ZARZĄDZENIE NR 512/16 w sprawie wprowadzenia Instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

ZARZĄDZENIE NR 512/16

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 28 grudnia 2016 r.

 

w sprawie wprowadzenia Instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miejskim
w Grudziądzu

 

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia  8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r., poz. 446 z późn. zm.) oraz art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047) zarządzam, co następuje:

 

§ 1. Wprowadzam Instrukcję inwentaryzacyjną w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu określającą zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.

§ 2. Celem inwentaryzacji jest:

1. doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie wiarygodności tych danych;
2. rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie;
3. dokonanie oceny przydatności składników majątku;
4. przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem w Urzędzie, a zwłaszcza powstawaniu różnic inwentaryzacyjnych, w szczególności niedoborów i szkód;
5. usprawnienie systemu kontroli zarządczej, w szczególności w obszarze zasobów Urzędu oraz obiegu dokumentów finansowo-księgowych.

§ 3. W celu prawidłowego ewidencjonowania składników majątku komórki organizacyjne Urzędu są zobowiązane do bieżącego i terminowego przekazywania do Wydziału Finansowego:

1. kserokopii umów, na podstawie których składniki aktywów należące do Urzędu zostały oddane w użyczenie, użytkowanie, najem, dzierżawę obcym podmiotom;
2. kserokopii umów, na mocy których Urząd otrzymał składniki aktywów w użyczenie, użytkowanie, najem, dzierżawę od innych podmiotów;
3. wszelkich posiadanych dowodów dokumentujących ruch majątkiem, w tym m.in. dowody przyjęcia środka trwałego (OT), likwidacji środka trwałego (LT) i protokoły przekazania-przyjęcia środka trwałego (PT).

§ 4. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1. inwentaryzacja – zespół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki na określony dzień, porównanie stanu rzeczywistego ze stanem księgowym i sprawdzenie, czy nie występują między tymi stanami różnice, a także rozliczenie i doprowadzenie stanu księgowego do stanu występującego w rzeczywistości;
2. Urząd – Urząd Miejski w Grudziądzu;
3. komórka organizacyjna Urzędu – Wydziały, Biura i samodzielne stanowiska oraz Urząd Stanu Cywilnego i Straż Miejska w Grudziądzu;
4. kierownik komórki organizacyjnej Urzędu – Naczelnik Wydziału, Kierownik Biura, samodzielne stanowisko, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego oraz Komendant Straży Miejskiej w Grudziądzu;
5. komórka organizacyjna Urzędu prowadząca ewidencję składników majątku – komórka,
   w której jest prowadzona ewidencja składników majątku w aplikacji Środki Trwałe:

1. Wydział Organizacyjny Referat Gospodarczo – Administracyjny – w zakresie sprzętu biurowego będącego na wyposażeniu komórek organizacyjnych,
2. Biuro Informatyki – w zakresie sprzętu informatycznego,
3. Wydział Finansowy Referat Wydatków – w pozostałym zakresie, nieobjętym ewidencją prowadzoną przez Wydział Organizacyjny i Biuro Informatyki;

 

6. sprzęt biurowy obejmuje następujące składniki majątku:

1. meble,
2. wyposażenie techniczne biur, w tym m.in. kserokopiarki, niszczarki, bindownice, zgrzewarki, laminatory, gilotyny, faksy, centrale telefoniczne, klimatyzatory, lampki biurkowe,
3. urządzenia i sprzęt telewizyjny, radiotechniczny, elektrowizyjny, w tym m.in.: telewizory, wideo, radia, sprzęt nagłaśniający, aparaty fotograficzne, kamery,
4. urządzenia i sprzęt ogólnego przeznaczenia, w tym m.in.: odkurzacze, zmywarki, kosiarki, lodówki,
5. pojazdy, w tym: auta, motorowery, rowery,
6. sprzęt i narzędzia elektrotechniczne i wyposażenie warsztatów, w tym m.in.: wiertarki, pilarki, szlifierki, opalarki;

7. sprzęt informatyczny – sprzęt komputerowy, w tym m.in.: komputery, monitory, drukarki, skanery, szafy teleinformatyczne, zasilacze;
8. pracownik materialnie odpowiedzialny – pracownik, któremu na piśmie powierzono
   i przekazano określone składniki majątku i który przyjął odpowiedzialność materialną za szkodę w powierzonym majątku;
9. pracownik, któremu powierzono pieczę nad przyjętym środkiem trwałym – pracownik potwierdzający przyjęcie składnika majątku do użytkowania na potrzeby działalności Urzędu, bez przeniesienia odpowiedzialności materialnej za środek trwały, z obowiązkiem udzielenia wyjaśnień komisji inwentaryzacyjnej, w przypadku braku danego środka trwałego;
10. zespół – co najmniej dwuosobowy zespół dokonujący spisu z natury lub dokonujący weryfikacji;
11. pole spisowe – umownie wydzielony z całego obszaru inwentaryzacji mniejszy obszar, na którym znajdują się zbiory składników majątkowych, objęte spisem z natury;
12. aplikacja ST – aplikacja Środki Trwałe, służąca do prowadzenia ewidencji analitycznej oraz inwentaryzacji składników majątkowych;
13. spis z natury metodą tradycyjną – spis przeprowadzony ręcznie, polegający na ręcznym spisaniu na arkuszu składników majątku ujawnionych w trakcie dokonywania spisu;
14. spis z natury metodą sczytania kodów kreskowych – spis przeprowadzony przy użyciu urządzeń skanujących etykiety (czytniki kodów kreskowych), gdzie arkusz spisu z natury po zeskanowaniu składników majątku jest automatycznie generowany z aplikacji ST wraz z automatycznym określeniem ceny i wartości zeskanowanych składników majątkowych;
15. arkusz spisowy – druk ścisłego zarachowania lub wydruk wygenerowany z aplikacji ST, który służy do dokumentowania przeprowadzenia spisu z natury.

 

§ 5. W Urzędzie wyróżnia się cztery rodzaje inwentaryzacji:

1. inwentaryzację okresową, przeprowadzaną zgodnie z postanowieniami ustawy o rachunkowości;
2. inwentaryzację zdawczo-odbiorczą, przeprowadzaną na okoliczność zmiany osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone mienie;
3. inwentaryzację w szczególnych okolicznościach, przeprowadzaną w sytuacji wystąpienia zdarzeń wyjątkowych (np. włamania i kradzieży składników majątkowych, pożaru);
4. inwentaryzację kontrolną, mającą na celu okresowe, niezapowiedziane sprawdzenie prawidłowości gospodarowania, przechowywania i zabezpieczenia składników aktywów, np. kontrola kas, osób posiadających stałe zaliczki.

§ 6. W Urzędzie, w zależności od rodzajów aktywów i pasywów, stosuje się następujące metody inwentaryzacji:

1. spis z natury dokonany metodą tradycyjną lub sczytania kodów kreskowych;
2. uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu aktywów (inwentaryzacja w drodze uzgodnienia salda);
3. porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości aktywów i pasywów (inwentaryzacja w drodze weryfikacji).

§ 7. Terminy  i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji:

1. składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych – rozpoczyna się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku kalendarzowego, a zakończy do 15-go dnia następnego roku, ustalenie zaś ich stanu na dzień bilansowy nastąpi poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - zwiększeń i zmniejszeń, jakie nastąpiły między datą spisu a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych na dzień 31 grudnia i przeprowadza się raz na 4 lata;
2. zapasów materiałów i towarów – przeprowadza się co najmniej raz na 2 lata;
3. nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących
   w skład środków trwałych w budowie przeprowadza się raz na 4 lata;
4. środków pieniężnych w gotówce, papierów wartościowych w postaci materialnej, druków ścisłego zarachowania, depozytów – przeprowadza się co roku na dzień 31 grudnia.

§ 8. 1. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest Prezydent Grudziądza.

2. Na wniosek Skarbnika Miasta Prezydent Grudziądza powołuje przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Przewodniczącym powinien być pracownik na stanowisku kierowniczym lub pracownik o minimum 5-letnim stażu pracy w Urzędzie.

3. Komisję inwentaryzacyjną powołuje Prezydent Grudziądza na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej w składzie co najmniej 3 osób.

4. W celu przeprowadzenia spisu z natury, powołuje się zespoły spisowe w ilości zapewniającej sprawne i prawidłowe wykonanie zadania, spośród pracowników Urzędu.

5. W skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych nie mogą wchodzić następujące osoby:

1. Prezydent Grudziądza, Wiceprezydenci;
2. Sekretarz Miasta;
3. Skarbnik Miasta;
4. osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone mienie;
5. inne osoby nie gwarantujące bezstronności.

6. Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należą w szczególności:

1. dobra znajomość obowiązującej Instrukcji inwentaryzacyjnej;
2. przedłożenie Prezydentowi Grudziądza wniosków w sprawach:

1. powołania członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów,
2. ustalenia w porozumieniu ze Skarbnikiem Miasta rejonów (pól) spisowych, składów zespołów spisowych oraz harmonogramu prac inwentaryzacyjnych;

3. wyznaczenie indywidualnych zadań członkom komisji;
4. przeprowadzenie szkolenia (instruktażu) przedinwentaryzacyjnego dla wszystkich zainteresowanych (m.in. członków komisji, zespołów spisowych, osób odpowiedzialnych materialnie) wspólnie ze Skarbnikiem Miasta i z udziałem wyznaczonych pracowników Wydziału Finansowego, Biura Informatyki i Wydziału Organizacyjnego;
5. pobranie z Wydziału Finansowego a następnie wydanie zespołom spisowym arkuszy spisowych za pokwitowaniem – do rozliczenia w przypadku, gdy spis będzie dokonywany metodą tradycyjną;
6. pobranie z Biura Informatyki czytników kodów kreskowych i wydanie ich zespołom spisowym w przypadku, gdy spis będzie dokonywany metodą sczytania kodów kreskowych;
7. kontrolowanie przebiegu spisów z natury i prawidłowości wypełniania arkuszy spisowych;
8. odbiór od zespołów spisowych po zakończeniu inwentaryzacji arkuszy inwentaryzacyjnych i czytników kodów kreskowych, sprawozdania z przebiegu spisu z natury sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 wraz z innymi dokumentami (oświadczenia itp.) oraz rozliczenie ich z pobranych formularzy i czytników;
9. przekazanie, nie później niż do 20 stycznia (w przypadku inwentaryzacji okresowej), dokumentacji inwentaryzacyjnej Skarbnikowi Miasta do dalszego opracowania, to jest wyceny oraz ustalenia różnic inwentaryzacyjnych, wzór zestawienia różnic inwentaryzacyjnych stanowi Załącznik Nr 2;
10. przekazanie, po otrzymaniu od Skarbnika Miasta, osobom materialnie odpowiedzialnym i sprawującym pieczę nad środkiem trwałym, zestawień różnic inwentaryzacyjnych,
    z żądaniem złożenia przez nich wyjaśnienia na piśmie przyczyn powstałych różnic;
11. weryfikacja wraz z komisją inwentaryzacyjną zebranych informacji oraz ustalenie przyczyn powstania różnic;
12. sporządzenie, nie później niż do 1 marca (w przypadku inwentaryzacji okresowej), wspólnie z członkami komisji protokołu zakończenia prac komisji inwentaryzacyjnej, którego wzór stanowi Załącznik Nr 3.

7. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może część z uprawnionych czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej, nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie.

8. Do uprawnień i obowiązków pozostałych członków komisji inwentaryzacyjnej należy w szczególności:

1. zapoznanie się z obowiązującą Instrukcją inwentaryzacyjną;
2. czuwanie nad przygotowaniem, przebiegiem i rozliczaniem inwentaryzacji;
3. przegląd wybranych pól spisowych przed inwentaryzacją dla stwierdzenia prawidłowości ich przygotowania do inwentaryzacji, w tym na wniosek członków zespołów spisowych;
4. dokonanie weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych w drodze zebrania wyjaśnień osób odpowiedzialnych materialnie i sprawujących pieczę nad środkiem trwałym.

9. Do uprawnień i obowiązków zespołu spisowego należy w szczególności:

1. uczestnictwo w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym;
2. pobieranie za pokwitowaniem, a po zakończeniu spisów rozliczenie się z pobranych arkuszy spisowych oraz z czytników kodów kreskowych;
3. pobranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych, wzory oświadczeń określają  Załącznik Nr 4 i Załącznik Nr 5;
4. dokonanie spisu z natury w przydzielonych polach spisowych, zgodnie z Instrukcją inwentaryzacyjną, zarządzeniem o przeprowadzeniu inwentaryzacji oraz wytycznymi podanymi w czasie szkolenia;
5. poprawne wypełnienie arkuszy spisowych, w tym właściwe dokonanie korekt popełnionych błędów;
6. zorganizowanie pracy w taki sposób, aby nie została zakłócona normalna działalność Urzędu;
7. terminowe przekazanie materiałów inwentaryzacyjnych (arkuszy spisowych, oświadczeń itp.) po zakończeniu spisów do komisji inwentaryzacyjnej i złożenie pisemnego sprawozdania z przebiegu spisów;
8. możliwość zwrócenia się do członków komisji inwentaryzacyjnej o pobranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych.

§ 9. 1. Spisem z natury ustala się stan następujących aktywów:

1. środków pieniężnych w gotówce, znajdujących się w kasach Urzędu;
2. papierów wartościowych w postaci materialnej (weksle, czeki obce, akcje, obligacje itp.);
3. druków ścisłego zarachowania, depozytów;
4. środków trwałych i pozostałych środków trwałych własnych, z wyjątkiem gruntów, dróg, sieci wodociągowych i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony;
5. maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie;
6. środków trwałych i pozostałych środków trwałych, będących własnością innych jednostek, powierzonych do sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania;
7. zapasów materiałów i towarów.

2. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby (osób) użytkujących składniki majątkowe (osób, którym powierzono pieczę nad środkiem trwałym) i osoby odpowiedzialnej materialnie.

3. Szczegółowy instruktaż postępowania w przypadku spisu z natury przeprowadza kierownik Referatu Wydatków Wydziału Finansowego wraz z pracownikiem Biura Informatyki i pracownikiem Wydziału Organizacyjnego.

4. Wzór protokołu z inwentaryzacji gotówki stanowi Załącznik Nr 6.

5. W Urzędzie spis z natury przeprowadza się wg dwóch metod inwentaryzacji:

1. metody tradycyjnej;
2. metody sczytania kodów kreskowych.

§ 10. 1. Spis z natury przy użyciu metody tradycyjnej polega na:

1. ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątkowego poprzez przeliczenie, zmierzenie, zważenie i wpisaniu tych danych do arkusza;
2. wypełnieniu pól w sposób trwały (długopisem) z uwzględnieniem poniższych zasad:

1. należy dokładnie określić składniki majątkowe oraz ich numery inwentarzowe,
2. wpisać jednostki miary poszczególnych składników majątkowych,
3. błędy można poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu w taki sposób, aby pierwotny zapis pozostał czytelny oraz wpisanie obok zapisu poprawnego
   i zaparafowanie poprawki z datą dokonania zmiany,
4. po dokonaniu ostatniego zapisu na arkuszu spisowym należy zamieścić adnotację następującej treści: „Spis zakończono na pozycji nr …..”;

3. wypełnieniu arkuszy spisowych w dwóch egzemplarzach, a w przypadku inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w trzech egzemplarzach;
4. podpisaniu przez członków zespołu spisowego oraz osobę materialnie odpowiedzialną  lub/i osobę, której powierzono pieczę;
5. przekazaniu prawidłowo wypełnionych arkuszy spisowych wraz z innymi dokumentami przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

2. W przypadku inwentaryzacji przeprowadzanej metodą tradycyjną dokonuje się spisu na oddzielnych arkuszach:

1. środków trwałych i pozostałych środków trwałych;
2. obcych środków trwałych;
3. stanu magazynów;
4. druków ścisłego zarachowania;
5. gwarancji, depozytów.

3. Arkusz spisowy (druk ścisłego zarachowania) wydany przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub osobie przez niego upoważnionej powinien zawierać co najmniej:

1. numer arkusza;
2. odcisk pieczęci Wydziału Finansowego;
3. rodzaj inwentaryzacji;
4. sposób przeprowadzenia inwentaryzacji;
5. imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej lub osoby, której powierzono pieczę;
6. imiona i nazwiska osób obecnych przy spisie;
7. określenie pola spisowego;
8. daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia spisu;
9. wyczerpującą nazwę przedmiotu spisywanego;
10.  numer inwentarzowy;
11.  jednostkę miary;
12.  ilość stwierdzoną w wyniku liczenia, pomiaru, ważenia;
13.  podpis i pieczęć imienną osoby materialnie odpowiedzialnej lub osoby, której powierzono pieczę;
14.  podpisy osób dokonujących spisu z natury;
15.  podpis i pieczęć imienną osoby wyceniającej (dotyczy składników majątku podlegającego wycenie);
16.  podpis osoby sprawdzającej arkusze spisu z natury pod względem formalno-rachunkowym.

§ 11. 1. Spis z natury przy użyciu metody sczytania kodów kreskowych polega na:

1. zeskanowaniu przy pomocy czytnika kodów kreskowych etykiet znajdujących się na poszczególnych składnikach majątkowych;
2. przekazaniu czytnika pracownikowi Wydziału Finansowego prowadzącego ewidencję środków trwałych na koniec każdego dnia, w którym dokonywano spisu z natury, w celu sczytania zgromadzonych danych do aplikacji ST;
3. wydrukowaniu przez pracownika Wydziału Finansowego arkuszy spisu z natury i przekazanie ich do zespołów spisowych w celu dalszego opracowania, m.in. złożenia podpisów.

2. W przypadku metody sczytania kodów kreskowych dopuszcza się możliwość spisu różnych rodzajów składników majątkowych na jednym arkuszu, z zastrzeżeniem ich pogrupowania na oddzielnych stronach.

3. Wygenerowany z aplikacji ST arkusz spisu z natury powinien zawierać co najmniej:

1. numer arkusza;
2. określenie rodzaju spisywanych składników;
3. rodzaj inwentaryzacji i sposób przeprowadzenia;
4. określenie pola spisowego;
5. datę rozpoczęcia i zakończenia spisu;
6. numer inwentarzowy;
7. nazwę elementu;
8. jednostkę miary;
9. ilość;
10.  cenę;
11.  wartość;
12.  miejsce na podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej;
13.  miejsce na podpis osoby odpowiedzialnej materialnie.

4. Na wygenerowanym z aplikacji ST arkuszu spisu z natury należy umieścić:

1. podpis i pieczęć imienną osoby materialnie odpowiedzialnej lub osoby, której powierzono pieczę;
2. podpisy osób dokonujących spisu z natury;
3. podpis osoby sprawdzającej arkusze spisu z natury pod względem formalno-rachunkowym.

 

§ 12. Etap rozliczeniowy inwentaryzacji obejmuje:

1. wycenę składników majątkowych ujętych w arkuszach spisu z natury:
   1. w przypadku inwentaryzacji przeprowadzonej metodą tradycyjną dokonują jej pracownicy Wydziału Finansowego,
   2. w przypadku inwentaryzacji przeprowadzonej metodą sczytania kodów kreskowych dokonywana jest ona automatycznie przez aplikację ST, podczas generowania arkusza;
2. ustalenie różnic inwentaryzacyjnych:

1. w przypadku inwentaryzacji przeprowadzonej metodą tradycyjną dokonują tego pracownicy Wydziału Finansowego,
2. w przypadku inwentaryzacji przeprowadzonej metodą sczytania kodów kreskowych są one dokonywane automatycznie przez aplikację ST;

3. rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych poprzez wyjaśnienie okoliczności i przyczyn ich powstania;
4. ewentualne przeprowadzenie spisów dodatkowych i wycena majątku ujętego w spisie dodatkowym;
5. przygotowanie wniosków o wszczęcie postępowania wyjaśniającego w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych w trakcie prowadzonej inwentaryzacji;
6. sporządzenie protokołu przez komisję inwentaryzacyjną z rozliczenia wyników przeprowadzonej inwentaryzacji oraz sformułowanie wniosków w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Wnioski winny być zaopiniowane przez radcę prawnego oraz Skarbnika Miasta;
7. podjęcie przez Prezydenta Grudziądza decyzji o sposobie rozliczenia różnic i zatwierdzenia wyników inwentaryzacji;
8. ujęcie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych roku kalendarzowego na jaki przypadł termin inwentaryzacji.

§ 13. 1. Inwentaryzację w drodze uzgodnienia salda stosuje się do ustalenia stanu następujących aktywów:

1. środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych;
2. papierów wartościowych w formie zdematerializowanej;
3. własnych składników majątkowych powierzonych na podstawie stosownych umów innym jednostkom;
4. udzielonych pożyczek i kredytów;
5. należności cywilnoprawnych od kontrahentów prowadzących księgi rachunkowe (z wyjątkiem należności nieistotnych, spornych i wątpliwych).

2. Nie wymaga pisemnego uzgodnienia wynikający z ksiąg rachunkowych stan:

1. zobowiązań;
2. należności:

1. wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
2. z tytułu rozrachunków publicznoprawnych,
3. objętych powództwem sądowym lub postępowaniem egzekucyjnym,
4. wobec pracowników.

3. Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia (potwierdzenia) sald polega na dwustronnym potwierdzeniu zgodności stanów ewidencyjnych aktywów i pasywów między kontrahentami, a w szczególności:

1. sporządzeniu i wysłaniu do kontrahentów zawiadomień o wysokości stanu (sald) aktywów;
2. potwierdzeniu wysokości stanu (sald) aktywów w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów, wyjaśnieniu ewentualnych rozbieżności;
3. ustaleniu niezgodności stanu (sald) aktywów, ich wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych.

4. Inwentaryzację poprzez uzyskanie pisemnego potwierdzenia sald przeprowadzają pracownicy Wydziału Finansowego a także pracownicy tych komórek, w których powierzono składniki majątku innym jednostkom.

5. Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia stanu (sald) aktywów przeprowadzana jest na wyznaczony dzień roku, przy czym czynności inwentaryzacyjne można rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku kalendarzowego, a zakończyć do 15 dnia roku następnego, w sposób określony w odrębnych procedurach obowiązujących w Urzędzie.

6. Inwentaryzacja środków pieniężnych na rachunkach bankowych polega na otrzymaniu od banku potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu środków pieniężnych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic.

7. W przypadku powierzenia własnych składników aktywów innym podmiotom do użytkowania na podstawie stosownych umów należy przesłać potwierdzenie (wykaz) tych aktywów, wzór potwierdzenia stanowi Załącznik Nr 7.

8. W przypadku nieuzyskania od kontrahenta potwierdzenia stanu (sald) aktywów do dnia 5 stycznia roku następnego, wówczas taki stan (saldo) podlega inwentaryzacji w drodze porównania stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi.

§ 14. 1. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji stosowana jest do ustalenia stanu następujących aktywów:

1. grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntów;
2. środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, jak budowle i inne obiekty inżynierii lądowej i wodnej;
3. wartości niematerialne i prawne;
4. kredyty, zaciągnięte pożyczki;
5. fundusze;
6. należności sporne, wątpliwe oraz dochodzone na drodze sądowej;
7. środki trwałe w budowie (inwestycje) za wyjątkiem maszyn i urządzeń w środkach trwałych w budowie objętych spisem z natury;
8. należności i zobowiązania z tytułu rozrachunków publicznoprawnych;
9. należności i zobowiązania wobec osób fizycznych oraz podmiotów nie prowadzących ksiąg rachunkowych;
10. zobowiązania;
11. należności, w przypadku nieuzyskania od kontrahentów potwierdzenia salda;
12. pozostałe środki trwałe ujęte w ewidencji ilościowej;
13. ulepszenia w obcych środkach trwałych;
14. aktywa i pasywa ewidencjonowane na kontach pozabilansowych.

2. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega na porównaniu stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych z danymi w dokumentach źródłowych i weryfikacji wartości tych składników, w szczególności inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych polega na sprawdzeniu, czy Urząd posiada tytuł prawny do użytkowania licencji, czy prawo to nie wygasło.

3. Inwentaryzację poprzez weryfikację przeprowadzają pracownicy Wydziału Finansowego, Wydziału Organizacyjnego, Biura Informatyki, Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami prowadzący (zgodnie z zakresem czynności) podlegające weryfikacji konta analityczne lub konta syntetyczne, w uzgodnieniu z odpowiednimi pracownikami komórek organizacyjnych Urzędu, odpowiadającymi za sporządzanie, gromadzenie i przechowywanie stosownej dokumentacji źródłowej, na podstawie której zapisy księgowe są potwierdzane.

4. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji przeprowadzana jest na ostatni dzień każdego roku kalendarzowego, przy czym można ją przeprowadzić nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.

5. Wyniki inwentaryzacji w drodze weryfikacji potwierdzone muszą być na piśmie:

1. w formie protokołów weryfikacji podpisanych przez osoby dokonujące inwentaryzacji, zgodnie ze wzorami określonymi w obowiązujących procedurach; lub
2. poprzez zamieszczenie na wydruku z ewidencji analitycznej klauzuli: „Dokonano weryfikacji salda na dzień 31 grudnia ……… r., saldo zgodne / niezgodne” i umieszczenie daty potwierdzenia dokonania weryfikacji i podpisu pracownika; lub
3. poprzez sporządzenie protokołów według określonych wzorów:

1. protokół z inwentaryzacji gruntów, stanowiący Załącznik Nr 8,
2. protokół z weryfikacji inwestycji, stanowiący Załącznik Nr 9,
3. protokół z weryfikacji wartości niematerialnych i prawnych, stanowiący Załącznik Nr 10,
4. uniwersalny protokół weryfikacji, mający zastosowanie do pozostałych kont księgowych, stanowiący Załącznik Nr 11.

§ 15. Wykonanie Zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta.

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2017 r. i ma zastosowanie po raz pierwszy do ewidencji zdarzeń w roku obrotowym 2017.