ZARZĄDZENIE NR 387/23 w sprawie Regulaminu pracy zdalnej w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

ZARZĄDZENIE NR 387/23

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 3 lipca 2023 r.

w sprawie Regulaminu pracy zdalnej w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

Na podstawie art. 30 ust.1 i art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 40 z późn. zm.) oraz art. 7 pkt. 1 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2022 r. poz.530) w zw. z art. 67¹⁸ – 67 ³⁴ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeksu pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.), zarządzam co następuje

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Niniejsze zarządzenie określa zasady wykonywania pracy zdalnej w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu oraz związane z tym prawa i obowiązki Pracodawcy i Pracowników.

2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:

1. Pracodawcy – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Grudziądzu, w imieniu którego występuje Prezydent Grudziądza lub Sekretarz Miasta w ramach udzielonego upoważnienia;
2. Pracowniku – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną na podstawie stosunku pracy
   w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;
3. pracy zdalnej – należy przez to rozumieć pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez Pracownika i każdorazowo uzgodnionym z Pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;
4. pracy stacjonarnej – należy przez to rozumieć pracę wykonywaną na terenie zakładu pracy Pracodawcy;
5. okazjonalnej pracy zdalnej – należy przez to rozumieć pracę zdalną, o której mowa w art. 67³³ Kodeksu pracy;
6. Kodeksie pracy lub KP – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.).

Rozdział 2

Zasady pracy zdalnej

§ 2. 1. Praca zdalna może być wykonywana, gdy umożliwia to rodzaj pracy oraz obowiązująca u Pracodawcy organizacja pracy, a Pracownik oświadczy, że posiada warunki lokalowe umożliwiające mu wykonywanie pracy zdalnej którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia oraz wypełni formularz arkusza oceny pracy zdalnej pod kątem bezpieczeństwa informacji w tym ochrony danych, który stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.

2. Uzgodnienie między Pracodawcą a Pracownikiem dotyczące wykonywania przez Pracownika pracy zdalnej może nastąpić przy nawiązaniu stosunku pracy albo w trakcie zatrudnienia.

3. Praca zdalna może być wykonywana na polecenie Pracodawcy:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy Pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

4. Pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

 § 3. Pracodawca uwzględnia wniosek o wykonywanie pracy zdalnej Pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 KP, Pracownicy w ciąży, Pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez Pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku Pracodawca informuje Pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez Pracownika.

§ 4. 1. W trakcie wykonywania pracy zdalnej, Pracownik jest  zobowiązany do:

1. potwierdzenia rozpoczęcia pracy oraz jej zakończenia w danym dniu poprzez kontakt telefoniczny bądź e-mail z bezpośrednim przełożonym;
2. codziennego merytorycznego kontaktu z przełożonym komórki organizacyjnej lub inną wyznaczoną przez niego osobą;
3. przyjmowania zadań przesyłanych drogą elektroniczną;
4. wykorzystywania powierzonego sprzętu i oprogramowania oraz środków łączności (komputery, programy, urządzenia biurowo-komunikacyjne itp.) wyłącznie do celów służbowych;
5. wykorzystywania powierzonych materiałów technicznych (eksploatacyjnych) wyłącznie do celów związanych z wykonywaniem pracy i rozliczania się z ich faktycznego i celowego wykorzystania;
6. ochrony powierzonego sprzętu, oprogramowania, środków łączności przed uszkodzeniem, kradzieżą, zniszczeniem, a także przed nieuprawnionym użyciem,
7. zabezpieczania danych i informacji stanowiących tajemnicę służbową oraz danych
   osobowych, dostępnych pracownikowi za pomocą powierzonego sprzętu, oprogramowania lub środków łączności,
8. przybywania do Urzędu na uzasadnione merytorycznie wezwanie przekazane przez przełożonego w dniach i w godzinach pracy,
9. prowadzenia miesięcznej ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, datę i czas ich wykonania, a także dostarczenie jej do Biura Kadr i Płac do 5-go dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Ewidencja stanowi załącznik nr 8 do niniejszego zarządzenia.

2. Zarówno Pracodawca i Pracownik może wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

3. Zasady określone w ust. 1-2 stosuje się odpowiednio do Pracownika wykonującego okazjonalną pracę zdalną.

Rozdział 3

Narzędzia oraz koszty pracy zdalnej

§ 5. 1. Pracodawca zapewnia Pracownikowi:

1. materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2. sprzęt komunikacji elektronicznej stanowiący własność Pracodawcy, który zostanie Pracownikowi przekazany przed rozpoczęciem pracy zdalnej. O tym, jaki sprzęt będzie niezbędny do wykonywania pracy przez Pracownika, decyduje bezpośredni przełożony, przekazując stosowny wniosek w tej sprawie do Biura Informatyki;
3. instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrywa niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W celu wykonania wymienionych czynności Pracownik zobowiązany jest przekazać użytkowane narzędzia pracy do Biura Informatyki.

2. Rodzaj przekazanego sprzętu oraz jego stan techniczny zostaje odnotowany w protokole, potwierdzonym przez Biuro Informatyki i Pracownika.

3. Pracownik otrzymując narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej bierze odpowiedzialność za powierzone mienie i jest zobowiązany użytkować je w celach służbowych osobiście bez udziału osób trzecich.

§ 6. 1. W przypadku, gdy Pracownik stwierdzi nieprawidłowości w działaniu, bądź uszkodzenie powierzonego sprzętu informatycznego, jest zobowiązany do niezwłocznego dostarczenia go do Biura Informatyki.

2. Pracownik Biura Informatyki po oględzinach sprzętu stwierdza czy nieprawidłowości w działaniu są wynikiem złego użytkowania mienia przez Pracownika, czy są to problemy techniczne związane z funkcjonalnością mienia.

§ 7. 1. Po uprzednim ustaleniu między Pracownikiem a Pracodawcą i po uzyskaniu przez niego zgody, Pracownik może również wykorzystywać materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, będące jego własnością.

2. Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych w zakresie niezbędnym Pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej.

§ 8. 1. Pracownikowi przysługuje ryczałt, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom przez niego ponoszonym w związku z pracą zdalną oraz normom zużycia materiałów i narzędzi niezapewnionych przez Pracodawcę.

2. Do ustalenia wysokości ryczałtu bierze się pod uwagę:

1. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby Pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału,
2. średnią liczbę godzin pracy, średnie zużycie oraz średni koszt taryfy domowej w zakresie energii elektrycznej,
3. koszty usług telekomunikacyjnych.

3. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, wypłacany jest Pracownikowi raz w miesiącu, w terminie do 10-go dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie złożonego oświadczenia stanowiącego załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia oraz ewidencji czynności za miesiąc poprzedni.

4. Ewidencja czynności stanowi załącznik nr. 8 do niniejszego zarządzenia.

§ 9. 1. Pracownik w ciągu 3 dni po zakończeniu pracy zdalnej zobowiązany jest zwrócić sprzęt technicznie sprawny i w nienaruszonym stanie.

2. W przypadku stwierdzenia naruszenia sprzętu w trakcie użytkowania podczas pracy zdalnej lub po zakończeniu pracy zdalnej, pracownik Biura Informatyki przekazuje sprzęt do punktu serwisowego do wyceny i naprawy. Pracownik użytkujący sprzęt zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy uszkodzonego sprzętu.

Rozdział 4

Kontrola pracy zdalnej

§ 10. Podczas pracy zdalnej mogą być przeprowadzane kontrole w miejscu jej wykonywania.

§ 11. Kontrola pracy zdalnej może być prowadzona w zakresie:

1. wykonywania przez Pracownika pracy zdalnej;
2. bezpieczeństwa i higieny pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej;
3. przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

§ 12. 1. Kontrole będą przeprowadzane w porozumieniu z Pracownikiem, a o terminie ich przeprowadzenia Pracownik będzie informowany nie później niż z dwudniowym wyprzedzeniem.

2. Kontrole sprzętu komputerowego Pracodawcy będą przeprowadzane przez wyznaczonego pracownika Biura Informatyki, który termin kontroli będzie ustalał telefonicznie lub
e-mailowo z kontrolowanym Pracownikiem.

3. Pozostałe kontrole będą przeprowadzane przez bezpośredniego przełożonego lub wyznaczonego pracownika, w szczególności pracownika Biura Kadr i Płac, Inspektora do spraw BHP lub Inspektora Ochrony Danych .

§ 13. Kontrole nie mogą być prowadzone po godzinach normalnej pracy pracownika ani w dniach wolnych od pracy. Kontroli nie przeprowadza się także w okresie niewykonywania przez Pracownika pracy, w szczególności w okresie urlopu wypoczynkowego.

§ 14. 1. Kontrola będzie prowadzona w obecności Pracownika, w pomieszczeniu, w którym Pracownik wykonuje pracę zdalną i będzie dotyczyła miejsca pracy oraz materiałów
i sprzętu Pracodawcy użytkowanego do pracy.

2. Sposób przeprowadzenia kontroli nie może naruszać godności i spokoju pozostałych domowników pracownika zamieszkujących lub przebywających pod adresem, pod którym kontrola jest prowadzona oraz nie może utrudniać domownikom Pracownika korzystania
z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

§ 15. W razie stwierdzenia uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, Pracodawca zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej, Pracownik rozpoczyna pracę we wskazanym miejscu pracy w terminie określonym przez Pracodawcę.

Rozdział 5

Okazjonalna praca zdalna

§ 16. Na zasadach określonych w art. 67³³ KP praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek Pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

§ 17. Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹–67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3 Kodeksu Pracy.

§ 18. Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa
i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych przy takiej pracy, odbywa się na zasadach ustalonych z Pracownikiem.

Rozdział 6

Postanowienia końcowe

§ 19. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej Pracownik w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej:

1. potwierdza, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez Pracownika i uzgodnionym z Pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy;
2. wypełnia formularz arkusza oceny pracy zdalnej pod kątem bezpieczeństwa informacji, w tym ochrony danych oraz zobowiązuje się do przestrzegania postanowień w zakresie ochrony danych osobowych podczas wykonywania pracy zdalnej;
3. potwierdza zapoznanie się z treścią niniejszego Regulaminu i zobowiązuje się do jego stosowania;
4. potwierdza zapoznanie się z przygotowaną przez Pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

§ 20. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy i wydane na jego podstawie przepisy wykonawcze oraz przepisy obowiązujących zarządzeń i okólników wydanych przez Prezydenta Grudziądza.

§ 21. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.