

 Rozdział III

Ewidencjonowanie przejazdów samochodu służbowego oraz rozliczanie przebiegu samochodu i zużycia paliwa.

§ 9. 1. Ewidencjonowanie przejazdów służbowych prowadzone jest przez użytkowników samochodu służbowego na ponumerowanych kartach drogowych, których wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.

2. Karty drogowe wydawane są użytkownikowi samochodu przez pracownika Wydziału Organizacyjnego.

3. Karta drogowa jest wypełniana przez użytkownika samochodu odrębnie na każdy dzień pracy samochodu, za wyjątkiem kierowcy, który kartę wypełnia raz w miesiącu oraz z zastrzeżeniem ust. 4.

4. W wyjątkowych sytuacjach (np. wyjazdu za granicę kraju, delegacji kilkudniowej), karta drogowa wypełniana jest na czas trwania całego wyjazdu.

5. Użytkownik samochodu (z wyjątkiem kierowcy) ma obowiązek zdać pracownikowi rozliczającemu wypełnione karty drogowe do 10. dnia każdego miesiąca celem rozliczenia przebiegu samochodu służbowego oraz zużycia paliwa.

6. W przypadku wyjazdu samochodu służbowego w dzień wolny od pracy, karta drogowa wydawana jest w dniu roboczym, poprzedzającym dzień wyjazdu samochodu służbowego.

7. Pracownik rozliczający sprawdza prawidłowość wypełniania kart drogowych.

§ 10. 1. Rozliczanie przebiegu samochodu służbowego oraz zużycia paliwa dokonywane jest w okresach miesięcznych odpowiednio przez pracownika Wydziału Organizacyjnego na podstawie miesięcznych kart pracy samochodu (w przypadku kierowcy) oraz pracownika rozliczającego, na podstawie kart drogowych, o których mowa w § 9 ust. 3. 

2. Miesięczną kartę pracy samochodu wypełnia kierowca oraz pracownik rozliczający , a kontrolę nad prawidłowością jej wypełniania sprawuje pracownik Wydziału Organizacyjnego. Wzór miesięcznej karty stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.

3. Pracownik Wydziału Organizacyjnego lub pracownik rozliczający wydaje użytkownikowi samochodu miesięczną kartę pracy samochodu w pierwszym dniu pracy każdego miesiąca.

4. Kierowca i pracownik rozliczający w terminie do 15. dnia każdego miesiąca przekazuje pracownikowi Wydziału Organizacyjnego miesięczną kartę pracy samochodu służbowego celem ostatecznego rozliczenia przebiegu oraz zużycia paliwa.

5. Schemat rozliczania przebiegu oraz zużycia paliwa samochodów służbowych Urzędu stanowi załącznik nr 6 do niniejszego załącznika.

§ 11. Urząd ponosi pełne koszty z tytułu eksploatacji i utrzymania samochodu służbowego, z wyłączeniem kosztów wyraźnie wymienionych w niniejszym zarządzeniu lub umowie o korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych.

§ 12. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu do zapoznania z treścią Regulaminu podległych pracowników.

§ 13. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.

§ 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, za wyjątkiem postanowień § 9 i 10, które wchodzą w życie z dniem 15 września 2019 roku.