Wydział Organizacyjno-Administracyjny

Dyrektor: Justyna Signerska

Referat Administracyjny - ORA-I

Do właściwości Referatu należy w szczególności:

1. prowadzenie sekretariatu Sekretarza Miasta;
2. prowadzenie rejestru i dystrybucja okólników Prezydenta;
3. prowadzenie Biura Obsługi Interesantów, w tym:
   a) udzielanie interesantom informacji o sposobie załatwiania spraw w Urzędzie,
   b) udostępnianie interesantom odpowiednich formularzy i pomoc w ich wypełnianiu,
   c) zapewnienie interesantom pomocy w formułowaniu podań kierowanych do Urzędu,
   d) udzielanie interesantom informacji o obowiązujących przepisach prawnych oraz zbiorów przepisów prawa miejscowego,
   e) rejestracja pism wpływających do Urzędu w systemie elektronicznego obiegu korespondencji,
   f) wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi interesantów;
4. prowadzenie centralnego Rejestru skarg i wniosków;
5. przyjmowanie skarg i wniosków w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego i przekazywanie ich właściwym komórkom organizacyjnym Urzędu do rozpatrzenia oraz sprawowanie nadzoru nad ich rozpatrywaniem;
6. przekazywanie skarg i wniosków w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego według właściwości do innych organów administracji publicznej oraz organów organizacji społecznych;
7. rozpatrywanie skarg i wniosków na nienależyte wykonywanie zadań przez pracowników organu administracji tj. Prezydenta, które nie są skargami i wnioskami w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego;
8. opracowywanie sprawozdań w zakresie skarg i wniosków dla wojewody;
9. prowadzenie ewidencji przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków i innych przez Sekretarza Miasta oraz wykonywanie innych niezbędnych czynności w tym zakresie;
10. przyjmowanie petycji, dla których organem właściwym do rozpatrzenia jest Prezydent, oraz przekazywanie ich właściwym komórkom organizacyjnym Urzędu do rozpatrzenia;
11. przekazywanie według właściwości pism, które nie należą do zakresu realizowanych przez Urząd zadań, do innych urzędów administracji publicznej, jednostek organizacyjnych i pozostałych instytucji;
12. przekazywanie pism do realizacji podległym jednostkom organizacyjnym lub spółkom, które wykonują zadania gminy-miasto Grudziądz;
13. prowadzenie Rejestru umów finansowanych ze środków budżetowych innych niż w sprawie zamówień publicznych, tj. umów cywilnoprawnych (np. zlecenia i o dzieło) z osobami niebędącymi pracownikami Urzędu;
14. przeprowadzanie na polecenie doraźnej kontroli wewnętrznej w Urzędzie z wyłączeniem kontroli finansowej;
15. prowadzenie pełnej dokumentacji z przeprowadzonych kontroli wewnętrznych oraz przez organy kontroli zewnętrznej;
16. nadzór nad udzieleniem odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne oraz nad realizacją wniosków i zaleceń pokontrolnych przekazanych przez organy kontroli zewnętrznej;
17. współpraca z organami kontroli zewnętrznej;
18. realizowanie zleceń na ogłoszenia prasowe dla Urzędu;
19. nadzór nad Biuletynem Informacji Publicznej;
20. prowadzenie spraw wynikających z obowiązku zapewnienia nieodpłatnej pomocy prawnej w mieście;
21. prowadzenie sprawozdawczości dla Głównego Urzędu Statystycznego, w tym koordynacja działań związanych z przygotowywaniem sprawozdań w Urzędzie;
22. prowadzenie kontroli zarządczej w zakresie Wydziału;
23. wprowadzanie na stronę internetową kart usług i formularzy dostarczonych z merytorycznych komórek organizacyjnych;
24. administrowanie skrzynką podawczą Urzędu na platformie ePuap;,
25. prowadzenie spraw związanych ze wskazywaniem jednostek organizacyjnych dyrektorowi Zakładu Karnego, do których mogą zostać skierowani osadzeni do pracy oraz przedstawianie Radzie informacji w tym zakresie;
26. opracowywanie projektów aktów prawnych związanych z organizacją i pracą Urzędu.

Referat Gospodarczy - ORA-II

Do właściwości Referatu należy w szczególności:

1. zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu;
2. zarządzanie budynkami i lokalami wykorzystywanymi przez Urząd;
3. powadzenie nadzoru techniczno-budowlanego nad budynkami Urzędu, w tym zlecanie przeglądów budowlanych;
4. prowadzenie i organizacja Kancelarii Ogólnej;
5. prowadzenie nadzoru w zakresie doręczania korespondencji urzędowej przez gońców;
6. nadzorowanie pracy gońców i rozliczanie ich z ilości doręczonej korespondencji;
7. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami majątkowymi Urzędu;
8. koordynowanie spraw związanych z ubezpieczeniami majątkowymi miasta;
9. prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczenia urzędników w zakresie odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy publicznych za rażące naruszenie prawa;
10. prowadzenie magazynów: materiałów biurowych, środków czystości oraz sprzętu elektronicznego;
11. prowadzenie spraw związanych ze spadkami dziedziczonymi przez miasto z mocy ustawy;
12. ewidencja i gospodarowanie środkami rzeczowymi i materiałami biurowymi;
13. konserwacja i naprawa wyposażenia biurowego;
14. wykonywanie bieżących remontów i napraw w budynkach Urzędu;
15. gospodarowanie tablicami Urzędu, w tym ich zamawianie;
16. zapewnienie ochrony budynków Urzędu;
17. utrzymanie czystości wewnątrz i na zewnątrz budynków Urzędu;
18. oznakowanie pomieszczeń i budynków Urzędu;
19. zlecanie usług związanych z należytym utrzymaniem łączności technicznej;
20. prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych;
21. prowadzenie ewidencji przyznawanych limitów kilometrów na jazdy lokalne dla pracowników Urzędu;
22. organizacja obsługi sesji Rady, posiedzeń komisji oraz klubów radnych, narad, spotkań, konferencji itp., a także prowadzenie kalendarza rezerwacji sal;
23. koordynacja spraw związanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjno-technicznej prawidłowego przeprowadzenia wyborów: do Sejmu i Senatu, organów samorządu terytorialnego, prezydenckich, do Parlamentu Europejskiego oraz referendum;
24. współorganizowanie obchodów świąt państwowych, wojskowych i rocznic historycznych, w tym flagowanie budynków, pomników i masztów;
25. przygotowanie, prowadzenie, realizowanie spraw związanych z obroną cywilną oraz sprawami wojskowymi na terenie miasta.

Biuro Rady Miejskiej - ORA-III

Do właściwości Biura należy w szczególności:

1. obsługa merytoryczna, organizacyjna oraz biurowa Rady i jej organów;
2. prowadzenie rejestrów projektów uchwał, uchwał oraz rozstrzygnięć nadzorczych Wojewody Kujawsko-Pomorskiego;
3. przygotowywanie materiałów na posiedzenia Rady oraz komisji, a także terminowe ich doręczanie;
4. sporządzanie protokołów z sesji Rady;
5. sporządzanie sprawozdań, informacji z działalności Rady i jej organów;
6. prowadzenie spraw związanych z interpelacjami i wnioskami radnych, czuwanie nad terminem udzielania odpowiedzi;
7. prowadzenie rejestru wniosków i opinii komisji, przekazywanie ich do realizacji oraz kontrola tej realizacji;
8. prowadzenie spraw dotyczących skarg, wniosków i petycji, dla których organem właściwym do rozpatrzenia jest Rada;
9. przekazywanie uchwał Rady do komórki nadzoru prawnego Wojewody Kujawsko-Pomorskiego;
10. przekazywanie uchwał merytorycznym komórkom organizacyjnym;
11. publikowanie aktów prawnych w Biuletynie Informacji Publicznej;
12. prowadzenie spraw finansowych Biura Rady Miejskiej;
13. współpraca w przygotowywaniu i przeprowadzaniu wyborów i referendum;
14. wykonywanie prac związanych z wyborem ławników sądowych;
15. przekazywanie akt Rady i jej komisji do Archiwum Zakładowego.

Archiwum Zakładowe - ORA-IV

Do właściwości Archiwum należy w szczególności:

1. prowadzenie archiwum zakładowego oraz archiwum zlikwidowanych zakładów oraz jednostek organizacyjnych miasta;
2. przyjmowanie dokumentów do archiwum zgodnie z obowiązującymi przepisami;
3. dokonywanie przeglądu archiwizowanych dokumentów i występowanie z wnioskiem o ich zniszczenie;
4. udostępnianie dokumentów znajdujących się w archiwum zgodnie z obowiązującymi przepisami;
5. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
6. przeprowadzanie kwerend archiwalnych;
7. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
8. przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
9. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum i stanu dokumentacji w archiwum;
10. doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją przez wyznaczonego koordynatora czynności kancelaryjnych;
11. prowadzenie ewidencji pieczątek i pieczęci urzędowych, w tym ich zamawianie;
12. przeprowadzanie okresowych przeglądów pieczątek i pieczęci urzędowych.

Referat Planowania i Wydatków - ORA-V

Do właściwości Archiwum należy w szczególności:

1. prowadzenie spraw związanych z budżetem Wydziału, w tym z wydatkowaniem środków;
2. merytoryczna kontrola wykonania budżetu w zakresie realizowanym przez Wydział;
3. prowadzenie sprawozdawczości finansowej w realizowanym przez Referat zakresie;
4. prowadzenie ewidencji wydatków i dochodów realizowanych przez Wydział;
5. prowadzenie ewidencji i kontrola dowodów księgowych wpływających do Wydziału;
6. planowanie i przekazywanie do Biura Zamówień Publicznych danych do planu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
7. nadzór nad prawidłową klasyfikacją oraz rozliczeniem wykonania udzielonych zamówień publicznych;
8. bieżące monitorowanie i analiza wniosków wpływających z komórek organizacyjnych związanych z wyposażeniem stanowisk pracy;
9. prowadzenie spraw finansowych związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów i referendum;
10. prowadzenie ewidencji przydziału odzieży, obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej;
11. prowadzenie ewidencji udzielonych środków na dofinansowanie zakupu okularów i szkieł korekcyjnych;
12. prowadzenie ewidencji stowarzyszeń, m.in. Związku Miast Polskich, Związku Miast Nadwiślańskich, których składki członkowskie są opłacane w ramach środków Wydziału;
13. prenumerata czasopism na potrzeby Urzędu;
14. prowadzenie spraw finansowych wynikających z obowiązku zapewnienia nieodpłatnej pomocy prawnej w mieście.