ZARZĄDZENIE NR 262/23 w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego z zakresu pomocy społecznej na dystrybucję żywności dla osób żyjących w niedostatku w ramach Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (FEAD)

ZARZĄDZENIE NR 262/23

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 9 maja 2023 r.

 

w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego  z zakresu pomocy społecznej na dystrybucję żywności dla osób żyjących w niedostatku w ramach Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (FEAD)

 

Na podstawie art. 13 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2023 r. poz. 571), art. 25 ust. 1, 4 i 5 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2021 r. poz. 2268 z późn. zm.) oraz § 6 ust. 2 pkt 1, § 7 pkt 1 lit. c i § 9 ust. 1 Uchwały Nr LXIX/577/22 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 30 listopada 2022 r. w sprawie Programu współpracy gminy-miasto Grudziądz z organizacjami pozarządowymi w 2023 roku, zarządzam, co następuje:

 

Rozdział 1
Rodzaj zadania i wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania

§ 1. 1. Ogłaszam otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego z zakresu pomocy społecznej na dystrybucję żywności dla osób żyjących w niedostatku w ramach Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (FEAD) – Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 (POPŻ) Podprogramu 2021 Plus dla osób zamieszkujących na terenie Grudziądza, zwanego dalej „zadaniem”.

2. Zadanie mieści się w zakresie priorytetowych zadań publicznych wskazanych w § 7 pkt 1 lit. c Uchwały Nr LXIX/577/22 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 30 listopada 2022 r. w sprawie Programu współpracy gminy-miasto Grudziądz z organizacjami pozarządowymi
   w 2023 roku.
3. Celem zadania jest poprawa sytuacji życiowej osób żyjących w niedostatku na terenie Grudziądza poprzez udzielenie wsparcia w formie zapewnienia artykułów żywnościowych w ramach Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (FEAD).

§ 2. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania wynosi 8.000,00 zł.

Rozdział 2
Zasady przyznawania dotacji

§ 3. 1. O przyznanie dotacji mogą ubiegać się organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, prowadzące działalność statutową w zakresie objętym konkursem, posiadające status Organizacji Partnerskich Lokalnych (OPL) w ramach POPŻ.

2. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji, jak również nie gwarantuje przyznania dotacji we wnioskowanej wysokości.
3. W konkursie może zostać wybrana więcej niż jedna oferta.

 

Rozdział 3
Termin i warunki realizacji zadania

§ 4. 1. Zadanie należy zrealizować w terminie od 12 czerwca 2023 r. do 30 września 2023 r.

2. Warunki realizacji zadania:

1) zleceniobiorca zapewni dystrybucję żywności z przeznaczeniem średniomiesięcznie dla około 3.000 osób żyjących w niedostatku na terenie Grudziądza;

2) zleceniodawca wskaże zleceniobiorcy osoby uprawnione do odbioru żywności w ramach zadania;

3) zleceniobiorca będzie zobowiązany do informowania zleceniodawcy o terminach i miejscu wydawania żywności, niezwłocznie po otrzymaniu informacji z Banku Żywności w Grudziądzu o jej dostępności;

4) w przypadku, gdy osoba uprawniona nie odbierze żywności w wyznaczonym terminie, zleceniobiorca będzie zobowiązany do wyznaczenia dodatkowego terminu odbioru;

5) za dostarczenie żywności do zleceniobiorcy odpowiedzialny będzie Bank Żywności w Grudziądzu;

6) zleceniobiorca będzie zobowiązany zapewnić zasoby kadrowe i rzeczowe niezbędne do realizacji zadania;

7) zleceniobiorca będzie zobowiązany zapewnić w ramach zadania pomieszczenia niezbędne do przechowywania i dystrybucji żywności.

3. Nie dopuszcza się pobierania świadczeń pieniężnych od uczestników zadania.
4. Zleceniobiorca, zgodnie z zapisami art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2022 r. poz. 2240) przy realizacji zadania będzie zobowiązany do spełnienia określonych w treści umowy warunków służących zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie zleconego zadania, z uwzględnieniem minimalnych wymagań, o których mowa w art. 6 ustawy.
5. Wydatki dotyczące realizacji zadania uznaje się za kwalifikowalne, jeżeli:

1) są niezbędne dla realizacji zadania;

2) są racjonalne i efektywne;

3) zostały faktycznie poniesione w okresie wskazanym w umowie;

4) zostały udokumentowane;

5) zostały przewidziane w kalkulacji kosztów.

6.  W kosztach realizacji zadania nie uwzględnia się wydatków niezwiązanych bezpośrednio z realizacją zadania (koszty niekwalifikowalne), w szczególności wydatków na:

1) podatek od towarów i usług (VAT), jeżeli zleceniobiorca ma możliwość jego odliczenia w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.);

2) finansowanie kosztów działalności gospodarczej;

3) amortyzację;

4) leasing;

5) odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań;

6) kary i grzywny;

7)zakup napojów alkoholowych i wyrobów tytoniowych.

7. Wkład własny niefinansowy zleceniobiorcy w realizacji zadania mogą stanowić:

1) wkład osobowy – świadczenia wolontariuszy lub praca społeczna członków organizacji;

2) wkład rzeczowy – przedmioty służące realizacji zadania.

8. W przypadku wkładu własnego osobowego w realizacji zadania przyjmuje się aktualne stawki rynkowe z zastrzeżeniem, że stawka godzinowa nie może być niższa niż 22,80 zł (w okresie do 30 czerwca 2023 r.) i 23,50 zł (w okresie od 1 lipca 2023 r.) i nie wyższa niż 100,00 zł.
9. W przypadku wkładu własnego rzeczowego w realizacji zadania uwzględnia się wyłącznie wkład w takim zakresie, w jakim jest on wykorzystywany do realizacji zadania i przyjmuje się aktualne ceny rynkowe.
10. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane, bez konieczności aneksowania umowy:

1) przesunięcia w zakresie poszczególnych pozycji kosztów działania oraz pomiędzy działaniami określonymi w kalkulacji kosztów realizacji zadania w wysokości nie przekraczającej 20 % danego kosztu;

2) zmiany w zakresie poszczególnych działań i terminu ich realizacji, o ile nie zmieniają istoty zadania i nie naruszają terminu realizacji zadania określonego w umowie;

3) zmiana numeru rachunku bankowego zleceniobiorcy.

11.  W uzasadnionych przypadkach zleceniobiorca może wystąpić w trakcie realizacji zadania o aneksowanie umowy, w szczególności w zakresie:

1) przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów działania oraz pomiędzy działaniami określonymi w kalkulacji kosztów realizacji zadania w wysokości przekraczającej 20 % danego kosztu;

2) utworzenia nowej pozycji kosztów w kalkulacji kosztów realizacji zadania;

3) istotnych zmian w zakresie poszczególnych działań, w tym wprowadzenia nowych działań i/lub rezygnacji z zaplanowanych działań,

pod warunkiem, że zmiany te nie wpływają na warunki realizacji zadania i kryteria oceny oferty określone w ogłoszeniu o konkursie.

12. Zleceniobiorca, w terminie do 30 dni od daty zakończenia realizacji zadania, składa w formie elektronicznej poprzez generator ofert, sprawozdanie końcowe z wykonania zadania, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).
13. Zleceniobiorca załącza do sprawozdania w formie elektronicznej zestawienie dokumentów księgowych (faktur, rachunków, list płac itp.) dotyczących realizacji zadania, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku Nr 2 do Zarządzenia Nr 632/21 Prezydenta Grudziądza z dnia 2 grudnia 2021 r. w sprawie procedury zlecania przez gminę-miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym.
14. Zadanie uznaje się za zrealizowane, jeżeli zleceniobiorca zrealizuje wszystkie działania określone w ofercie, a rezultat wskazany w § 5 ust. 2 pkt 2 zostanie osiągnięty na poziomie nie niższym niż 80 %.
15. W przypadku, gdy rezultat zostanie osiągnięty na poziomie równym lub wyższym niż 50 % i niższym niż 80 %, zleceniobiorca:

1) będzie zobowiązany do wyjaśnienia przyczyn nieosiągnięcia rezultatu;

2) może być zobowiązany do zwrotu dotacji proporcjonalnie do stopnia realizacji zadania publicznego.

16. W przypadku, gdy rezultat zostanie osiągnięty na poziomie niższym niż 50 %, zleceniobiorca będzie zobowiązany do zwrotu całości dotacji.
17. Przy ocenie stopnia realizacji zadania, zleceniodawca weźmie pod uwagę w szczególności czy nieosiągnięcie rezultatu:

1) nastąpiło z winy zleceniobiorcy czy z przyczyn obiektywnych;

2) ma wpływ na koszty jednostkowe zadania;

3) spowodowało niezrealizowanie celu zadania.

18. Szczegółowe warunki realizacji zadania zostaną określone w umowie zawartej między zleceniodawcą (gminą-miasto Grudziądz) a zleceniobiorcą (organizacją pozarządową), sporządzonej zgodnie z ramowym wzorem określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
19. Umowę uznaje się za wykonaną z dniem zaakceptowania sprawozdania końcowego przez zleceniodawcę.

Rozdział 4
Termin składania ofert

§ 5. 1. Oferent składa ofertę w formie elektronicznej poprzez generator ofert, sporządzoną zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.

2. Oferent jest zobowiązany zawrzeć w ofercie:

1) w części III pkt 5 – analizę ryzyka, odnoszącą się do możliwych do wystąpienia problemów podczas realizacji zadania oraz określić sposoby mające na celu przeciwdziałanie ich wystąpieniu;

2) w części III pkt 6 – informacje dotyczące rezultatu realizacji zadania i sposobu monitorowania:

 

Lp.	Nazwa rezultatu	Planowany poziom osiągnięcia rezultatu (wartość docelowa)	Sposób monitorowania rezultatu/źródło informacji o osiągnięciu wskaźnika
1	Liczba osób korzystających z pomocy żywnościowej w ramach POPŻ Podprogramu 2021 Plus	2.600 osób* średniomiesięcznie	Miesięczny raport sporządzony przez zleceniobiorcę dotyczący liczby osób korzystających z pomocy żywnościowej
* w przypadku, gdy w konkursie zostanie wyłoniony więcej niż jeden zleceniobiorca wartość docelowa rezultatu będzie ustalona proporcjonalnie do wysokości otrzymanej dotacji

3) w części IV pkt 2 – sposób wyceny wkładu osobowego i/lub rzeczowego, jeżeli oferent
planuje jego wniesienie w ramach realizacji zadania;

4) w części VI – opis sposobu zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie zleconego zadania dotyczący dostępności: architektonicznej, cyfrowej i informacyjno-komunikacyjnej.

3. Oferent składa ofertę poprzez generator ofert, udostępniony na stronie internetowej www.witkac.pl w terminie do dnia 31 maja 2023 r. do godz. 23:59:59.
4. Oferent załącza w formie elektronicznej załączniki do oferty:

1) skan statutu lub w przypadku stowarzyszeń zwykłych – regulaminu działalności;

2) w przypadku, gdy oferent nie podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego – skan aktualnego zaświadczenia lub wypisu z właściwego rejestru lub ewidencji, niezależnie od tego kiedy został wydany (obowiązek nie dotyczy podmiotów wpisanych do rejestrów lub ewidencji prowadzonych przez Prezydenta Grudziądza);

3) w przypadku, gdy ofertę podpisują inne osoby, niż uprawnione do reprezentacji oferenta, zgodnie z wpisem do rejestru lub ewidencji – skan pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta.

5. Oferent, po złożeniu oferty, pobiera z generatora ofert wydruk potwierdzenia złożenia oferty, zawierający sumę kontrolną zgodną z wersją elektroniczną oferty. Wydruk podpisuje osoba lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta, zgodnie z wpisem do rejestru lub ewidencji albo pełnomocnictwem.
6. Oferent, po odblokowaniu przez pracownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu dostępu w generatorze ofert, załącza w formie elektronicznej do złożonej oferty skan wydruku, o którym mowa w ust. 5, w terminie do 3 dni roboczych od dnia odblokowania oferty.
7. Za datę złożenia oferty uważa się datę złożenia oferty w generatorze ofert.
8. Przed złożeniem oferty dodatkowych informacji i wyjaśnień oferentom udzielają:

1) w sprawach merytorycznych dotyczących konkursu – pracownicy Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu pod numerami telefonów 56 69 68 750 lub 56 69 68 766 (w dni powszednie w godzinach od 7:30 do 15:30) oraz drogą elektroniczną pod adresami e-mail s.ronowski@mopr.grudziadz.pl lub m.miedziak@mopr.grudziadz.pl;

2) w sprawach technicznych związanych z obsługą generatora ofert – pracownicy firmy Witkac.pl drogą elektroniczną pod adresem e-mail bok@witkac.pl.

Rozdział 5
Tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania wyboru ofert

§ 6. 1. Oferta spełnia wymogi formalne, jeżeli:

1) została złożona poprzez generator ofert;

2) została złożona w terminie, o którym mowa w § 5 ust. 3;

3) została złożona przez oferenta uprawnionego do jej złożenia, prowadzącego działalność statutową w zakresie objętym konkursem;

4) jest zgodna z warunkami ogłoszenia o konkursie, w szczególności dotyczącymi celu i terminu realizacji zadania publicznego;

5) została wypełniona w sposób kompletny, nie zawiera istotnych błędów i ma prawidłowo wypełnione wszystkie oświadczenia;

6) zawiera załączniki w formie elektronicznej, określone w § 5 ust. 4;

7) zawiera skan wydruku potwierdzenia złożenia oferty, zawierającego sumę kontrolną zgodną z wersją elektroniczną oferty i podpisanego przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta, zgodnie z wpisem do rejestru lub ewidencji albo pełnomocnictwem.

2. Oferent ma możliwość jednokrotnego uzupełnienia oferty zawierającej uchybienia wskazane w ust. 1 pkt 5 – 7, w zakresie i terminie wskazanym przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Grudziądzu.
3. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych, w tym również nieuzupełnione we wskazanym zakresie lub terminie, nie podlegają ocenie merytorycznej.
4. Oceny merytorycznej ofert dokona komisja konkursowa, powołana przez Prezydenta Grudziądza.
5. Ocena merytoryczna ofert zostanie dokonana w oparciu o następujące kryteria:

Lp.	Kryteria oceny oferty	Maksymalna liczba punktów
1	Możliwość realizacji zadania publicznego przez oferenta	10
2	Kalkulacja kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania, w szczególności:	10
	1) racjonalność i niezbędność przedstawionych kosztów z perspektywy założonych działań	5
	2) przejrzysta konstrukcja kosztorysu	5
3	Proponowana jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których oferent będzie realizował zadanie	10
4	Udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego	10
5	Wkład rzeczowy i osobowy oferenta, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków:	10
	1) wkład rzeczowy, w szczególności dysponowanie odpowiednimi zasobami materialnymi adekwatnymi do realizacji zadania	5
	2) wkład osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków	5
6	Ocena realizacji zadań publicznych zleconych przez gminę-miasto Grudziądz w latach 2020-2022, w tym rzetelność, terminowość i sposób rozliczania otrzymanych na ten cel środków (możliwość wyboru jednej odpowiedzi):	15
	1) oferent nieprawidłowo realizował zlecone zadania	0
	2) oferent dotychczas nie realizował zadań zleconych przez miasto	5
	3) oferent prawidłowo realizował zlecone zadania	15
7	Oferent posiada minimum roczne doświadczenie w zakresie dystrybucji żywności w ramach Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (FEAD) dla osób żyjących w niedostatku	15
Razem		80

       6. Komisja konkursowa zarekomenduje Prezydentowi Grudziądza do przyznania dotacji oferty, które uzyskały najwyższą liczbę punktów, nie mniej jednak niż 60 punktów.

       7. Prezydent Grudziądza, w formie zarządzenia, podejmie decyzję w sprawie wyboru ofert i wysokości przyznanych dotacji.

      8. Zarządzenie w sprawie ogłoszenia wyników konkursu lub unieważnienia konkursu zostanie zamieszczone w terminie do dnia 16 czerwca 2023 r. w następujących miejscach:

1) w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu www.bip.grudziadz.pl oraz Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu www.mopr.bip.gov.pl;

2) na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu www.grudziadz.pl;

3) na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Grudziądzu.

9. Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie poinformuje oferentów, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub poprzez generator ofert, o sposobie rozpatrzenia złożonych ofert i wysokości przyznanej dotacji.

Rozdział 6
Zadania publiczne zrealizowane w roku poprzednim i w roku ogłoszenia konkursu

§ 7. W roku bieżącym zadanie będące przedmiotem konkursu nie jest realizowane. W 2022 roku Prezydent Grudziądza zlecił zadanie publiczne dotyczące dystrybucji żywności dla osób żyjących w niedostatku w ramach Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (FEAD), przekazując organizacjom pozarządowym i innym podmiotom dotacje w łącznej wysokości 10.000,00 zł, zgodnie z zestawieniem:

Lp.	Nazwa organizacji	Kwota dotacji w 2022 roku
1	Caritas Diecezji Toruńskiej – Grudziądzkie Centrum Caritas im. Błogosławionej Juty	5.000,00
2	Koło Grudziądzkie Towarzystwa Pomocy im. św. Brata Alberta w Grudziądzu	5.000,00
Razem		10.000,00

Rozdział 7
Przepisy końcowe

§ 8. 1. Zapraszam organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, do wskazywania osób do udziału w pracach komisji konkursowej.

2. W pracach komisji konkursowej nie mogą uczestniczyć osoby wskazane przez organizacje pozarządowe i podmioty biorące udział w konkursie.
3. Członkowie komisji konkursowej wykonują swoje obowiązki społecznie w godzinach pracy Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu.
4. Pisemne zgłoszenia, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku Nr 1 do Zarządzenia Nr 632/21 Prezydenta Grudziądza z dnia 2 grudnia 2021 r. w sprawie procedury zlecania przez gminę-miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym, w terminie do dnia 30 maja 2023 r. należy:

1) dostarczyć do Biura Obsługi Interesantów Urzędu Miejskiego w Grudziądzu przy ul. Ratuszowej 1 (do godz. 15:30) albo

2) przesłać w formie skanu pocztą elektroniczną na adres e-mail ngo@um.grudziadz.pl.

§ 9. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Zarządzeniu mają zastosowanie przepisy:

1) ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;

2) ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej;

3) ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;

4) rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań;

5) Uchwały Nr LXIX/577/22 Rady Miejskiej Grudziądza z dnia 30 listopada 2022 r. w sprawie Programu współpracy gminy-miasto Grudziądz z organizacjami pozarządowymi w 2023 roku;

6) Zarządzenia Nr 632/21 Prezydenta Grudziądza z dnia 2 grudnia 2021 r. w sprawie procedury zlecania przez gminę-miasto Grudziądz zadań publicznych organizacjom pozarządowym;

7) Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2021 w zakresie dystrybucji dodatkowej żywności w ramach Podprogramu 2021 Plus.

§ 10. Wykonanie Zarządzenia powierzam Dyrektorom Wydziału Komunikacji Społecznej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu oraz Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Grudziądzu.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.