ZARZĄDZENIE NR 19 / 16

PREZYDENTA MIASTA GRUDZIĄDZA  

z dnia 25 stycznia 2016 r.

w sprawie zasad i trybu przeprowadzania indywidualnej kontroli wspólnika w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, w których gmina-miasto Grudziądz posiada udziały

Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt. 3 i art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2015 r. poz. 1515) w związku z art. 212 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U.z 2013 r. poz.1030 z późń.zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1

1. Określa się jednolite zasady organizacji i przeprowadzania przez gminę-miasto Grudziądz zwaną dalej wspólnikiem, kontroli w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, w których gmina-miasto Grudziądz posiada udziały większościowe lub całkowite z wyjątkiem spółek z o.o. których umowy spółki wyłączają indywidualną kontrolę wspólnika.
2. Zarządzenie określa również obowiązki Biura Nadzoru Właścicielskiego, zwanego dalej NW, w zakresie przygotowania i monitorowania kontroli, o której mowa w ust. 1, oraz raportowania o jej wynikach.

§ 2

1. Kontrola, o której mowa w § 1ust. 1, stanowi realizację prawa wspólnika do informacji o spółce, w ramach indywidualnej kontroli wspólnika, w trybie art. 212 kodeksu spółek handlowych.
2. Prawo indywidualnej kontroli wspólnika, w trybie art. 212 ksh, w spółkach, o których mowa w § 1 ust. 1, przysługuje Prezydentowi Miasta Grudziądza.
3. Indywidualna kontrola wspólnika, o której mowa w ust. 2, polega na badaniu:

1. zgodności działalności spółki z przepisami prawa, a przede wszystkim z kodeksem spółek handlowych, ustawą o rachunkowości, prawem zamówień publicznych, umową spółki, regulaminem zarządu oraz uchwałami zgromadzenia wspólników;
2. celowości, gospodarności i rzetelności działania spółki.

§ 3

1. Zakres indywidualnej kontroli wspólnika w trybie art. 212 ksh obejmuje:

1. wgląd do ksiąg i dokumentów spółki;
2. możliwość sporządzania bilansu dla swojego użytku;
3. żądanie wyjaśnień od zarządu i pracowników spółki.

1. Przedmiotem kontroli może być objęta wszelka dokumentacja znajdująca się w spółce, w szczególności:

1. księgi handlowe;
2. dokumentacja związana z toczącymi się procesami;
3. zestawienie wyników za dany okres;
4. potwierdzenie płacenia podatków;
5. dokumentacja rozliczeń ZUS;
6. spis inwentarza;
7. sprawozdania;
8. zawarte umowy;
9. treść korespondencji.

1. Wspólnik przeprowadzający kontrolę może sporządzać dla własnego użytku notatki oraz bilans, celem którego jest odzwierciedlenie sytuacji majątkowej spółki na określony dzień wybrany przez wspólnika. Bilans ten nie stanowi części rocznego sprawozdania finansowego w rozumieniu ustawy o rachunkowości.
2. W toku prowadzonej kontroli wspólnik może żądać od zarządu spółki:

1. wyjaśnień w formie pisemnej lub ustnej;
2. przekazania kserokopii lub odpisów interesujących go dokumentów, potwierdzonych przez zarząd spółki.

§ 4

1.    Kontrola może być wykonywana również przez osobę/osoby, której/którym Prezydent Miasta Grudziądza udzieli pisemnego pełnomocnictwa do przeprowadzenia kontroli w danej spółce w imieniu gminy-miasto Grudziądz,

1. Udzielenie pełnomocnictwa, o którym mowa w ust. 1, następuje na wniosek Kierownika Biura Nadzoru Właścicielskiego skierowany do Prezydenta Miasta Grudziądza.
2. Prezydent Miasta Grudziądza udziela pełnomocnictwa i podpisuje jednocześnie Instrukcję postępowania w toku kontroli, stanowiącą załącznik do wniosku, o którym mowa w ust. 2.
3. Rejestr pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta Miasta Grudziądza prowadzi Wydział Organizacyjny.
4. W celu analizy przekazanych dokumentów pełnomocnikowi może pomagać osoba, która posiada kwalifikacje oraz wiedzę fachową w przedmiocie kontroli.

§ 5

1. Przed przystąpieniem do kontroli osoba, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt. 1, otrzymuje pełnomocnictwo i przyjmuje do stosowania Instrukcję postępowania w toku kontroli.
2. W Instrukcji, o której mowa w ust. 1, Prezydent Miasta Grudziądza określa:

1. cel kontroli i jej zakres;
2. dokumenty, informacje i wyjaśnienia, jakie powinny być zebrane;
3. sposób i formę przekazywania do NW w toku kontroli wstępnych informacji oraz konkretnych problemów wymagających wyjaśnienia;
4. w sytuacji, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt. 2, wskazuje osobę, która będzie pomagała pełnomocnikowi w przeprowadzeniu kontroli.

§ 6

1. Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych pełnomocnik gminy miasto Grudziądz przedkłada zarządowi spółki pełnomocnictwo, o którym mowa w § 4 ust. 2, stanowiące dokument uprawniający do przeprowadzenia kontroli w spółce.
2. Czynności kontrolne przeprowadza się w siedzibie spółki bądź jej oddziału,
   w dniach i godzinach pracy biura spółki.
3. Ustalenia kontroli, w oparciu o stwierdzone i opisane fakty, stanowiące podstawę
   do oceny działalności spółki w badanym okresie, a w szczególności ujawnione uchybienia i nieprawidłowości oraz niedomagania organizacyjne ze wskazaniem naruszonych przepisów, przyczyn oraz skutków tych naruszeń, opisane zostają w protokole
   z kontroli sporządzonym przez pełnomocnika Prezydenta Miasta Grudziądza.
4. Protokół z kontroli sporządzany jest w dwóch egzemplarzach: jeden  dla Prezydenta Miasta Grudziądza; drugi podpisany przez Prezydenta, dla  Prezesa Zarządu spółki kontrolowanej.

§ 7

W ramach realizacji prawa indywidualnej kontroli wspólnika w trybie art. 212 ksh, do zadań NW, związanych z pełnieniem przez Prezydenta Miasta Grudziądza funkcji organu właścicielskiego w stosunku do spółek z o.o. z udziałem gminy miasto Grudziądz, należy:

1. przygotowanie kontroli;
2. monitorowanie przebiegu kontroli;
3. przekazywanie Prezydentowi Miasta Grudziądza informacji o wynikach kontroli;
4. formułowanie wniosków pokontrolnych;
5. zamieszczanie informacji dotyczących kontroli w spółkach gminy miasto Grudziądz w których posiada ona udział większościowy lub całkowity w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Grudziądza.

§ 8

1. Polecenie przeprowadzenia kontroli w spółce wydaje Prezydent Miasta Grudziądza z własnej inicjatywy albo na pozytywnie zaopiniowany przez niego wniosek Kierownika NW.
2. NW organizuje kontrolę, podejmując następujące czynności przygotowawcze:

1. składa wniosek, o którym mowa w § 4 ust. 2;
2. przygotowuje pełnomocnictwo pod podpis Prezydenta Miasta Grudziądza;
3. przygotowuje, pod podpis Prezydenta Miasta Grudziądza  Instrukcję postępowania
   w toku kontroli, z uwzględnieniem § 5;
4. informuje pisemnie zarząd spółki o planowanym terminie przeprowadzenia kontroli
   w celu zapewnienia obecności zarządu spółki podczas czynności kontrolnych.

1. W toku kontroli NW monitoruje jej przebieg na bieżąco, zgodnie z wytycznymi zawartymi w Instrukcji, o której mowa w § 5.
2. Po zakończeniu kontroli pełnomocnik Prezydenta Miasta Grudziądza sporządza protokół o którym mowa w § 6 ust. 3, które powinno zawierać w szczególności:

1. podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;
2. nazwę i adres spółki kontrolowanej;
3. numer i datę polecenia Prezydenta Miasta Grudziądza dot. przeprowadzenia kontroli;
4. imię i nazwisko pełnomocnika Prezydenta Miasta Grudziądza oraz osób wyznaczonych do pomocy w przeprowadzeniu kontroli;
5. kopię udzielonego przez Prezydenta Miasta Grudziądza pełnomocnictwa;
6. datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
7. określenie celu i przedmiotu kontroli oraz okresu objętego kontrolą;
8. dane dot. składu osobowego zarządu kontrolowanej spółki;
9. ustalenia kontroli, o których mowa w § 6 ust. 3;
10. wyszczególnienie załączników do sprawozdania;
11. dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego sprawozdania;
12. datę sporządzenia sprawozdania oraz podpis pełnomocnika.

1. Protokół powinien być przedłożony Prezydentowi Miasta Grudziądza w terminie 21 dni, licząc od dnia zakończenia kontroli.
2. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek Kierownika NW, Prezydent Miasta Grudziądza może wyrazić zgodę na przedłożenie protokołu w terminie późniejszym, jednak nie dłużej niż w terminie 35 dni, licząc od dnia zakończenia kontroli.

§ 9

1. Na podstawie analizy ustaleń zawartych w sprawozdaniu z kontroli, Biuro Nadzoru Właścicielskiego sporządza i przedkłada Prezydentowi Miasta Grudziądza pisemną informację o przebiegu, wynikach kontroli oraz formułuje wnioski pokontrolne, załączając sprawozdanie pełnomocnika.
2. O sposobie wykorzystania ustaleń kontroli zawartych w sprawozdaniu decyduje Prezydent Miasta Grudziądza.
3. Informacja o wynikach kontroli w spółkach Miasta Grudziądza podlega ogłoszeniu w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Grudziądz

§ 10

Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Biura Nadzoru Właścicielskiego.

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.