ZARZĄDZENIE NR 112/23 w sprawie Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych

ZARZĄDZENIE NR 112/23

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 20 lutego 2023 r.

w sprawie Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych

     Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023, poz. 40) zarządzam, co następuje:

     § 1. 1. Ustalam Regulamin określający zasady udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych (liczonej bez podatku od towarów i usług) dla Urzędu Miejskiego w Grudziądzu oraz pozostałych jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz.

2. Niniejszy Regulamin stosuje się do zamówień, przy udzielaniu których nie znajdują zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.).

    § 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. ustawie Pzp – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;
2. zamawiającym – należy przez to rozumieć gminę-miasto Grudziądz;
3. wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
4. urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Grudziądzu;
5. jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną gminy-miasto Grudziądz z wyłączeniem Urzędu;
6. kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć Dyrektorów Wydziałów, Kierowników Biur, samodzielne stanowiska, Inspektora Ochrony Danych, Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Miejskiego Konserwatora Zabytków, Koordynatora Biura Prawnego oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego i Komendanta Straży Miejskiej;
7. kierowniku jednostki organizacyjnej – należy przez to rozumieć kierowników jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz;
8. pracowniku merytorycznym – należy przez to rozumieć pracownika urzędu lub jednostki organizacyjnej prowadzącego zadanie, którego dotyczy zamówienie;
9. najkorzystniejszej ofercie – należy przez to rozumieć ofertę wybraną na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia;
10. zamówieniu – należy przez to rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług;
11. udzieleniu zamówienia – należy przez to rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego;
12. BIP – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej urzędu lub jednostki organizacyjnej.

    § 3. 1. Zamówienia powinny być udzielane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

   2. Zamówienia powinny być udzielane w sposób zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji.

   3. Kierownicy jednostek organizacyjnych są odpowiedzialni za udzielanie zamówień publicznych związanych z działalnością jednostki, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w granicach posiadanych upoważnień.

   4. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.

    § 4. 1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację zadania ustala z należytą starannością wartość zamówienia.

   2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.

   3. Wartość zamówienia ustala się zgodnie z odpowiednio stosowanymi przepisami ustawy Pzp.

   4. Ustalenie wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej oraz dokumentami potwierdzającymi ustalenie wartości zamówienia, którymi są w szczególności:

1. zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców;
2. odpowiedzi cenowe wykonawców;
3. wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku);
4. kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment ustalania wartości zamówienia.

   5. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu uniknięcia obowiązku stosowania ustawy Pzp.

    § 5. 1. W celu udzielenia zamówienia zamawiający prowadzi postępowanie zgodnie z odpowiednim trybem wewnętrznym wskazanym poniżej:

1. procedura uproszczona – stosuje się do zamówień, których wartość (bez podatku od towarów i usług) nie przekracza kwoty 20 000 złotych;
2. procedura pełna – stosuje się do zamówień o wartości (bez podatku od towarów i usług) przekraczającej kwotę 20 000 złotych i niższej niż kwota 130 000 złotych.

   2. W przypadku zamówień o wartości określonej w ust. 1 pkt 2, zastosowanie mają przepisy zarządzenia Prezydenta Grudziądza w zakresie organizacji i funkcjonowania Gminnej Grupy Zakupowej.

    § 6. 1. W procedurze uproszczonej czynność wyboru najkorzystniejszej oferty poprzedza badanie rynku wykonawców, mające na celu udzielenie zamówienia po cenie nie wyższej niż cena rynkowa.

   2. Udokumentowanie przeprowadzonego postępowania w trybie uproszczonym następuje poprzez zamieszczenie przez pracownika merytorycznego na odwrocie umowy, faktury, rachunku lub innego dokumentu księgowego adnotacji o treści: „Najkorzystniejsza oferta” oraz wpisuje datę i składa swój podpis wraz z pieczątką imienną.

    § 7. 1. Zamówień w procedurze pełnej udziela się w trybie:

1. analizy rynku;
2. rokowań.

   2. Podstawowym trybem udzielania zamówień w procedurze pełnej jest analiza rynku.

    § 8. 1. Analiza rynku to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę oraz inne warunki realizacji zamówienia do co najmniej trzech wykonawców i zaprasza ich do składania ofert albo publikuje zaproszenie do składania ofert na stronie internetowej BIP.

   2. Zaproszenie do składania ofert powinno zawierać w szczególności:

1. opis przedmiotu zamówienia;
2. opis kryteriów wyboru oferty;
3. warunki realizacji zamówienia;
4. termin i sposób złożenia oferty przez wykonawcę;
5. wskazanie osoby do kontaktu w sprawie prowadzonego postępowania.

   3. Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności: jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, aspekty społeczne, aspekty innowacyjne, koszty eksploatacji, serwis, termin wykonania zamówienia.

    § 9. 1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach w trybie analizy rynku dopuszczalne jest wysłanie zaproszenia do złożenia oferty do mniej niż 3 wykonawców. W takim przypadku wymagane jest sporządzenie pisemnego uzasadnienia.

   2. Ofertę składa się w formie dopuszczonej w zaproszeniu skierowanym do wykonawców.

   3. Zamawiający może zwrócić się do wykonawcy o złożenie wyjaśnień i/lub uzupełnienie złożonej oferty w wyznaczonym terminie.

   4. Zamawiający może poprawiać oczywiste omyłki pisarskie w treści oferty oraz omyłki rachunkowe, informując o tym wykonawcę.

   5. W celu wyboru oferty najkorzystniejszej zamawiający może prowadzić dalsze negocjacje dotyczące złożonych ofert.

   6. Wybór oferty najkorzystniejszej polega na porównaniu złożonych ofert pod względem kryteriów określonych w zaproszeniu do składania ofert.

   7. Ofertę odrzuca się jeśli jest niezgodna z opisem przedmiotu zamówienia lub innymi istotnymi dla zamówienia elementami opisanymi w zaproszeniu kierowanym do wykonawców.

    § 10. 1. Rokowania to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą.

   2. Tryb rokowań może być stosowany, jeżeli zachodzi, co najmniej jedna z następujących okoliczności:

1. z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, realizacja zamówienia jest możliwa tylko przez jednego wykonawcę;
2. postępowanie dotyczy zamówienia na badania naukowe lub wykonanie ekspertyz technicznych;
3. postępowanie dotyczy zamówienia na usługi doradztwa prawnego;
4. postępowanie dotyczy zamówienia na usługi szkoleniowe;
5. postępowanie dotyczy zamówień, których przedmiot jest objęty ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów powszechnie obowiązujących;
6. występuje konieczność pilnego udzielenia zamówienia;
7. postępowanie dotyczy zamówienia z zakresu działalności twórczej lub artystycznej.

   3. Tryb rokowań może być także stosowany w przypadku, gdy postępowanie w trybie analizy rynku zostało zakończone z uwagi na brak złożonych ofert lub gdy wszystkie oferty zostały odrzucone.

   4. Rokowania mogą być prowadzone pisemnie, osobiście, telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

    § 11. 1. Z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w procedurze pełnej pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację zadania sporządza protokół, który określa co najmniej:

1. komórkę organizacyjną urzędu lub jednostkę organizacyjną zamawiającego prowadzącą postępowanie;
2. wskazanie osób uczestniczących w przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia;
3. opis przedmiotu zamówienia;
4. określenie wartości zamówienia;
5. określenie trybu postępowania wraz z ewentualnym uzasadnieniem wyboru;
6. dane wykonawców oraz parametry złożonych ofert;
7. informacje o wyborze wykonawcy wraz z ewentualnym uzasadnieniem.

   2. Protokół podlega zatwierdzeniu przez:

1. w przypadku urzędu – Prezydenta, Wiceprezydenta lub Sekretarza bądź kierownika komórki organizacyjnej w granicach posiadanych upoważnień;
2. w przypadku pozostałych jednostek organizacyjnych – przez kierownika jednostki lub wskazane osoby w granicach posiadanych upoważnień.

    § 12. 1. Udzielenie zamówienia w przypadku zamówień o wartości przekraczającej 20 000 złotych bez podatku od towarów i usług następuje poprzez zawarcie umowy z zachowaniem formy pisemnej. W przypadku robót budowlanych lub zamówień związanych z przeniesieniem praw autorskich lub udzieleniem licencji umowa jest wymagana bez względu na jej wartość.

   2. Umowa przedkładana wykonawcom do podpisania winna zawierać co najmniej:

1. numer oraz datę i miejsce zawarcia umowy;
2. przedmiot umowy;
3. prawidłowo określone strony umowy;
4. podstawę prawną zawarcia umowy;
5. zakres współpracy;
6. termin realizacji umowy;
7. określenie sposobu rozwiązania umowy;
8. prawa i obowiązki stron;
9. wynagrodzenie, zasady i terminy jego płatności, w tym numer konta bankowego wykonawcy;
10. zabezpieczenie sposobu spełniania świadczeń przez strony (np. kary umowne);
11. zakres poufności przekazywanych informacji (jeśli dotyczy).

   3. Umowę sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego.

   4. Egzemplarz umowy przed przedłożeniem umowy do podpisu kierownika zamawiającego wymaga:

1. w urzędzie – zaakceptowania w pierwszej kolejności przez pracownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnej merytorycznie za umowę oraz jego przełożonego, następnie przez radcę prawnego lub adwokata i na końcu Skarbnika Miasta lub pracownika upoważnionego do jego zastępowania;
2. w jednostce organizacyjnej – według zasad obowiązujących w tej jednostce.

   5. Akceptacja, o której mowa w ust. 4, może zostać dokonana poprzez złożenie podpisu na papierowej wersji projektu umowy, bądź poprzez złożenie oświadczenia przesłanego pocztą elektroniczną, którego wydruk zostanie następnie załączony do papierowej wersji projektu umowy.

   6. Każda umowa przed zawarciem z wykonawcą podlega wpisowi do rejestru umów w sprawach zamówień publicznych prowadzonego przez każdą jednostkę organizacyjną, który powinien zawierać m. in.:

1. numer umowy;
2. datę zawarcia umowy;
3. przedmiot umowy;
4. nazwę i adres wykonawcy, z którym zawarto umowę;
5. wysokość wynagrodzenia wykonawcy (ceny) bez podatku od towarów i usług, kwotę podatku od towarów i usług oraz wysokość wynagrodzenia (ceny) z podatkiem od towarów i usług (netto i brutto);
6. znak sprawy.

   7. Umowę z wykonawcą zawiera w przypadku, gdy wartość zamówienia:

1. jest równa lub przekracza kwotę 50 000 zł, ale nie przekracza kwoty 130 000 zł – Prezydent lub Wiceprezydent albo Sekretarz w zakresie sprawowanego nadzoru nad komórkami organizacyjnymi;
2. nie przekracza kwoty 50 000 zł – upoważniony kierownik komórki organizacyjnej lub inny pracownik na podstawie imiennego upoważnienia Prezydenta.
3. w przypadku jednostek organizacyjnych – kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba upoważniona.

   8. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację zadania jest zobowiązany do przechowywania całości dokumentacji związanej z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z umową o wykonanie zamówienia przez okres ustalony w instrukcji kancelaryjnej, w sposób gwarantujący jej kompletność i czytelność, przy zachowaniu tajemnicy służbowej i bezpieczeństwa dokumentów.

    § 13. 1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Prezydent Grudziądza może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

   2. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez Prezydenta Grudziądza lub upoważnioną przez niego osobę. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia.

   3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

    § 14. Wykonanie Zarządzenia powierzam kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu oraz kierownikom jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz.

    § 15. Kontrolę nad realizacją Zarządzenia powierzam w przypadku Urzędu Miejskiego w Grudziądzu – Sekretarzowi Miasta, a w przypadku pozostałych jednostek organizacyjnych gminy-miasto Grudziądz – Skarbnikowi Miasta.

    § 16. Traci moc zarządzenie nr 36/21 Prezydenta Grudziądza z dnia 27 stycznia 2021 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej 130 000 złotych.

    § 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.