ZARZĄDZENIE Nr 560/24
PREZYDENTA GRUDZIĄDZA
z dnia 17 września 2024 r.
w sprawie wprowadzenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu
Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) w związku z art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 r. poz. 609 i 721), zarządzam co następuje:
§ 1. Ustalam wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu.
Rozdział 1
Cel procedury
§ 2. Procedura określa zasady i tryb dokonywania przez sygnalistów zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu.
§ 3. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania oraz służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka w ramach struktury organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu.
§ 4. Celem procedury jest:
1) stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony sygnalisty;
2) poprawa społecznego postrzegania działań sygnalisty jako aktywności wątpliwej moralnie (donosicielstwo);
3) ochrona sygnalisty;
4) ochrona pracodawcy poprzez sprawne wyeliminowanie zgłoszonych przypadków naruszeń prawa;
5) propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.
§ 5. Procedura:
1) umożliwia jawne, poufne lub anonimowe dokonywanie zgłoszeń w formie ustnej lub pisemnej;
2) gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe przeprowadzenie działań następczych;
3) zapewnia ochronę sygnalistów, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia i osób powiązanych z sygnalistą.
Rozdział 2
Definicje
§ 6. Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:
1) anonimie – należy przez to rozumieć sygnalistę, co do którego nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
2) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez osobę przyjmującą zgłoszenie lub zespół w celu oceny prawdziwości informacji zawartych
w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia;
3) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
4) dyrektywie - dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019 r. str. 17; Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020 r. str. 1; Dz. Urz. UE L 265 z 12.10.2022 r. str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 150 z 09.06.2023 r. str. 40);
5) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u pracodawcy;
6) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
7) kanale zgłoszenia – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
8) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji w Urzędzie, lub pełnienia służby, w ramach których uzyskano informację
o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
9) naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa;
10) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną albo pracodawcę, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
11) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
12) osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą;
13) osobie przyjmującej zgłoszenie – Piotr Mazur – Inspektor Ochrony Danych w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu działający na podstawie pisemnego upoważnienia nadanego przez Prezydenta Grudziądza;
14) pracodawcy – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Grudziądzu z siedzibą w Grudziądzu przy ul. Ratuszowej 1, za którego czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu, wykonuje Prezydent Grudziądza lub Sekretarz Miasta w ramach udzielonego upoważnienia który jest właściwy do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w dziedzinach wskazanych w § 7 procedury;
15) procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
16) sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, o której mowa w § 9 ust. 1 i 2 procedury;
17) ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
18) ustawie – ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) wdrażającą dyrektywę;
19) zespole – rozumie się przez to grupę osób wyznaczonych przez pracodawcę, którzy odpowiedzialni są za podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia wewnętrznego;
20) zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie pracodawcy informacji o naruszeniu prawa;
21) zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
Rozdział 3
Zakres Przedmiotowy
§ 7. Procedura ma zastosowanie do zgłaszania naruszeń prawa, rozumianych jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
§ 8. 1. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u pracodawcy.
2. Sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia Kodeksu etycznego pracownika Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, wprowadzonego zarządzeniem Nr 499/24 Prezydenta Grudziądza z dnia 13 sierpnia 2024 r.
Rozdział 4
Zakres podmiotowy
§ 9. 1. Procedurę stosuje się do osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant;
2. Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji u pracodawcy lub na rzecz tego pracodawcy, lub już po ich ustaniu.
§ 10. 1. Sygnalista może przekazać zgłoszenie anonimowo.
2. Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.
§ 11. 1. Osoba przyjmująca zgłoszenie posiada pisemne upoważnienie pracodawcy do wstępnej weryfikacji zgłoszenia, komunikacji z sygnalistą, w tym informowania o przyjęciu zgłoszenia, występowania o dodatkowe informacje, przekazywanie informacji zwrotnych oraz podejmowania działań następczych i prowadzenia rejestru zgłoszeń.
2. Osoba przyjmująca zgłoszenie jest niezależna organizacyjnie, pracodawca nie może wydawać tej osobie poleceń i instrukcji związanych z wykonywaną funkcją oraz bezstronną i jest zobowiązaną do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
§ 12. 1. W przypadku podjęcia działań następczych, wymagających szczególnej wiedzy lub gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa z kilku obszarów wymienionych przepisach rozdziału 3 jest powoływany Zespół.
2. Zespół sprawuje całościowy nadzór nad podejmowaniem działań następczych.
3. Zespół działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie pisemnych upoważnień dla członków do podejmowania działań następczych.
4. W skład zespołu nie może być powołana osoba, co do której z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowana w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia.
§ 13. 1. Prezydent Grudziądza nadając w formie pisemnej imienne upoważnienia osobie przyjmującej zgłoszenie lub członkom zespołu, o którym mowa w § 12, wykonującym czynności w ramach wewnętrznej procedury, odbiera od nich zobowiązania do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
2. Osoba przyjmująca zgłoszenie lub członkowie zespołu, o którym mowa w § 12, uczestniczący w działaniach następczych zobowiązani są do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
3. Za wykonywanie zadań wynikających z wewnętrznej procedury odpowiada osoba przyjmująca zgłoszenia, w szczególności poprzez:
1) przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych;
2) prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
3) podejmowanie działań następczych;
4) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty;
5) zapewnienie poufności sygnaliście, osobie powiązanej z sygnalistą, osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osobie, której dotyczy zgłoszenie;
6) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych działań następczych;
7) prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników Urzędu Miejskiegow Grudziądzu, zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń nieprawidłowości oraz propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności;
8) wnioskowanie do Prezydenta Grudziądza o nadanie upoważnień, o których mowa w § 12 ust. 3.
4. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Grudziądzu współpracują z osobą przyjmującą zgłoszenia w zakresie:
1) monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników;
2) wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu wewnętrznym na podstawie pisemnego upoważnienia;
3) zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.
5. Pracownicy Urzędu Miejskiego w Grudziądzu, w szczególności:
1) przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań;
2) dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach;
3) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości;
4) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości;
5) w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.
6. Wzór upoważnienia, o którym mowa w § 11 ust. 1 i § 12 ust. 3 oraz § 13 ust. 4 pkt 2 stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.
Rozdział 5
Sposoby przekazywania zgłoszeń
§ 14. 1. Zgłoszenie może zostać złożone w następujących formach (kanały zgłoszenia):
1) w formie pisemnej:
a) w postaci elektronicznej, poprzez wysłanie zgłoszenia na adres dedykowanej poczty elektronicznej e-mail: sygnalista@um.grudziadz.pl,
b) poprzez wypełnienie formularza internetowego zamieszczonego na stronie: https://bip.grudziadz.pl,
c) w postaci papierowej (przesyłka pocztowa) na adres do korespondencji: Urząd Miejski w Grudziądzu, ul. Ratuszowa 1, 86-300 Grudziądz, z dopiskiem „sygnalista”, właściwa koperta zawierająca zgłoszenie powinna znajdować się w kopercie zewnętrznej, na której znajduje się adres;
2) w formie ustnej:
a) telefonicznie pod numerem: 693 721 077 , lub
b) podczas bezpośredniego spotkania z sygnalistą, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
2. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę przyjmującą zgłoszenia.
3. W przypadku sporządzenia protokołu spotkania, o którym mowa w ust. 2, sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
§ 15. 1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiadają wyłącznie osoba przyjmująca zgłoszenie oraz członkowie zespołu, powołanego do realizacji działań, o których mowa w art. 12 ust. 1.
2. Osoba przyjmująca zgłoszenie wewnętrzne, wprowadza informacje dotyczące zgłoszenia oraz dane osobowe sygnalisty oraz osób trzecich ujętych w zgłoszeniu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w przepisach rozdziału 10, obsługiwanego za pomocą systemu teleinformatycznego do przyjmowania zgłoszeń.
Rozdział 6
Zgłoszenia wewnętrzne
§ 16. 1. Zgłoszenie wewnętrzne musi umożliwiać identyfikację sygnalisty dokonującego zgłoszenie wewnętrzne, z wyłączeniem zgłoszenia anonimowego, o którym mowa w § 10 ust. 1.
2. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać następujące informacje:
1) datę i miejsce naruszenia prawa lub datę i miejsce uzyskania informacji o naruszeniu prawa;
2) opis sytuacji lub okoliczności naruszenia prawa lub stwarzającej możliwość naruszenia prawa;
3) przedstawienie dowodów i informacji o naruszeniu prawa;
4) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
5) wskazanie danych kontaktowych – preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.
3. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego dokonywanego anonimowo, przepis ust. 2 pkt 5 nie ma zastosowania.
4. Zgłoszenie wewnętrzne powinno być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Sygnalista powinien mieć uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa oraz, że stanowi informację o naruszeniu prawa.
5. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń.
6. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy
i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla sygnalistów.
§ 17. 1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane oraz wstępnie weryfikowane przez osobę przyjmującą zgłoszenie.
2. Osoba przyjmująca zgłoszenie ma obowiązek podjęcia działań następczych bez zbędnej zwłoki.
3. Osoba przyjmująca zgłoszenie w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego, jest obowiązana do potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia. Obowiązek ten nie dotyczy przypadku, gdy sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Wzór potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa, stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.
4. W ramach wstępnej weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego, osoba przyjmująca zgłoszenie dokonuje oceny, czy:
1) zgłoszenie nie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub bezzasadne;
2) zgłoszenie zawiera informacje niezbędne do jego weryfikacji;
3) zgłoszenie mieści się w zakresie przedmiotowym i podmiotowym określonym w rozdziale 3 i 4 procedury.
5. W przypadku stwierdzenia, że zgłoszenie wewnętrzne jest oczywiście nieprawdziwe lub bezzasadne, niemożliwe jest uzyskanie od sygnalisty dodatkowych informacji niezbędnych do weryfikacji zgłoszenia, bądź nie spełnia ono wymogów określonych w rozdziale 3 i 4 procedury, osoba przyjmująca zgłoszenie odrzuca zgłoszenie i odstępuje od wszczęcia postępowania wyjaśniającego.
6. Osoba przyjmująca zgłoszenie informuje sygnalistę o odrzuceniu zgłoszenia i odstąpieniu od wszczęcia postępowania wyjaśniającego w terminie 7 dni, przedstawiając pisemne powody takiej decyzji.
§ 18. 1. Jeżeli w toku wstępnej weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego nie stwierdzono podstaw do odrzucenia zgłoszenia, osoba przyjmująca zgłoszenie niezwłocznie inicjuje podjęcie działań następczych.
2. Działania następcze przeprowadzane jest przez osobę przyjmującą zgłoszenie albo w przypadkach, o których mowa w § 12 ust. 1 przez zespół.
3. Osoba przyjmująca zgłoszenie może w szczególności zwracać się do sygnalisty o przekazanie dodatkowych informacji, występować do Pracodawcy o udzielenie dostępu do danych lub dokumentów niezbędnych do rozpoznania zgłoszenia wewnętrznego, pozyskiwać informacje od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych, uzyskiwać ustne i pisemne wyjaśnienia od pracowników i zleceniobiorców Pracodawcy.
4. Zespół składa się z 3 członków powoływanych przez pracodawcę poprzez udzielenie pisemnego upoważnienia. Przewodniczącym zespołu każdorazowo jest osoba przyjmująca zgłoszenie.
5. Do działań zespołu stosuje się odpowiednio zapisy ust. 3.
6. Po przeprowadzeniu działań następczych, osoba przyjmująca zgłoszenie albo zespół sporządza raport zawierający ustalenia co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego.
7. W przypadku, gdy osoba przyjmująca zgłoszenie albo zespół uzna, że doszło do naruszenia prawa, raport osoby przyjmującej zgłoszenie albo zespołu zawiera:
1) wskazanie naruszeń prawa, z podaniem przepisów, które zostały naruszone;
2) rekomendacje co do działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osób lub obszaru działalności pracodawcy, których dotyczy zgłoszenie;
3) zalecenia mające na celu zapobieżenie podobnym naruszeniom prawa w przyszłości.
8. Decyzje zespołu zapadają zwykłą większością głosów.
9. Osoba przyjmująca zgłoszenie albo zespół przekazuje informację zwrotną sygnaliście w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, a jeżeli potwierdzenie nie zostało przekazane – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
10. Informacja zwrotna zawiera informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
§ 19. Obsługa zgłoszeń wewnętrznych przeprowadzana jest na zasadach określonych w wewnętrznej procedurze, z uwzględnieniem w szczególności następujących regulacji wewnętrznych:
1) regulaminu organizacyjnego;
2) regulaminu pracy;
3) procedury antymobingowej;
4) kodeksu etyki;
5) systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji;
6) procedury antykorupcyjnej.
Rozdział 7
Zgłoszenia zewnętrzne
§ 20. 1. Niezależnie od trybu rozpoznawania zgłoszeń wewnętrznych opisanego w niniejszej procedurze, sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich, właściwych organów publicznych lub jednostek, organów bądź instytucji Unii Europejskiej.
2. Informacje na temat sposobu i trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych można znaleźć na stronach internetowych właściwych organów publicznych oraz Rzecznika Praw Obywatelskich.
§ 21. 1. Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany;
2. Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich:
1) informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl;
2) adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa;
3) istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.
Rozdział 8
Ochrona sygnalisty
§ 22. 1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych, prób lub gróźb zastosowania takich działań wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia albo ujawnienia publicznego, zgodnie z procedurą i ustawą.
2. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z pracodawcą.
3. Niedopuszczalnym w stosunku do sygnalisty jest w szczególności:
1) odmowa nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
4) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
5) obniżenie wynagrodzenia za pracę;
6) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
7) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;
8) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
9) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
10) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
11) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
12) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
13) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
14) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
15) mobbing;
16) dyskryminacja;
17) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
18) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
19) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
20) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
21) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
22) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
4. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3. Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
5. Sygnalista podlega ochronie określonej w ust. 3 jedynie w przypadku, gdy miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
§ 23. Przepisy § 22 stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
Rozdział 9
Poufność i ochrona danych osobowych
§ 24. 1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić osobę przyjmującą zgłoszenie. Osoba przyjmującą zgłoszenie zobowiązana jest niezwłocznie podjąć działania mające na celu ochronę sygnalisty.
2. Administratorem danych osobowych sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie oraz osób wymienionych w treści zgłoszenia jest pracodawca.
3. Pracodawca zapewnia ochronę poufności tożsamości osób wskazanych w ust. 2. Dane osobowe, pozwalające na ustalenie tożsamości sygnalisty, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
4. Podmiotami upoważnionymi do dostępu i przetwarzania danych osobowych pozyskanych w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych są wyłącznie osoba przyjmująca zgłoszenie oraz członkowie zespołu, posiadający pisemne upoważnienie pracodawcy. Osoby te obowiązane są do zachowania tajemnicy co do informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
5. Obowiązek ochrony poufności wskazany w ust. 3 nie dotyczy przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym
w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
6. Osoba otrzymująca zgłoszenie po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
7. Dane osobowe przetwarzane są w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz informacje związane z tym zgłoszeniem, przechowywane są
w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez pracodawcę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 25. 1. W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą lub osobie, której dotyczy zgłoszenia oraz osobom trzecim, które będą uczestniczyły w postępowaniu wyjaśniającym jest przez pracodawcę realizowany obowiązek wynikający z art. 13 lub 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1; sprostowania: Dz. Urz. UE. L. z 2018 r. Nr 127, str. 2; Dz. Urz. UE. L z 2021 r. Nr 74, str. 35).
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 jest realizowany przy wykonywaniu pierwszej czynności realizowanej przez osobę przyjmującą zgłoszenie.
3. W przypadku zgłoszenia anonimowego lub gdy sygnalista nie podał adresu do kontaktu, obowiązek o którym mowa w ust. 1 nie jest realizowany.
Rozdział 10
Rejestry zgłoszeń wewnętrznych
§ 26. 1. Zgłoszenie wewnętrzne podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia;
2. Podmiotem upoważnionym do prowadzenia rejestrów, o których mowa w ust. 1 jest osoba przyjmująca zgłoszenie.
3. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych jest pracodawca.
4. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
§ 27. 1. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze, o którym mowa w § 26 ust.1, są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
2. Rejestry zgłoszeń prowadzone są z zachowaniem zasad poufności.
Rozdział 11
Postanowienia końcowe
§ 28. Celem pracodawcy jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd pracodawca zachęca do korzystania z procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy.
§ 29. 1. Pracodawca przekazuje informację pracownikom lub osobom świadczącym pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy o procedurze zgłoszeń na 7 dni przed wejściem w życie zarządzenia poprzez zamieszczenie jego na tablicy ogłoszeń, w intranecie oraz na stronie biuletynu informacji publicznej pracodawcy.
2. Pracodawca przekazuje informację osobom ubiegającym się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji o procedurze zgłoszeń wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzającej zawarcie umowy.
3. Procedura jest umieszczona na stronie Biuletynu Informacji Publicznej pracodawcy, w oddzielnej i łatwo dostępnej sekcji – „SYGNALISTA”.
§ 30. Procedura została ustalona po konsultacji z zakładową organizacją związkową.
§ 31. 1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania procedury odpowiada osoba przyjmująca zgłoszenie.
2. Ocena adekwatności i skuteczności procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na rok przez osobę przyjmującą zgłoszenia.
3. Na dzień wejścia w życie zarządzenia, a następnie według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, będzie wykonywany test obowiązku wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.
§ 32. Wykonanie Zarządzenia powierzam osobie przyjmującej zgłoszenie.
§ 33. Traci moc Zarządzenie Nr 636/21 Prezydenta Grudziądza z dnia 2 grudnia 2021 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu Regulaminu zgłaszania naruszenia prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.
§ 34. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r.
| Pobierz |
|---|
| Pobierz spakowane pliki |
| Akcja | Osoba | Data |
|---|---|---|
| Dodanie dokumentu: | Piotr Mazur | 25-09-2024 10:20 |
| Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: | Piotr Mazur | 17-09-2024 |
| Ostatnia aktualizacja: | Tomasz Kopczyński | 11-10-2024 09:16 |
