Urząd Stanu Cywilnego

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego: Katarzyna Bozińska

Referat Rejestracji Stanu Cywilnego - USC-I

Do właściwości Referatu należy w szczególności:

1. rejestrowanie w Rejestrze Stanu Cywilnego urodzeń, małżeństw i zgonów;
2. meldowanie noworodków bezpośrednio po rejestracji aktów urodzeń i nadawanie numerów PESEL;
3. wykreślanie osób zmarłych z rejestru meldunkowego i likwidacja numerów PESEL;
4. zmiana numerów PESEL;
5. informowanie matek o sporządzeniu aktu urodzenia dziecka z urzędu;
6. prowadzenie i aktualizacja rejestru uznań;
7. powiadomienie organów sądowych o narodzinach dzieci przez małoletnie matki;
8. sporządzanie protokołów i przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa przez ojca biologicznego, przed i po urodzeniu dziecka;
9. sporządzanie protokołów i przyjmowanie oświadczeń o nadaniu nazwiska męża matki/żony ojca;
10. sporządzanie protokołów i przyjmowanie oświadczeń o zmianie nazwiska pierwszego dziecka pochodzącego z małżeństwa;
11. sporządzanie protokołów i przyjmowanie oświadczeń o zmianie imion/imienia dziecka w ciągu 6 miesięcy od rejestracji aktu;
12. wpisywanie do aktu urodzenia danych ojca zgodnie z art. 61 ust 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego;
13. przenoszenie do Rejestru Stanu Cywilnego aktów urodzeń, małżeństw, zgonów sporządzonych za granicą;
14. rejestrowanie w Rejestrze Stanu Cywilnego zdarzeń, które nastąpiły za granicą, a nie zostały zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego;
15. prostowanie aktów stanu cywilnego;
16. uzupełnianie aktów stanu cywilnego;
17. odtwarzanie aktów stanu cywilnego;
18. powiadamianie właściwych przedstawicielstw zagranicznych o zgonie cudzoziemca;
19. powiadamianie organów sądowych o zgonie rodziców małoletnich dzieci;
20. przyjmowanie zapewnień o braku przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa (cywilnego, konkordatowego i zawieranego za granicą) od nupturientów; prowadzenie terminarza ślubów cywilnych;
21. sporządzanie zaświadczeń stanowiących podstawę zarejestrowania aktu małżeństwa zawartego w sposób określony w art. 1 § 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego;
22. udzielanie ślubów w lokalu i poza lokalem USC;
23. rejestrowanie małżeństw na podstawie zaświadczeń przekazanych przez Kościół albo inne związki wyznaniowe;
24. wprowadzanie przypisków do rejestru stanu cywilnego;
25. sporządzanie danych statystycznych dla potrzeb GUS;
26. prowadzenie akt zbiorowych;
27. wydawanie zezwoleń skracających ustawowy, miesięczny termin wyczekiwania na zawarcie małżeństwa;
28. wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego poza granicami kraju;
29. wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym;
30. uznawanie orzeczeń w sprawach niematerialnych wydawanych przez sądy państw obcych;
31. współpraca z konsulatami i ambasadami;
32. organizowanie i przygotowywanie uroczystości związanych z jubileuszami długoletniego pożycia małżeńskiego;
33. prowadzenie spraw dotyczących warunków sposobu i terminu przechowywania ksiąg, skorowidzów i akt zbiorowych; współpraca z Archiwum Państwowym;
34. wprowadzanie wzmianek marginesowych na podstawie otrzymanych dokumentów z innych USC, także wyroków i postanowień sądowych;
35. sporządzanie protokołów i przyjmowanie oświadczeń o powrocie do nazwiska po rozwodzie;
36. sporządzanie i wydawanie decyzji o zmianie imienia lub nazwiska;
37. wydawanie odpisów aktów urodzeń, małżeństw, zgonów;
38. współpraca z Szefem Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, Strażą Graniczną;
39. migracja aktów z aplikacji alternatywnej i księgi stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego;
40. usuwanie niezgodności i aktualizowanie danych w systemie PESEL oraz realizowanie zleceń MSWiA modyfikacji danych PESEL przy akcie stanu cywilnego;
41. weryfikowanie danych identyfikacyjnych ucznia i nauczyciela przekazanych do bazy danych SIO z danymi zawartymi w rejestrze PESEL zgodnie z ustawą o systemie informacji oświatowej;
42. prowadzenie postępowań wyjaśniających i wydawanie decyzji administracyjnych o odmowie dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego;
43. unieważnianie aktów stanu cywilnego błędnie przeniesionych do Rejestru Stanu Cywilnego oraz wzmianek dodatkowych dołączonych do niewłaściwego aktu lub błędnie sporządzonych;
44. udostępnianie aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych aktów stanu cywilnego i alfabetycznych skorowidzów aktów stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
45. usuwanie niezgodności i aktualizowanie danych w systemie PESEL na wniosek organów posiadających dostęp do rejestru (NFZ, ZUS, itp.);
46. prowadzenie parentyzacji – tworzenie jednoznacznych powiązań pomiędzy dziećmi a rodzicami wpisanymi do aktu urodzenia, poprzez zamieszczanie Nr PESEL rodziców w rekordzie dziecka;
47. udostępnianie danych z rejestru stanu cywilnego ABW, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego i Służbie Wywiadu Wojskowego, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich ustawowych zadań;
48. trwałe usuwanie, po przeniesieniu aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego, danych z aplikacji wspierających – prowadzonych przed 2015 r.;
49. ustalanie, przed przekazaniem ksiąg do archiwum państwowego, czy akty nie dotyczą osób żyjących;
50. stosowanie rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/1191 w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej poprzez sporządzanie wielojęzycznych formularzy standardowych UE dotyczących aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu, zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa, stanu cywilnego.

Referat Spraw Obywatelskich - USC-II

Do właściwości Referatu należy w szczególności:

1. rejestracja danych gromadzonych w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności (PESEL) w ramach aplikacji Źródło:
   a) zameldowanie w miejscu pobytu stałego lub czasowego,
   b) wymeldowanie z miejsca pobytu stałego lub czasowego,
   c) anulowanie zameldowania na pobyt stały,
   d) wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu na pobyt stały,
   e) zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej,
   f) rejestracja zmiany kraju miejsca zamieszkania,
   g) nadawanie numeru PESEL przy zameldowaniu na pobyt stały lub czasowy z wyjątkiem dzieci oraz na podstawie odrębnych przepisów,
   h) powiadamianie o nadaniu numeru PESEL,
   i) zgłoszenie usunięcia niezgodności danych osobowo-adresowych,
   j) usunięcie niezgodności dotyczących: adresów pobytu stałego, danych wyjazdu za granicę, danych dowodu osobistego, kraju miejsca zamieszkania,
   k) przyjmowanie zleceń przekazanych do realizacji w ramach działania systemu (Źródło-PESEL),
   l) wprowadzanie i aktualizowanie danych w zakresie adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu komórkowego w rejestrze danych kontaktowych (RDK);
2. prowadzenie rejestru mieszkańców Grudziądza;
3. udostępnianie jednostkowych danych ewidencyjno-adresowych z rejestru PESEL lub rejestru mieszkańców Grudziądza;
4. wydawanie poświadczeń zameldowania na pobyt stały lub czasowy, wymeldowania z pobytu stałego i czasowego;
5. wydawanie zaświadczeń niezbędnych do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia;
6. sporządzanie okresowych wydruków dzieci i młodzieży podlegających obowiązkowi szkolnemu dla szkół;
7. sprawdzanie i aktualizacja danych osób dla potrzeb Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego w celu przeprowadzenia kwalifikacji wojskowej;
8. opracowywanie zestawień statystycznych w zakresie działania Referatu;
9. prowadzenie postępowań administracyjnych z urzędu lub na wniosek oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie zameldowania lub wymeldowania osób dotyczących pobytu stałego lub czasowego;
10. przesłuchiwanie stron, świadków w ramach pomocy prawnej w prowadzonych postępowaniach administracyjnych w sprawach ewidencji ludności;
11. prowadzenie i aktualizacja danych o wyborcach w Centralnym Rejestrze Wyborców, w tym przygotowywanie decyzji o ujęciu lub odmowie ujęcia w stałym obwodzie głosowania;
12. wykonywanie innych zadań wynikających z Kodeksu Wyborczego związanych z przygotowaniem do wyborów lub referendów;
13. rejestracja wniosków o wydanie dowodu osobistego w Rejestrze Dowodów Osobistych w ramach aplikacji Źródło i wydawanie potwierdzeń ich przyjęcia oraz wprowadzanie i aktualizowanie danych w zakresie adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu komórkowego w rejestrze danych kontaktowych (RDK);
14. zgłoszenia usunięcia niezgodności danych dotyczących przyjmowanych wniosków o dowód osobisty;
15. przyjmowanie i realizacja przypisanych zleceń w ramach systemu RDO;
16. wysyłanie zarejestrowanych wniosków o wydanie dowodu osobistego do produkcji do Systemu Rejestrów Państwowych;
17. przyjmowanie i wydawanie dowodów osobistych (e-dowodów) w systemie Rejestru Dowodów Osobistych oraz kodu PUK do e-dowodu i ustalanie kodów PIN;
18. wydawanie zaświadczeń o utracie dowodu osobistego;
19. przyjmowanie i unieważnianie dowodów osobistych przekazanych przez osoby trzecie;
20. udostępnianie jednostkowych danych z Rejestru Dowodów Osobistych oraz udostępnianie dokumentacji związanej z dowodem osobistym;
21. realizacja zadań dotyczących zapewnienia przyjęcia w miejscu pobytu wnioskodawcy wniosku o wydanie dowodu osobistego, a następnie odbioru dowodu osobistego - składanych przez mieszkańców Grudziądza oraz mieszkańców powiatu grudziądzkiego, którzy nie mają możliwości osobistego złożenia takiego wniosku w organie gminy z powodu: choroby, niepełnosprawności lub innej niedającej się pokonać przeszkody;
22. odbiór poczty specjalnej dotyczącej dowodów osobistych dostarczonej do Urzędu z Komendy Miejskiej Policji w Grudziądzu;
23. prowadzenie archiwum kopert dowodowych dotyczących wydanych dowodów osobistych;
24. wyłączanie ze zbioru kopert dowodowych kopert dotyczących osób zmarłych;
25. prowadzenie archiwum dokumentacji z zakresu ewidencji ludności;
26. wprowadzanie i aktualizacja danych w Rejestrze Zastrzeżeń Numerów PESEL na podstawie składanych wniosków o zastrzeżenie lub o cofnięcie numeru PESEL;
27. wydawanie potwierdzenia zastrzeżenia lub cofnięcia zastrzeżenia numeru PESEL oraz wydruków zawierających historię zastrzeżeń numeru PESEL.