Dyrektor: Justyna Signerska
Referat Administracyjny - ORA-I
Do właściwości Referatu należy w szczególności:
- prowadzenie rejestru i dystrybucja okólników Prezydenta;
- udzielanie interesantom informacji o sposobie załatwiania spraw w Urzędzie;
- udostępnianie interesantom odpowiednich formularzy i pomoc w ich wypełnianiu;
- zapewnienie interesantom pomocy w formułowaniu podań kierowanych do Urzędu;
- udzielanie interesantom informacji o obowiązujących przepisach prawnych oraz zbiorów przepisów prawa miejscowego;
- wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi interesantów;
- prowadzenie centralnego Rejestru skarg i wniosków;
- przyjmowanie skarg i wniosków, przekazywanie ich właściwym komórkom organizacyjnym Urzędu do załatwienia oraz sprawowanie nadzoru nad ich rozpatrywaniem;
- przekazywanie do załatwiania właściwym organom spraw, pism, podań skarg i wniosków w przypadkach stwierdzenia niewłaściwości organów miasta;
- prowadzenie Rejestru umów cywilnoprawnych (zlecenia i o dzieło) z pracownikami oraz z osobami spoza Urzędu;
- opracowywanie sprawozdań w zakresie skarg i wniosków;
- prowadzenie ewidencji przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Sekretarza Miasta oraz wykonywanie innych niezbędnych czynności w tym zakresie;
- przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie z wyłączeniem kontroli finansowej;
- prowadzenie pełnej dokumentacji z przeprowadzanych kontroli wewnętrznych oraz kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej;
- nadzór nad udzieleniem odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne oraz nad realizacją wniosków i zaleceń pokontrolnych przekazanych przez organy kontroli zewnętrznej;
- współpraca z organami kontroli zewnętrznej;
- realizowanie zleceń na ogłoszenia prasowe dla Urzędu;
- prowadzenie budżetu w zakresie wydatków dotyczących funkcjonowania Urzędu;
- prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami majątkowymi Urzędu;
- koordynowanie spraw związanych z ubezpieczeniami majątkowymi miasta;
- prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczenia urzędników w zakresie odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy publicznych za rażące naruszenie prawa;
- prowadzenie ewidencji stowarzyszeń, m.in. Związku Miast Polskich, Związku Miast Nadwiślańskich, których składki członkowskie są opłacane w ramach środków Wydziału;
- prenumerata czasopism na potrzeby Urzędu;
- nadzór nad Biuletynem Informacji Publicznej;
- prowadzenie spraw wynikających z obowiązku zapewnienia nieodpłatnej pomocy prawnej w mieście;
- zarządzanie sprawozdawczością Urzędu dla Głównego Urzędu Statystycznego.
Referat Gospodarczy - ORA-II
Do właściwości Referatu należy w szczególności:
- zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu;
- zarządzanie budynkami i lokalami wykorzystywanymi przez Urząd;
- gospodarowanie środkami rzeczowymi i materiałami biurowymi;
- konserwacja i naprawy urządzeń wyposażenia biurowego;
- konserwacja i remonty bieżące budynków Urzędu i urządzeń technicznych w tych
budynkach;
- gospodarowanie pieczęciami i tablicami Urzędu, w tym zamawianie pieczęci urzędowych;
- organizacja ochrony budynków Urzędu;
- zabezpieczenie majątku wykorzystywanego przez Urząd;
- ewidencja środków rzeczowych;
- utrzymanie czystości wewnątrz i na zewnątrz budynków Urzędu;
- oznakowanie pomieszczeń i budynków Urzędu;
- prowadzenie spraw łączności i transportu na potrzeby Urzędu;
- skreślony
- wykonywanie czynności usługowych związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Urzędu;
- wykonywanie zadań dotyczących rzeczy znalezionych;
- zapewnienie właściwych warunków przeprowadzania sesji, posiedzeń komisji oraz klubów radnych;
- koordynacja spraw związanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjno-technicznej prawidłowego przeprowadzenia wyborów: do Sejmu i Senatu, organów samorządu terytorialnego, prezydenckich, do Parlamentu Europejskiego oraz referendum;
- współorganizowanie obchodów świąt państwowych, wojskowych i rocznic historycznych;
- prowadzenie nadzoru w zakresie doręczania korespondencji urzędowej przez gońców;
- prowadzenie ewidencji przyznawanych limitów kilometrów na jazdy lokalne dla pracowników Urzędu;
- przygotowanie, prowadzenie, realizowanie spraw związanych z obroną cywilną oraz sprawami wojskowymi na terenie miasta.
Biuro Rady Miejskiej - ORA-III
Do właściwości Biura należy w szczególności:
- obsługa merytoryczna, organizacyjna oraz biurowa Rady i jej organów;
- prowadzenie rejestrów projektów uchwał, uchwał oraz rozstrzygnięć nadzorczych Woje-wody Kujawsko-Pomorskiego;
- przygotowywanie materiałów na posiedzenia Rady oraz komisji, a także terminowe ich doręczanie;
- sporządzanie protokołów z sesji Rady;
- sporządzanie sprawozdań, informacji z działalności Rady i jej organów;
- prowadzenie spraw związanych z interpelacjami i wnioskami radnych, czuwanie nad terminem udzielania odpowiedzi;
- prowadzenie rejestru wniosków i opinii komisji, przekazywanie ich do realizacji oraz kontrola tej realizacji;
- prowadzenie spraw dotyczących skarg, wniosków i petycji;
- przekazywanie uchwał Rady do komórki nadzoru prawnego Wojewody Kujawsko-
-Pomorskiego;
- przekazywanie uchwał merytorycznym komórkom organizacyjnym;
- publikowanie aktów prawnych w Biuletynie Informacji Publicznej;
- prowadzenie spraw finansowych Biura Rady Miejskiej;
- współpraca w przygotowywaniu i przeprowadzaniu wyborów i referendum;
- wykonywanie prac związanych z wyborem ławników sądowych;
- przekazywanie akt Rady i jej komisji do archiwum.
Archiwum Zakładowe - ORA-IV
Do właściwości Archiwum należy w szczególności:
- prowadzenie archiwum zakładowego oraz archiwum zlikwidowanych zakładów oraz jednostek organizacyjnych miasta;
- przyjmowanie dokumentów do archiwum zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- dokonywanie przeglądu archiwizowanych dokumentów i występowanie z wnio-skiem o ich zniszczenie;
- udostępnianie dokumentów znajdujących się w archiwum zgodnie z obowiązują-cymi przepisami;
- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
- przeprowadzanie kwerend archiwalnych;
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
- przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
- sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum i stanu dokumentacji w archiwum,
- doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją przez wyznaczonego koordynatora czynności kancelaryjnych.