ZARZĄDZENIE NR 408/20 w sprawie "Polityki Monitoringu Wizyjnego w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu"

ZARZĄDZENIE Nr 408/20
PREZYDENTA GRUDZIĄDZA
z dnia 02 grudnia 2020 r.

w sprawie „Polityki Monitoringu Wizyjnego w Urzędzie Miejskim w Grudziądzu”

     Na podstawie art. 24 ust. ust. 2 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE L z 2016 r. Nr 119, str. 1 wraz ze sprostowaniem) w związku z art. 22² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U z 2020 r. poz. 1320, zpóźn. zm.) zarządzam, co następuje:

     § 1. Administratorem przetwarzanych danych osobowych w postaci wizerunków osób przebywających w obszarach Urzędu Miejskiego w Grudziądzu objętych szczególną formą nadzoru w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu zwaną dalej jako monitoring jest Prezydent Grudziądza.

     § 2. Polityka określa zasady funkcjonowania monitoringu zastosowanego we wszystkich lokalizacjach Urzędu Miejskiego w Grudziądzu zwanego dalej Urząd, miejsca instalacji kamer, reguły rejestracji i zapisu informacji, dostępu osób upoważnionych do przeglądania zarejestrowanego materiału, sposobu zabezpieczenia oraz procedury udostępniania zgromadzonych danych osobom zainteresowanym.

     § 3. 1. Celem monitoringu jest:

1) zapewnianie bezpieczeństwa osób przebywających na terenie Urzędu i wokół niego.

2) ustalanie sprawców czynów zabronionych, takich jak: bójki, naruszenie nietykalności cielesnej, akty wandalizmu, kradzieże, zwanych dalej jako zdarzenie.

3) ograniczanie zdarzeń, które mogą zagrażać bezpieczeństwu, zdrowiu i życiu osób przebywających w Urzędzie,

4) wyjaśnianie sytuacji konfliktowych,

5) ochrona mienia Urzędu,

6) zapewnianie bezpiecznych warunków pracy.

     2. Monitoring nie może być wykorzystywany do innych celów niż tych określonych w ust. 2.

     3. Administrator, przekazując zapis monitoringu do systemu monitoringu zarządzanego przez inny podmiot za pośrednictwem zautomatyzowanego systemu teleinformatycznego, zawiera umowę powierzenia z tym podmiotem (podmiot przetwarzający).

     § 4. 1. Miejsca objęte monitoringiem są oznakowane tablicami informacyjnymi. Przykład tablicy stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

     2. Za pośrednictwem monitoringu rejestracji podlega tylko obraz z kamer systemu monitoringu – fonii nie rejestruje się.

     3. Monitoring funkcjonuje całą dobę.

     4. Monitoring w miarę możliwości finansowych jest poddawany konserwacji, wymieniany lub rozbudowywany.

     5. Do rejestracji obrazu służą urządzenia certyfikowane.

     6. Administrator informuje pracowników Urzędu o stosowaniu monitoringu. Wzór informacji stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia,

     7. Administrator ustala w Regulaminie Pracy Urzędu cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu.

     8. Monitory pozwalające na bezpośredni podgląd nagrywanego obrazu ze wszystkich kamer zainstalowanych na terenie Urzędu usytuowane są: ul. Ratuszowa 1 hol poziom 0 przy wejściu głównym oraz Kancelaria Ogólna, ul. Strażacka 1 pokój nr 5 i 7, ul. Piłsudskiego 51 pokój nr 36, ul. Nad Torem (Leśniczówka), ul. Legionów 71B „Pętla Tarpno” Punkt Sprzedaży Biletów, w sposób uniemożliwiający jego podgląd przez osoby nieuprawnione.

     9. Obsługę monitoringu w zakresie obserwacji sprawują osoby posiadające upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wyznaczone przez Komendanta Straży Miejskiej oraz Dyrektora Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego.

     10. Dostęp do funkcji zgrywania, udostępniania i przekazywania obrazu z monitoringu posiadają osoby wyznaczone przez Sekretarza Miasta, które są wymienione w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia.

     11. W uzasadnionych przypadkach dostęp do monitoringu mają pracownicy serwisu w celu wykonania potrzebnych napraw, z którym Urząd posiada podpisaną umowę powierzenia.

     12. Kamery monitoringu nie mogą być zainstalowane w miejscu spotkań związków zawodowych, toaletach, szatniach, przebieralniach oraz w palarniach.

     13. Zainstalowanie kamer w pomieszczeniach o których mowa w ust. 12 poprzedzone  musi być przeprowadzeniem analizy, w której wykaże się przeciwdziałanie występowaniu zdarzeniom. Analiza zawiera:

1) opisu zdarzeń;

2) częstotliwości zdarzeń;

3) naruszanie praw i wolności osób oraz ochrony mienia.

     14. Stosowanie atrap i wykorzystywanie uszkodzonych kamer jest zakazane, gdyż wprowadza to w błąd osoby objęte monitoringiem sugerując im mylne poczucie zwiększonego bezpieczeństwa.

     § 5. 1. Przez infrastrukturę Urzędu objętą monitoringiem należy rozumieć:

1) teren wokół Urzędu;

2) teren Urzędu tzn. pomieszczenia w budynku Urzędu parkingi, drogi wewnętrzne.  

2. System monitoringu składa się z:

1) kamer monitorujących infrastrukturę Urzędu; szczegółowa lokalizacja kamer zewnętrznych i wewnętrznych jest określona w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia;

2) urządzeń rejestrujących obraz na nośniku (rejestratory);

3) monitora umożliwiającego podgląd wizji;

4) sieci.

     3. Rejestrator, o którym mowa w ust. 2 pkt. 2 jest zabezpieczony fizycznie i elektronicznie (kod dostępu) przed dostępem osób nieuprawnionych.

     § 6. 1. Okres przechowywania nagrania obrazu z monitoringu przez Administratora wynosi do 3 miesięcy, po tym okresie nagranie podlega automatycznemu zniszczeniu (nagrywanie w tzw. pętli).

     2. Nagrania z monitoringu mogą zostać zabezpieczone (zgrane na inny nośnik niż rejestrator lub pozostawione jako osobny plik na rejestratorze)  na czas dłuższy, niż podany w ust. 1 w przypadku zaistnienia zdarzenia, aż do czasu prawomocnego zakończenia postępowania w związku z tym zdarzeniem.

     3. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 2, nagrania ulegają zniszczeniu przez Administratora.

     4. W przypadku działań opisanych w ust. 2 nagrania zapisane na nośniku innym, niż rejestrator, nośnik zewnętrzny opisuje osoba, o której mowa w § 4 ust. 10.

     5. Zapis z monitoringu nie jest archiwizowany.

     6. Pod koniec każdego kwartału system monitoringu jest poddawany kontroli pod względem bezpieczeństwa danych oraz sprawności technicznej. Sekretarz Miasta wyznacza członków zespołu kontrolnego.

     § 7. 1. Każda osoba, której dane dotyczą, a w przypadku niepełnoletniego, rodzice lub opiekunowie prawni, jest uprawniona do uzyskania od Administratora potwierdzenia, że została zarejestrowana na monitoringu.

     2. Uzyskanie dostępu do zapisu monitoringu (dokonanie, w przypadku zdarzenia, które wymaga podjęcia natychmiastowej interwencji), może odbywać się za zgodą osób, o których mowa w § 4 ust. 9 i 10 na ustny wniosek osoby zainteresowanej lub podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów prawa, w zakresie prowadzonych przez nie postępowań, między innymi: policja, prokuratura, sąd. Czynności te zostaną odnotowane w dzienniku pracy monitoringu, który stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.

     3. Dziennik pracy monitoringu jest prowadzony osobno do każdego rejestratora.

     4. Uzyskanie kopii zapisu monitoringu, w przypadku zdarzenia, może odbywać się za zgodą Administratora, Sekretarza Miasta lub osoby, o której mowa w § 4 ust. 10 na pisemny wniosek osoby zainteresowanej lub podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów prawa, w zakresie prowadzonych przez nie postępowań, między innymi: policja, prokuratura, sąd. Wzór wniosku o uzyskanie kopii zapisu monitoringu stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia. Czynności te zostaną odnotowane w dzienniku pracy monitoringu.

     5. Kopia zapisu monitoringu powinna dotyczyć przedmiotowego zdarzenia i być ograniczona w czasie.

     6. Kopia zapisu monitoringu jest przekazywana osobom zainteresowanym lub uprawnionym podmiotom na nośnik przez nie dostarczony i obsługiwany przez system monitoringu.

     7. Kopia zapisu monitoringu jest przekazywana tylko w przypadku, gdy zostaną z tego zapisu usunięte, poprzez zastosowanie odpowiednich narzędzi (filtry), osoby nie biorące czynnego udziału w zdarzeniu, aby niekorzystnie nie wpływać na ich prawa i wolności. Zapisu tego ustępu nie stosuje się do podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów prawa.

     8. Osoby zainteresowane oraz przedstawiciele podmiotów wymienionych w ust. 4 zobowiązują się pokwitować odbiór nośnika ze skopiowanymi danymi, na wniosku o uzyskanie kopii zapisu monitoringu.

     9. Nośnik z danymi powinien zostać opatrzony metryczką zawierającą krótki opis zdarzenia, miejsca, w którym do niego doszło, numer kamery, która zarejestrowano obraz oraz datę, opieczętowane i podpisane przez osobę, o której mowa w § 4 ust. 10. Dane
z metryczki pochodzą z wpisów z dziennika pracy monitoringu.

     10. Osoby, o których mowa w § 4 ust. 9 i 10 zobowiązane są do nieujawniania danych zarejestrowanych przez monitoring.

     § 8. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Inspektorowi Ochrony Danych.

     § 9. Załącznik nr 3 i 4 do zarządzenia nie polegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

     § 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.