ZARZĄDZENIE NR 268/11
PREZYDENTA GRUDZIĄDZA
z dnia 07 lipca 2011 r.
w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu
Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 1, § 16 ust. 2, § 42 ust. 3, § 48 i § 49 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) oraz § 54 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Grudziądzu stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 25/11 Prezydenta Grudziądza z dnia 31 stycznia 2011 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, ustalam, co następuje:
§ 1. 1. Wskazuję jako podstawowy dla Urzędu Miejskiego w Grudziądzu system tradycyjny wykonywania czynności kancelaryjnych.
2. W celu sprawnego bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw powołuję koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu Pana Marka Wilewskiego – archiwistę
w Referacie Gospodarczo-Administracyjnym Wydziału Organizacyjnego.
§ 2. W Urzędzie Miejskim w Grudziądzu działają dwa punkty kancelaryjne:
§ 3. Wzór rejestru przesyłek wpływających stosowany przez punkty kancelaryjne stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 4. Punkt kancelaryjny otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
§ 5. Nie podlegają rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających:
§ 6. W odrębnym rejestrze rejestrowane są rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe.
§ 7. Po zarejestrowaniu przesyłek wpływających przez punkt kancelaryjny pracownik komórki organizacyjnej, której przesyłki dotyczą, dokonuje odbioru przesyłek i potwierdza to czytelnym podpisem w odpowiednim rejestrze.
§ 8. 1. Odpowiednia informacja w odręcznej dekretacji przesyłki wpływającej oznacza:
2. Dekretacja powinna być zgodna ze schematem organizacyjnym komórek organizacyjnych Urzędu i nie powinna pomijać poszczególnych szczebli jego struktury (np. Naczelnik Wydziału OR nie może zadekretować przesyłki bezpośrednio na pracownika Referatu OR-II w sytuacji, gdy w dniu dekretowania w pracy jest obecny Kierownik tego Referatu).
3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.
4. Ewentualne użycie jednego z następujących typowych skrótów:
§ 9. Dokonujący dekretacji przesyłek potwierdza wykonanie poleceń służbowych
w dekretacjach oznaczonych skrótami „p.m.”, „p.r” poprzez skreślenie tych skrótów i postawienie obok nich daty i swojego podpisu.
§ 10. 1. Pracownicy komórek organizacyjnych, po otrzymaniu przesyłki do załatwienia, wykonują czynności kancelaryjne określone w przepisach Instrukcji kancelaryjnej.
2. W przypadku, gdy pracownik otrzyma niezarejestrowaną przesyłkę powinien ją dostarczyć niezwłocznie do punktu kancelaryjnego.
§ 11. Projekty pism do akceptacji należy przekazywać w formie papierowej.
§ 12. Notatki służbowe powinny być opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czytelnym podpisem wraz z określeniem stanowiska służbowego lub podpisu z imienną pieczątką podpisową.
§ 13. 1. Przy sporządzaniu kopii lub odpisów pism bądź dokumentów wytworzonych
w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu, które nie wymagają uwierzytelnienia, prowadzący sprawę umieszcza nad tekstem pośrodku pieczęć o treści „ODPIS”, w przypadku uwierzytelnienia odpisu dodatkowo pod tekstem z lewej strony umieszcza pieczęć o treści „Stwierdzam zgodność z oryginałem” wraz z datą oraz czytelnym podpisem i określeniem stanowiska służbowego lub podpisu z imienną pieczątką podpisową.
2. W przypadku pism albo dokumentów wielostronicowych pieczęć o treści „ODPIS” umieszcza się na każdej stronie, natomiast pieczęć o treści „Stwierdzam zgodność z oryginałem” umieszcza się na stronie, gdzie znajdują się oryginalne podpisy.
3. W przypadku braku wolnego miejsca pieczęcie mogą być umieszczone w innym miejscu strony.
§ 14. Przekazywanie projektów pism do akceptacji powinno się odbywać w postaci papierowej.
§ 15. 1. Do podstawowych sposobów wysyłki przesyłek wychodzących należy:
2. Blankiet zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek do doręczenia na terenie gminy-miasto Grudziądz stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.
3. Blankiet zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek do doręczenia poza terenem gminy-miasto Grudziądz określa poczta.
§ 16. 1. Punkt kancelaryjny, o którym mowa § 2 pkt 1 lit. a, przyjmuje przesyłki wychodzące z komórek organizacyjnych.
2. Punkt kancelaryjny, o którym mowa wyżej, dokonuje podziału przesyłek na:
3. Przesyłki, o których mowa w ust.1 pkt 1 doręczane są przez gońców, będących pracownikami Referatu Gospodarczo-Administracyjnego w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.
4. Na potrzeby doręczania przesyłek Wydział Organizacyjny podzieli gminę - miasto Grudziądz na pięć okręgów, ze względu na liczbę mieszkańców zamieszkujących na terenie danego okręgu.
5. Punkt kancelaryjny, o którym mowa w ust. 1, sprawdza przesyłki przeznaczone do doręczenia na terenie gminy - miasto Grudziądz czy są prawidłowo przygotowane do doręczenia i segreguje zgodnie z w/w podziałem.
§ 17. Gońcy:
§ 18. Zasady doręczania przesyłek adresatom określają przepisy odrębne, a w szczególności Kodeks postępowania administracyjnego i Ordynacja podatkowa.
§ 19. 1. Wzór zawiadomienia o doręczenie przesyłki sąsiadowi lub dozorcy domu przez gońca stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.
2. Wzór pierwszego zawiadomienia o pozostawieniu przez gońca przesyłki w siedzibie Urzędu Miejskiego w razie niemożności jej dostarczenia stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia.
3. Wzór powtórnego zawiadomienia o pozostawieniu przez gońca przesyłki w Urzędzie w razie niemożności jej dostarczenia stanowi załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia.
§ 20. Przesyłki przeznaczone do doręczenia poza terenem gminy-miasto Grudziądz za pośrednictwem poczty punkt kancelaryjny rejestruje w rejestrze przesyłek wychodzących dostarczanych za pośrednictwem poczty, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do niniejszego zarządzenia.
§ 21. Rejestry kancelaryjne spraw mogą być prowadzone na specjalnych formularzach lub na nośniku papierowym (np. w formie zeszytu o formacie A4) albo w postaci elektronicznej.
§ 22. 1. W Urzędzie Miejskim w Grudziądzu prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:
1) Centralny rejestr skarg i wniosków – prowadzony przez Wydział Organizacyjny;
2) Rejestr Uchwał Rady Miejskiej – prowadzony przez Biuro Rady Miejskiej w Wydziale Organizacyjnym;
3) Rejestr Zarządzeń Prezydenta Grudziądza – prowadzony przez Biuro Prezydenta;
4) Rejestr Okólników Prezydenta Grudziądza – prowadzony przez Wydział Organizacyjny;
5) Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw – prowadzony przez Wydział Organizacyjny;
6) Rejestr porozumień – prowadzony przez Wydział Organizacyjny;
7) Rejestr interpelacji i wniosków radnych – prowadzony przez Biuro Rady Miejskiej Wydziału Organizacyjnego;
8) Centralny rejestr umów – dla umów zawieranych w ramach zamówienia publicznego – prowadzony przez Biuro Zamówień Publicznych;
9) Rejestry umów (zlecenia, o dzieło) – prowadzone przez Wydział Organizacyjny;
10) Rejestr umów na używanie pojazdów niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych – prowadzony przez Wydział Organizacyjny.
2. Decyzję o wprowadzeniu innych centralnych rejestrów kancelaryjnych podejmuje Sekretarz Miasta.
§ 23. Wzór spisu spraw stanowi załącznik nr 9 do niniejszego zarządzenia.
§ 24. Wzór rejestru opinii, notatek, stanowisk i innych rodzajów dokumentacji wynikających ze współpracy między komórkami organizacyjnymi stanowi załącznik nr 10 do niniejszego zarządzenia.
§ 25. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.
§ 26. Tracą moc:
1) Okólnik Nr 141/05 Prezydenta Grudziądza z dnia 23 grudnia 2005 r. w sprawie zasad regulujących obieg korespondencji w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu;
2) Okólnik Nr 127/07 Prezydenta Grudziądza z dnia 1 października 2007 r. w sprawie zasad organizacyjnych doręczania korespondencji urzędowej wysyłanej przez Urząd Miejski w Grudziądzu.
§ 27. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Pobierz | Rozpakuj |
---|---|
Pobierz spakowane pliki | Rozpakuj pliki i pobierz |
Akcja | Osoba | Data |
---|---|---|
Dodanie dokumentu: | Tomasz Kopczyński | 08-07-2011 09:02 |
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: | 07-07-2011 | |
Ostatnia aktualizacja: | Tomasz Kopczyński | 12-07-2011 11:02 |