ZARZĄDZENIE NR 373/23 zmieniające zarządzenie w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

ZARZĄDZENIE NR 373/23

PREZYDENTA GRUDZIĄDZA

z dnia 26 czerwca 2023 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu

            Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 1, § 16 ust. 2, § 42 ust. 3, § 48 i § 49 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

     § 1. W Zarządzeniu Nr 502/14 Prezydenta Grudziądza z dnia 17 grudnia 2014 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 1 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. W celu sprawnego bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw powołuję koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu Pana Marka Wilewskiego – archiwistę w Archiwum Zakładowym Wydziału Organizacyjnego-Administracyjnego.”;

2) w § 7:

     a) w ust. 1 w pkt 1 lit. d otrzymuje brzmienie:

„d) lub symbol literowy referatu w komórce organizacyjnej, jeżeli dekretacja jest adresowana do kierownika referatu/wyznaczonego do dekretacji pracownika w komórce organizacyjnej z prawem dalszej dekretacji,”,

     b) ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Dekretacja powinna być zgodna ze schematem organizacyjnym komórek organizacyjnych Urzędu i nie powinna pomijać poszczególnych szczebli jego struktury (np. Dyrektor Wydziału ORA nie może zadekretować przesyłki bezpośrednio na pracownika Referatu ORA-II w sytuacji, gdy w dniu dekretowania w pracy jest obecny Kierownik tego Referatu/wyznaczony do dekretacji pracownik).”;

3) § 12 otrzymuje brzmienie:

„§ 12. 1. Przy sporządzaniu kopii lub odpisów pism bądź dokumentów wytworzonych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu, które nie wymagają uwierzytelnienia, prowadzący sprawę umieszcza nad tekstem pośrodku pieczątkę o treści «KOPIA» lub «ODPIS», w przypadku uwierzytelnienia kopii lub odpisu dodatkowo pod tekstem
z lewej strony umieszcza pieczątkę o treści «Stwierdzam zgodność z oryginałem» wraz z datą oraz czytelnym podpisem i określeniem stanowiska służbowego lub podpisu z imienną pieczątką podpisową.

2. W przypadku pism albo dokumentów wielostronicowych pieczątkę o treści «KOPIA» lub «ODPIS» umieszcza się na każdej stronie, natomiast pieczątkę o treści «Stwierdzam zgodność z oryginałem» umieszcza się na stronie, gdzie znajdują się oryginalne podpisy.

3. W przypadku braku wolnego miejsca pieczątki mogą być umieszczone w innym miejscu strony.”.

     § 2. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

     § 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2023 r.